Лабораторная работа №3

3Работа с записями

В данном разделе опишем несколько простых спосо­бов работы с данными и поиска необходимой информации. Найдите сотрудников с фамилией Иванов.

Рисунок 15

3.1 Поиск записи

Access позволяет легко выполнить поиск определенной записи (или записей). Рассмотрим на примере.

1. Выделить любую фамилию, для чего подведите курсор к левой границе поля и, когда он примет вид значка «плюс», щелкните мышью.

2. Щелкните на кнопке Найти на панели инструментов . Появится окно диалога, как показано на рисунке 15.

3. Щелкните на строке заголовка окна диалога и перета­щите его в сторону, чтобы вы могли видеть необходи­мые записи.

4. Введите текст: Иванов в поле Образец. В списке Совпаде­ние выберите вариант С любой частью поля. Щелкните на кнопке Найти далее. Access выделит первую найденную запись.

5. Для поиска следующего элемента снова щелкните на кнопке Найти далее.

6. Для выхода из режима поиска щелкните на кнопке От­мена.

3.2 Перемещение полей

По « умолчанию» поля воспроизводятся на экране в режиме таблицы в том порядке, в котором они вводились при со­здании таблицы. Чтобы изменить порядок следования полей, достаточно выделить поле и перетащить его на но­вое место. 1. Выделите поле с подписью Дата приема на работу, щелк­нув на заголовке этого столбца.

2. Перетащите поле влево. При перемещении между столб­цами появляется разделительная линия, которая ука­зывает новое расположение столбца.

Рисунок 16

3. Когда разделительная линия будет находиться слева от поля Имя, отпустите кнопку мыши. Теперь выделенный столбец занимает третью позицию слева, как показано на рисунке 16.

3.3 Сортировка записей

Для поиска определенной записи (или записей) очень ча­сто применяется сортировка.

1. Выделите поле Фамилия, щелкнув мышью на заголовке соответствующего столбца.

2. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов . Рядом находится кнопка Сортировка по убыванию.

3. Щелкните на правой границе заголовка столбца Фами­лия и перетащите его границу в сторону, чтобы смогли увидеть фамилии на экране. Теперь фамилии рас­положены в алфавитном порядке.

4. Закрыть таблицу Сотрудники, сохранив её.

3.4 Модернизация таблицы

Мы создали базу данных, в которую включили про­стую таблицу и попробовали ввести в нее данные. Однако возможности Access намного превосходят такие скромные запросы пользователей. Теперь мы познакомимся с расши­ренными возможностями Access. Сначала мы создадим новую таблицу на основе уже существующей.

1. В окне базы данных в Области переходов вы­делите значок таблицы Сотрудники. По правой кнопке мыши из контекстного меню выберите команду Копировать.

2. Щелкните на кнопке Вставить. На экране появится окно диалога Вставка таблицы, как показано на рисунке 17.

3. В поле Имя таблицы введите текст Заказчики, установите переключатель Только структура и щелкните на кнопке ОК. В Области переходов появится новая таблица Заказчики.

Рисунок 17

4. Открыть таблицу Заказчики, щёлкнув дважды мышью в Области переходов. Таблица Заказчики откроется в Режиме таблицы. С помощью кнопки Вид, расположенной на Панели быстрого доступа, перейдите в режим Конструктор.

5. Замените имя поля КодСотрудника на КодЗаказчика. В стро­ку свойства Подпись для этого поля введите текст Код заказчика.

6. Щелкните на маркере выделения строки для поля Та­бельный номер и аналогичным образом выделите поля Имя и Отчество. Поочерёдно нажмите клавишу Delete.

7. Измените название поля Фамилия на Фирма. Соответству­ющим образом измените подпись для этого поля.

8. Выделите поочерёдно строки для полей Должность, Код отдела и Дата найма. Удалите эти поля из таблицы.

9. Добавьте в таблицу новые поля Адрес и Город. Выдели­те их и перетащите вверх, чтобы поместить перед по­лем ЭлектроннаяПочта.

10. Замените имя поля РабочийТелефон на Телефон. Изме­ните подпись для этого поля.

11.Добавьте новое поле Код-Города с соответствующей под­писью. Размер поля – 30. Теперь структура таблицы выглядит так, как показано на рисунке 18.

12. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в Режим таб­лицы. Сохраните изменения в структуре таблицы.

13. Закройте таблицу Заказчики.

Рисунок 18