1.4 Ввод записей в режиме формы

В этом режиме удобнее выполнять ввод данных. Для этого необходимо:

1. ВГлавном меню панели быстрого доступа выбрать вкладку Создание (если таблица Сотрудники не открыта, выделите её в левом окне), затем щёлкнуть на кнопке Форма. На экране появится форма (рисунок 6).

2. Щелкните на кнопке Следующая запись внизу фор­мы.

Рисунок 6

Access отобразит сведения о следующем со­труднике (табельный номер 12W-4790).

3.Щелкните на кнопкеПоследняя запись, и вы перейдете к последней записи. Кнопка Новая запись служит для ввода новой записи.

Рисунок 7

4. Для ввода в форму необходимо нажать на кнопку Вид и выбрать режим Форма. Введите дату 19.06.97 в последнее поле пятой записи. После этого нажмите клавишу Enter. На экране появится пустая форма, в которую можно ввести информацию о следующем сотруднике

5. Введите в поля формы данные о следующих двух со­трудниках:

Код сотрудника 1184 1185

Табельный номер 16W-4395 16W-4369

Имя Владимир Глеб

Отчество Викторович Борисович

Фамилия Борисов Григорьев

Должность Нач.отдела продаж Менеджер отдела продаж

Имя электронной почты vladimir.borisov@dom. ru [e-mail]

Рабочий телефон 138 – 19 - 01 138 – 19 - 01

Код отдела 16 16

Дата найма 22.09.96 23.10.96

Ввод данных закончен, и теперь можно просмотреть запи­си в режиме таблицы или формы. Для этого нужно также знать, как переключаться из одного режима в другой. Сохраните форму под именемфрмСотрудники.

1. Для того, чтобы две новые записи появились в нашей базе (из пяти записей), щёлкните на кнопке Обновить всё на вкладке Главная Панели быстрого доступа.

Рисунок 8. Форма Сотрудники

2. Закройте фрмСотрудники, сохранив изменения макета или структуры формы фрмСотрудники.

3. Откройте таблицу Сотрудники (двойной щелчок на значке Сотрудники). БД пополнилась двумя записями. Всего их стало семь, как на рисунке 8.

1.5 Удаление записей

Если запись устарела, ее можно удалить.

1. Щелкните на маркере выделения записи 2 (код сотрудника 1112) и выберите команду Панель быстрого доступа– вкладка Главная – кнопка Удалить запись Рисунок 9.

Рисунок 9. Удаление записей

2. Щелкните на кнопке Да, Access удалит запись и обно­вит таблицу.

Лабораторная работа №2

2 Изменение структуры таблицы

Итак, создали таблицу с помощью кнопки Таблица из вкладки Создание Главного меню панели быстрого доступа программы Access. Поля мы определяли непосредственно в новой таблице. Можно было создать таблицу при помощи кнопки Шаблоны таблиц (Главное меню панели быстрого доступа – вкладка Создание). В комплект поставки Access включены шаблоны для часто встречающихся тем, например контактов, вопросов и задач.

Познакомимся со структурой таблицы поближе и научим­ся изменять ее.

Рисунок 10.

1. Щелкните на точке под кнопкойВид на Панели быстрого доступа (Главное меню-вкладка Главная) и выберите вариант Конструктор. На экране появится окно конструктора таблиц.

Окно конструктора таблиц разделено на две части. Верх­няя половина состоит из списка имен полей (без пробе­лов) и их типов. Тип данных показывает, какая инфор­мация может быть внесена в поле, и определяет правила ее обработки. В нижней половине окна представлены свойства текущего поля.

2. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти в столбец типа данных для поля КодСотрудника. Щелкните на стрелке справа от поля. Рисунок 11

На экране появится список типов дан­ных как на рисунке 11.

3. Выберите вариант Текстовый (оставив заданный тип без изменения) и нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к столбцу описания.

4. Введите слова:Четырехзначный код. Когда в режиме таб­лицы будет выделено данное поле, в строке состояния появится это описание. Измените типы данных для полей КодОтдела и ДатаНайма как показано на рисунке 12.

Определили поле и теперь можем познакомиться с его свойствами. Какими-то свойствами поля вы будете пользо­ваться чаще, какими-то реже. В следующем разделе мы опишем только основные свойства поля.

Рисунок 12