6.1 Создание сложного отчёта

Для создания более сложного отчета выполните следующее.

1. Закройте окно отчета, сохранив под именем отчСотрудники.

2. Выделите таблицу Заказы в Области переходов. В Главном меню панели быстрого доступа во вкладке Создание щёлкнуть на кнопке Мастер отчётов.

3. Появилось окно Создание отчётов, как на рисунке 55.

Рисунок 55

4. Чтобы внести все поля таблицы в отчет, щелкните на кнопке ».

5. В списке Таблицы и запросы выбрать название Таблица: Заказчики. Кроме кода заказчика в отчет мы поместим и название соответствующей фирмы.

6. Щелкните на строкеКодЗаказчика в списке выбранных полей справа. Теперь щелкните на строке Фирма в списке доступных для выбора полей слева. Щелкните на кноп­ке >, чтобы выбрать указанное поле. Оно будет поме­щено в список полей справа после поля КодЗаказчика (рисунок 56).

Рисунок 56

Щелк­ните на кнопке Далее. Появится окно Создание отчётов, как на рисунке 57.

7. Щелкните на строке Заказчики, чтобы программа Access выполнила сортировку заказов по названиям фирм (рисунок 58).

Рисунок 57

Щелкните на кнопкеДалее (рисунок 59). В этом окне диалога вы можете задать дополни­тельные уровни для группировки данных. Это может быть группировка записей из таблицы Заказы по сро­кам выполнения, по кодам заказчика, по сумме оплаты и т. д. Для добавления уровня выделите соответствую­щее поле в списке слева и щелкните на кнопке >.

Рисунок 58

Всего можно задать до четырех уровней группировки. Актив­ное поле для группировки выделяется ярко-синим цве­том в правой половине окна. Чтобы удалить активное поле из правой половины окна, щелкните на кнопке<. Поля, обозначенные синим цветом, можно выделять с помощью мыши.

Рисунок 59

8. Добавьте группировку по полюСрок. Для этого выде­лите строку Срок в левой части окна и щелкните на кнопке >. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему окну диалога.

Рисунок 60

9. В следующем окне диалога можно задавать сортиров­ку отобранных данных по разным полям, а также ис­пользовать возможности вычислений Access. Щелкни­те на кнопке Далее.

10. Выберите вариант оформления Блок и альбомную ори­ентацию страницы. Щелкните на кнопке Далее.

11. В следующем окне диалога можно выбрать стиль оформ­ления страниц отчета. Образец оформления показан в области слева в виде «увеличенного» фрагмента стра­ницы отчета. Выберите вариант Обычная и щелкните на кнопке Далее.

12. В окне для указания имени отчета введите название Заказы. Если теперь щелкнуть на кнопке Готово, Access выведет на экран созданный отчет в режиме предвари­тельного просмотра, как на рисунке 61.

13. Для закрытия отчета нажать крестик в правом верхнем углу. Чтобы просмотреть отчет, щелкните дважды на кнопке Отчеты в Области переходов.

6.3 Печать отчетов

Если в режиме предварительного просмотра заметили, что созданный отчет не размещается на странице, внесите изменения в его макет или откорректи­руйте параметры страницы.

В режиме предварительного просмотра выберите коман­ду Файл > Печать.

Рисунок 61. Печать отчетов

33