Лабораторная работа №1

1 Начало работы с базой данных

Для работы в БД необходимо:

1.Из Главного меню Windows выберите команду Програм­мы > Microsoft Office > Microsoft Access 2007 (рисунок 1).

2.В окне «Приступая к работе с Microsoft Office Access» > щелкнуть мышью на «Новая база данных». Создать БД с именем «Мой дом».

Рисунок 1. Новая база

Рисунок 2.

3. После того, как нажать на кнопку Создать, появится окно (рисунок 2)

1. Создание таблицы

Создать таблицу БД, которая будет содержать информацию о сотрудниках издательства «Мой дом».

Рисунок 3. Режим таблицы

На рисунке 3 видно, что активна вкладка Режим таблицы на Панели

быстрого доступа.

Последовательно введите поля: КодСотрудника, ТабельныйНомер, Имя, Отчество, Фамилия, Должность, ЭлектроннаяПочта, РабочийТелефон, КодОтдела, ДатаНайма и сохраните таблицу под именем Сотрудники.

Для перехода от поля к полю используйте клавишиTab, Enter, , , , , Ключевое поле таблицы выбирайте самостоятельно. По значению первичного ключа можно однозначно иден­тифицировать запись в таблице. Если в таблице уже выбрано ключевое поле, то нужно ввести две за­писи с одинаковым ключом, Access выведет сообщение об ошибке и не позволит вставить вторую запись.

3. Нужно указать ключевое поле и его тип. Оставим ключевым полем КодСотрудника.

Для того чтобы возможно было ввести код сотрудника, необходимо удалить счётчик в ключевом полеКодСотрудника:

а) нажать на кнопку Вид, войти в режим Конструктор;

б) для поля КодСотрудника указать Тип Рисунок 4 данных – текстовый:

в) нажать на кнопку Вид (появится окно «Сначала необходимо сохранить таблицу» - нажать «Ок»), снова перейти в режим Таблица. Обратите внимание: счётчик в поле КодСотрудника исчез, мигает курсор, ждёт ввода кода сотрудника.

1.2 Ввод и удаление записей

Можно вводить и редактировать запи­си прямо в таблице, тогда на экране будут видны одно­временно несколько записей и столько полей, сколько позволяет разрешение экрана. Можно восполь­зоваться режимом формы для работы с текстом — в этом случае на экран будет выводиться только одна запись.

1.3 Ввод записей в таблицу

1. Введите число 1111 в поле Код сотрудника. Стрелка в маркере выделения записи приняла вид карандаша. Это означает, что данная запись сделана, но не сохранена. Access добавит вторую запись (строку), и в ее маркере отобразит *, что означает, что запись пуста и в нее можно вводить данные. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующему полю.

2. С помощью клавиши Enter введите следующую информацию в поля первой записи:

Код сотрудника 1111

Табельный номер 12W-4789

Имя Иван

Отчество Петрович

Фамилия Андреев

Должность Заведующий редакцией

Имя электронной почты ivan. andreev@dom. ru

Рабочий телефон [phone]

Код отдела 12

Дата найма 12.12.92

Пока не обращайте внимания, что некоторые данные не помещаются в поле, — скоро мы исправим этот недо­статок.

Обратите внимание, при вводе даты Access «помогает» ввести данные, показывая на экране специальное «поле». Так называемые маски ввода служат для того, чтобы облегчить пользователю ввод нужных данных и не допустить ввода данных в неправильном формате.

3. Введите записи 2 - 5 со следующими данными:

Код сотрудника	1112	1116	1156	1178
Табельный номер	12W-4790	15W-4389	15W-4512	12W-4755
Имя	Петр	Андрей	Елена	Сергей
Отчество	Петрович	Кузьмич	Сергеевна	Николаевич
Фамилия	Сидоров	Петров	Иванова	Андреев
Должность	Нач. отдела производства	Нач. отдела производства	Художник	Редактор
Имя электронной почты	petr.sidorov @dom. ru	andrei.petrov @dom. ru	elena.ivanova @dom. ru	sergei.adreev @dom.ru
Рабочий телефон	138-19-12	138-19-10	138-19-10	138-19-85
Код отдела	12	15	15	12
Дата найма	15.09.94	02.08.95	03.04.92	18.09.96

После ввода этих записей таблица будет выглядеть так, как показано на рисунке 5.

Рисунок 5

Окончания некоторых записей в нашей таблице не видны на экране. Давайте увеличим ширину некоторых полей. В режиме таблицы ширина по­лей в Access изменяется так же, как и ширина столбцов в Excel.

1. Поместите указатель мыши на границу между названи­ями полей Должность и Имя электронной почты.

2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, дважды щелкните левой кнопкой мыши. Access авто­матически установит ширину поля таким образом, что­бы в нем помещалась самая длинная запись.