3. Отдел внутрибанковских операций и бухгалтерской отчетности.

Данный отдел осуществляет контроль за правильной и рациональной организацией бухгалтерского учета, расчетов, отчетности.

Объектами бухгалтерского учета являются различные средства (активы) и источники их формирования (пассивы).

В основу бухгалтерского учета положена система непрерывного и сплошного документального отражения информации о состоянии и движении имущества и обязательств банка методом ее двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета.

Организация бухгалтерского учета в банке построена по принципу децентрализованной системы формирования и обработки бухгалтерских документов, ведения аналитического и синтетического учета, составления ежедневного бухгалтерского баланса.

Основной формой аналитического учета в Областном управлении АСБ “Беларусбанк” являются лицевые счета, которые открываются в разрезе балансовых и внебалансовых счетов на бумажных и машинных носителях информации. При этом в системе АСБ “Беларусбанк” применяются только лицевые счета и выписки из них распечатанные из базы данных банка. Не допускается выдача выписок заполненных от рук, также запрещается вносить в выписки какие-либо изменения. Записи в лицевых счетах производятся на основании оформленных в установленном порядке платежных документов (бумажных или электронных). Информация по операциям, проведенным за день, выдается на бумажных носителях информации в виде лицевых счетов и выписок из них. Порядок и периодичность выдачи выписок и приложений к ним по счету клиента оговариваются в договоре текущего банковского счета. По состоянию на 1 января банк выдает клиентам выписки по всем действующим лицевым счетам. По данным этих выписок клиенты должны представить банку в письменной форме подтверждение остатков лицевых счетов на начало нового года.

Выписки из лицевых счетов и приложения выдаются лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, представителям владельца счета по доверенности, оформленной в установленном порядке, а также по заявлению клиента через абонентские ящики, по почте.

Платежные документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь:

• Обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись;

• Дату проводки;

• Подпись бухгалтерского работника, оформившего документ и совершившего операцию, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, подпись контролирующего работника.

Для ведения аналитического учета по внутрибанковским операциям применяются карточки, журналы, которые ведутся на бумажных или машинных носителях.

Аналитический учет операций в иностранной валюте ведется в двойной оценке: в иностранной валюте по ее номиналу и в рублевом эквиваленте по курсу НБ РБ.

Аналитический учет материальных ценностей ведется в количественно-суммовой оценке.

Все лицевые счета в национальной и иностранной валютах ежедневно брошюруются и подлежат хранению в соответствии с законодательством РБ и внутренним порядком хранения документов. Выписки из лицевых счетов в национальной и иностранной валютах оформляются штампом банка и подлежат выдаче клиентам. К выпискам из лицевых счетов в обязательном порядке должны прилагаться копии подтверждающих документов, на основании которых совершены записи по лицевому счету (по дебету и кредиту счета). На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп, а также календарный штемпель даты проводки документа по лицевому счету, если эта дата не совпадает с датой выписки документа. Ответственные исполнители обязаны проверить полноту поступлений приложений к выписке и соответствие по принадлежности зачисленных (списанных) средств. При этом ведется регистрация и контроль за поступлением недостающих кредитовых приложений к выпискам.

Владелец счета обязан в течение 10 дней после вручения ему выписок письменно сообщить банку о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При не поступлении от владельца счета в указанный срок возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными. При обращении владельца счета в банк по факту неполучения выписки, дубликат выписки может быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя (его заместителя) с указанием причин. В случае утери клиентом выписки из лицевых счетов и обращении в банк в течение последующих 3-х дней клиенту выдается копия лицевого счета в обычном порядке. При обращении клиента по истечении этого периода времени дубликат выписки может быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя банка или его заместителя по заявлению клиента.

Журнал регистрации выдачи дубликатов должен содержать следующие реквизиты:

• Номер по порядку;

• Дата поступления заявления;

• Номер счета клиента;

• Наименование владельца счета;

• Период, за который выдан дубликат;

• Дата выдачи дубликата;

• Подпись контролирующего работника.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписями руководителя и главного бухгалтера банка и печатью.

В официальных материалах синтетического учета все операции отражаются только в белорусских рублях. Для усиления последующего контроля, отдельные ведомости и журналы дополнительно ведутся в иностранной валюте. Основными формами синтетического учета в банке являются:

- ежедневный баланс оборотов и остатков по балансовым и внебалансовым счетам в белорусских рублях (ф.025)

- ежедневные кассовые журналы по приходу и расходу

- ежемесячные оборотные ведомости по балансовым и внебалансовым счетам

- ежемесячные проверочные ведомости и расшифровки.

Ежедневный баланс оборотов и остатков по балансовым и внебалансовым счетам в белорусских рублях (ф.025).

В данном балансе отражаются обороты по дебету и кредиту за день, исходящие остатки по активу и пассиву по каждому балансовому счету четвертого порядка с промежуточными итогами по балансовым счетам третьего и второго порядков. В балансе выводятся итоги по каждому классу баланса и в целом банку. По внебалансовым счетам отражаются обороты по приходу и расходу и исходящие остатки.

Данные этого баланса используются для ежедневной выверки аналитического и синтетического учета, как по оборотам, так и по остаткам. Правильность составления ежедневного баланса оборотов и остатков контролируется равенством дебетовых и кредитовых оборотов и итогов остатков по активу и пассиву, а правильность итога по внебалансовым счетам - соответствием его итогу по остатку за предыдущий день плюс сумма оборотов по приходу минус сумма оборотов по расходу за текущий день.

Ежемесячные оборотные ведомости по балансовым и внебалансовым счетам.

Оборотная ведомость по внебалансовым счетам включает в себя информацию о входящих остатках на начало года, накопленных оборотах по приходу и расходу за соответствующий период, и исходящих остатках на конец периода.

Оборотная ведомость по балансовым счетам предназначена для накопления дебетовых и кредитовых оборотов за определенный период времени. Данная ведомость составляется в разрезе счетов четвертого порядка с промежуточными итогами по счетам третьего и второго порядка.

Оборотная ведомость в валюте по счетам валютного баланса за отчетный месяц (ф.0263) составляется по состоянию на первое число каждого месяца.

Оборотная ведомость проверяется на предмет соответствия входящих, исходящих остатков в оборотной ведомости остаткам валютных балансов в разрезе счетов на начало и конец отчетного месяца. Ведомости проверяются и подписываются руководителем и главным бухгалтером Областного управления АСБ “Беларусбанк”.

Ежедневные кассовые журналы по приходу и расходу.

Составляется программным путем на основании документов по приходу и расходу кассы и содержит записи операций, в которых указываются:

- номер лицевого счета клиента,

- символы кассового плана,

- номер документа,

- частные суммы операций и итоги по журналу, которые затем сверяются с данными прихода и расхода кассы.

Кассовый журнал по приходу и расходу в иностранной валюте составляется на основании приходных и расходных документов в иностранной валюте по каждому виду валют.

Ежемесячные проверочные ведомости и расшифровки к ним.

В системе АСБ “Беларусбанк” по состоянию на первое число по балансовым и внебалансовым счетам составляются проверочные ведомости остатков аналитического учета в белорусских рублях и иностранной валюте. Проверочные ведомости и расшифровки подписываются ответственным исполнителем и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. В банке в обязательном порядке ежемесячно составляются проверочные ведомости по:

- сборным балансовым счетам по учету вкладов, депозитных сертификатов и карт-счетов ФЛ в национальной и иностранной валютах;

- операциям с банками и клиентами, учитываемым на промежуточных счетах в национальной и иностранной валютах, остатки которых должны регулярно подвергаться подробному анализу и в кратчайший срок расчищаться.

В банке обязательном порядке ежеквартально составляются проверочные ведомости по внебалансовым счетам. Кроме того, по балансовым счетам Областное управление АСБ ”Беларусбанк ежемесячно представляет проверочные ведомости Центральному банку не позднее 10 числа месяца следующего за отчетным.

Проверочные ведомости (расшифровки) используются для анализа и контроля:

- дебиторской и кредиторской задолженности;

- обоснованности и длительности нахождения остатков средств в белорусских рублях и иностранной валюте, учтенных на промежуточных и транзитных счетах, счетах прочих дебиторов и кредиторов;

- гарантий исполнения обязательств выданных и полученных банком;

- обязательств по операциям с ценными бумагами;

- обязательств по валютным сделкам и сделкам с драгоценными металлами;

- обязательств по кредитным обязательствам, и т. д.

Все операции (расчетные, кассовые, кредитные и др.) совершаются в банке и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-кассовых документов, оформленных в установленном законодательством порядке. Платежные документы поступают в банк от клиентов, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский контроль. Все расчетно-кассвые документы по характеру отражаемых операций подразделяются на:

- кассовые;

- мемориальные;

- внебалансовые.

Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. Кассовые документы хранятся в отдельных папках. Кассовые журналы по приходу и расходу кассы, операционные дневники, приложения к операционным дневникам в документы дня не подшиваются, а хранятся отдельно. Кассовые документы по операциям с текущими, вкладными и другими счетами физических лиц (отдельно в белорусских рублях и в иностранной валюте ) и по кредитам, выданным физическим лицам могут помещаться вместе с мемориальными документами в отдельные папки, поскольку эти документы отличаются сроками хранения.

Формирование кассовых документов производится по балансовым счетам в порядке возрастающей нумерации по приходу, затем по расходу кассы.

Мемориальные документы (бумажные, электронные) используются для оформления безналичных операций банка и его клиентов. К ним относятся расчетные документы, представляемые банку клиентами (платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, акцептованные платежные поручения), мемориальные ордера и распоряжения операционному отделу на совершение банковских операций. Во всех мемориальных ордерах в обязательном порядке в назначении платежа делается ссылка на первичный документ, на основании которого выписан ордер. Мемориальные ордера используются:

- для оформления операций при частичной оплате платежных документов;

- по операциям по внутрибанковским счетам, не связанным с перечислением денежных средств в адрес других лиц;

- при исправлении ошибочных записей;

- при погашении кредита и уплаты процентов по нему;

- для оформления операций по инкассации денежных средств и ценностей;

- по операциям по карточным продуктам;

- по покупке-продаже иностранной валюты.

Распоряжения на совершение банковских операций должны содержать назначение платежа, основание для совершения операции. Распоряжения применяются:

- по кредитным операциям;

- по биржевым операциям;

- по межбанковским операциям;

- по размещению и перечислению ресурсов;

- по операциям с ценными бумагами;

- по операциям по внутрибанковским счетам;

- по формированию и использованию средств фондов и прибыли банка;

- по хозяйственным операциям, и т.д.

Мемориальные документы в бумажном виде хранятся подшитыми за каждый рабочий день в отдельных папках. Подборка общей папки мемориальных документов для брошюрования производится по исполнителям и пачкам, формируемым для передачи и обработки информации, или в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, описи программных документов помещаются в конце папки, впереди внебалансовых документов. В папки с мемориальными документами помещаются их первые экземпляры.

При формировании отдельных папок документы должны быть сброшюрованы за каждый рабочий день в порядке возрастания балансовых счетов по дебету, затем в порядке возрастания балансовых счетов по кредиту. При формировании отдельных папок в иностранной валюте к каждому балансовому счету помещаются документы с проведенными операциями по всем видам валют. В конце папки помещаются внебалансовые документы в порядке возрастания номеров счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Мемориальный ордер по операциям перечисленных и наращенных процентов по текущим, вкладным и другим счетам физических лиц оформляется в одном экземпляре и помещается в папку по внутрибанковским операциям.

Внебалансовыми документами оформляются все операции по внебалансовым счетам. К ним относятся приходные и расходные внебалансовые ордера. Внебалансовые документы подбираются по возрастанию номеров внебалансовых счетов: сначала – приходные ордера, затем – расходные ордера.

При оформлении платежных документовдолжны соблюдаться следующие требования:

- используются формы расчетно-кассовых документов изготовленные типографским способом либо составленные с использованием технических средств,

- исправления в расчетно-кассовых документах не допускаются,

- денежные чеки и первые экземпляры расчетных документов должны иметь подписи уполномоченных лиц и оттиск его печати, соответствующие карточке с образцами подписей и оттиска печати,

- расчетные документы должны оформляться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов НБ РБ по осуществлению безналичных расчетов,

- документы по кассовым операциям должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов НБ РБ по ведению кассовых операций в банках РБ,

- записи в платежных документах производятся с использованием технических средств. Записи всех реквизитов денежных чеков производятся от руки и выполняются чернилами одного цвета,

- платежные документы, на основании которых осуществляются бухгалтерские записи, должны содержать корреспонденцию счетов, по которым производится операция, и т.д.

Платежные документы, на основании которых в банке осуществляется прием и выдача наличных денег и других ценностей.

Для осуществления своей деятельности банк использует основные средства. Основные средства поступают в учреждения банка в результате капитальных вложений, получения от других юридических и физических лиц безвозвездно, в обмен на другое имущество, внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд, приобретения в лизинг. Для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, отражения их в учете, а также передачи со склада в эксплуатацию или исключения из состава основных средств при передаче составляется акт приемки-передачи. Перемещение основных средств внутри учреждения банка оформляется накладной на внутреннее перемещение. При передаче основных средств в ремонт сторонней организации оформляется товарно-транспортная накладная. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий инвентарный номер. Инвентарные номера приводятся в первичных документах, служащих основанием для учета движения объектов основных средств. Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в эксплуатации.

Амортизация начисляется ежемесячно исходя из установленных норм амортизационных отчислений и балансовой стоимости основных фондов по отдельным группам или инвентарным объектам. По основным фондам, сданным в аренду, а также лизинг, амортизационные отчисления производятся арендодателем или арендатором в соответствии с формой аренды и условиями договора.

Фактические затраты по проведению всех видов ремонтов основных производственных фондов, включая арендованные, когда договором аренды проведение данных работ предусмотрено за счет средств арендатора, относятся на расходы по мере осуществления ремонта, оплаты выполненных работ без создания ремонтного фонда.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы считаются в эксплуатации с момента их отпуска со склада для нужд банка. Погашение стоимости МБП производится путем начисления износа в размере 50 % стоимости предметов при передаче их в эксплуатацию и остальных 50 % стоимости – при выбытии их за непригодностью. При этом, по предметам, по которым установлены сроки службы, износ начисляется исходя из сроков их службы. МБП стоимостью до 1 МЗП списываются на расходы по мере отпуска их в эксплуатацию.

При поступлении материалов от поставщиков, основным документом для оприходования является товарно-транспортная накладная. При отпуске ТМЦ внутри системы банка и за ее пределы используются бланки унифицированных форм первичной учетной документации. Материалы на складе учитываются в количественном выражении с указанием цены по каждому виду и сорту материальных ценностей, с отражением в учете каждого движения. Отпуск материалов со склада производится по письменным требованиям-накладным.

Внутрибанковский контроль.

Внутрибанковский контроль состоит в обеспечении проведения операций в строгом соответствии с внутренними Положениями и Правилами банка, регламентирующими политику банка по осуществлению разных видов банковских операций и их адекватное отражение в учете и отчетности.

Контроль должен быть направлен на :

- обеспечение сохранности средств и ценностей,

- соблюдение клиентами требований законодательства по оформлению расчетно-кассовых документов,

- своевременное исполнение поручений клиентов на перечисление (выдачу) средств,

- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетно-кассовых документах, принимаемых к исполнению.

Методы и технические средства, применяемые для осуществления внутреннего контроля, определяет сам банк, исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема.

Последующий контроль должен с достаточной степенью надежности обеспечивать:

- доступ сотрудников банка к осуществлению операций по счетам клиентов в зависимости от их компетенции, установленной внутренними документами,

отражение операций в бухгалтерском учете в соответствии с требованиями, установленными Национальным банком РБ,

- правильность ведения первичной документации, - проведение в полном объеме установленных в банке процедур сверки, согласования и визирования документов.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской работы возлагаются на главного бухгалтера (лицо, его заменяющее). Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печатям, штампам, документам и бланкам банка, к автоматизированным местам сотрудников банка. При этом необходимо обеспечить ограничение доступа к совершению операций и конфиденциальность применяемых кодов и паролей.

Предварительный внутрибанковский контроль обеспечивается ответственными исполнителями при проверке расчетно-кассовых документов до их оплаты, должностными лицами банка при выполнении контрольных функций по операциям, подлежащим дополнительному контролю – до составления ежедневного баланса. Предварительный внутрибанковский контроль выполняют ответственные исполнители, лица, имеющие право контрольной подписи, сотрудники внутрибанковкого аудита

Последующий внутрибанковский контроль осуществляется после составления баланса. Целью последующего контроля является систематическая проверка постановки учета и документооборота, выполнения ответственными исполнителями учетно-операционного аппарата возложенных на них обязанностей, законности, правильности и своевременности выполнения ими операций, соблюдения ответственными исполнителями и другими должностными лицами своих полномочий, соблюдения в работе нормативных правовых актов НБ РБ. Главный бухгалтер, его заместитель, начальники отделов, аудиторы и работники, занимающиеся последующим контролем, обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы. При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций. В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков. Главный бухгалтер банка обязан осуществлять контроль за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку; осуществлять анализ допускаемых недостатков в работе; организовывать обучение работников; принимать необходимые меры по обеспечению надлежащей организации работы.