32. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

- документы текущего управления;

- документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;

- собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

По характеру содержания комплексы документов бывают первичные и сложные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается в сложных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

33. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В России экспертиза документов начала широко проводиться в первой половине XIX в. в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Этот вид работы носил название “разборки решенных дел” с целью уничтожения “ненужных бумаг” и проводился в утилитарных целях по мере накопления документов. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось, и тем самым освобождалось место для текущей документации.

Каждое ведомство имело свои “Правила хранения и уничтожения решенных дел”. Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, в дореволюционной России не было. Узковедомственный подход к разрешению вопросов экспертизы вел к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные документы, не представлявшие интереса для ведомства, уничтожались.

После Великой Октябрьской социалистической революции неизмеримо возросло значение экспертизы. С изданием ленинского декрета “О реорганизации централизации архивного дела” от 1 июня 1918 экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. Было обращено серьезное внимание на разработку теории и практики экспертизы, результатом чего явилась единая методика определения ценности документов. В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.

В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в соответствии с чем вводятся новые правила проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов. В архивоведении, несмотря на то что вопросы теории и практики экспертизы ценности документов являются злободневными, общих принципов подхода к решению проблемы не выработано: нет единой методики, нет также единства и в трактовке понятия “экспертиза ценности документов”. По мнению многих архивистов, назначение экспертизы зависит от непрерывного возрастания деловых бумаг, в связи с чем экспертиза рассматривается прежде всего как средство уничтожения документов. Контрольные функции архивных органов ограничены сферой госучреждений. Ведомствам предоставлены преимущественные права в отборе документов на хранение и уничтожение. В качестве экспертов документов выступают и историки, и архивисты, и работники учреждений.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

установление или изменение сроков, хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности.

Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:

1) значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы;

2) значимость содержания документов;

3) время и место образования документов;

4) подлинность и копийность документов;

5) юридическая сила документов;

6) дублетность документов;

7) поглощенность содержания;

8) физическое состояние документа.

Критерии оценки документов:

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания - значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа - это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней - систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

Постоянного хранения в государственных архивах.

Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет).

Временного хранения (до 10 лет).

Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

34. Состав комплекса работ, проводимых службой делопроизводства при сдаче документов в архив организации. Требования к оформлению дел при подготовке их к сдаче в архив. Правила составления описей дел постоянного и временного хранения, порядок их оформления.

Сдача документов в архив является завершающим этапом процесса делопроизводства. Дела хранятся в месте их формирования до сдачи документов в архив организации.

Подготовка исполненных документов перед сдачей документов в архив включает:

Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов.

Оформление архивных дел.

Обеспечение их сохранности.

Сдачу документов в архив учреждения.

Оформление архивных дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

Обеспечение их сохранности.

Сдачу документов в архив учреждения.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Документы при подготовке к передаче на хранение должны быть правильно сформированы в дела.

Необходимо соблюдать основные требования:

· в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);

· в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии. Небольшой объем документов (например, некоторые формы статотчетов состоят из 1 - 2 листов) не является основанием для их объединения за несколько лет в одно дело;

· дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;

· в дело включается по одному экземпляру документов.

Документы располагаются внутри дела, как правило, в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности и по личному составу формируются по возрастанию номеров, т.е. с №1 и далее, и по хронологии от января к декабрю. При больших объемах документов приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении, премировании можно формировать в отдельные дела. Если в делопроизводстве организации приказы по основной деятельности и приказы по личному составу велись вместе, их необходимо разделить.

Дела постоянного срока хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, предусматривающему подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя, оформление обложки дела. У переплетенных дел имеющийся переплет сохраняется в том случае, если он находится в удовлетворительном физическом состоянии.

Документы, сформированные в дело, подшиваются. При подготовке к подшивке документы укладываются таким образом, чтобы сохранялась возможность прочтения всего текста документа. Металлические предметы (скобы, скрепки и т.д.) удаляются. Перед первым документом и за последним из них подкладываются чистые листы бумаги. Документы подшиваются в картонные обложки на четыре прокола. Если формат документов не позволяет подшить их самостоятельно (некоторые формы лицевых счетов, документы без левого поля и т.д.), такие документы наклеиваются на чистые листы с соблюдением формата правого поля и подшиваются.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и т.д.) вкладываются в чистые конверты, которые затем подшиваются в личные дела, а при отсутствии личных дел укладываются в папки с клапанами по порядку номеров в соответствии с описью дел.

Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Все листы, кроме листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами простым карандашом. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Сложенные листы большого формата разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. Лист с документами, приклеенными наглухо, нумеруется как один лист. Если документы приклеены к листу одним краем, каждый из них нумеруется отдельно. Конверты, подшитые в дела, нумеруются следующим образом: сначала сам конверт, затем каждое вложение в нем. Если обнаружены ошибки в нумерации листов, можно применить литерные номера, наличие которых оговаривается в заверительной надписи.

Лист-заверитель составляется на отдельном листе по установленной форме и подписывается составителем. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, лист можно подклеить. При этом рекомендуется использовать клей КМЦ или ПВА.

Обложка дел постоянного срока хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указываются наименование организации, ее подчиненность, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения, шифр дела. На обложке дела оставляется место для внесения наименования архива, в который передаются документы. Обложка оформляется светостойкими чернилами, предпочтительнее - черного цвета. Название организации пишется полностью, в именительном падеже.

Особое внимание следует уделять составлению заголовков дел, так как они являются основой для составления описи. Заголовки документов, имеющих нумерацию (приказы, протоколы, акты и др.), оформляются следующим образом:

"Приказы по личному составу с № ____ по № ______",

"Протоколы заседаний дирекции с № _____ по № ______".

Если документы разделены на несколько томов, заголовок оформляется так:

"Приказы по основной деятельности с № _____ по № _____, том 1".

На обложку дела выносится дата дела. Чаще всего датой дела являются крайние даты документов дела, т.е. дата начала дела - дата самого раннего по хронологии документа, а дата окончания - дата последнего по хронологии документа. Для журналов регистрации датой дела будут даты первой и последней записей. Личные дела датируются по датам приказа о приеме на работу и приказа об увольнении. При обозначении даты число указывается двумя арабскими цифрами, месяц - словом, год - арабскими цифрами, т.е. таким образом: 01 августа 1996 г., 30 апреля 1998 г. Количество листов указывается на основании заверительной надписи, срок хранения - в соответствии с видом документов.

После оформления дел составляются описи на документы фонда.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

Для определения оптимального состава описей следует проконсультироваться в соответствующем архиве, так как при описании документов следует учитывать сложившуюся систему научно-справочного аппарата архива. Если документы организации ранее описывались, следует продолжать имеющиеся описи и нумерацию дел в них.

Чаще всего заголовки в описи располагаются по хронологически - функциональному или хронологически - номинальному признакам, т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем - в следующей последовательности:

· приказы (распоряжения) по личному составу;

· списки личного состава;

· трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел;

· карточки формы № Т-2;

· личные дела;

· лицевые счета рабочих и служащих;

· невостребованные трудовые книжки;

· акты о несчастных случаях.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, полностью указывается заголовок первого дела, а остальные могут обозначаться словами "То же". При переносе на новую страницу заголовок дела повторяется полностью. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в дело сформированы документы за несколько лет, такое дело включается в опись по дате заведения. При этом следует неукоснительно соблюдать следующее требование: в годовые разделы за последующие годы заголовок такого дела вносится без номера и делается ссылка «см. дело № ___».

Даты и количество листов переносятся в опись с обложки дел.

Итоговая запись к описи составляется обязательно.

Следует обратить внимание на правильное оформление грифов утверждения и согласования.

К описи составляется титульный лист. На титульном листе указывается название архива, в который передаются документы, название фонда и его номер, а также номер и название описи, которое включает указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу) и может дополняться указанием вида документов (личные дела уволенных, карточки формы № Т-2 и т.д.).

Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1986 - 1998, 1980,1993 - 2010 гг.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме № Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их Сохранности и выдачу необходимых сведений.

Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4. Необходимо соблюдать следующие требования ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации": верхнее и нижнее поля - не менее 20 мм, левое - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера). При оформлении описи на двух г и более листах, второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, черточек и других знаков.

Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводится графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах. Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа. Не следует допускать переноса части заголовка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.

Ко всем описям фонда или к каждой из них составляется предисловие.