- •Законодательные регулирование управления документацией в организации.
- •Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
- •Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
- •Понятия «информация» «документ», «электронный документ», их развитие. Связь информации и документа.
- •Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
- •Текстовое документирование и этапы его развития.
- •Материал для документирования. Его развитие.
- •Классификации документов. Виды и методы.
- •Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
- •Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
- •Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.
- •Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
- •Алгоритм подготовки документа.
- •Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
- •Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
- •Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
- •Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
- •Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
- •Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
- •Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
- •Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
- •Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
- •Технология обработки входящих документов.
- •Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
- •Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
- •Организация контроля исполнения документов и поручений.
- •Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
- •Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
- •Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
- •Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
- •Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления
- •Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.
- •Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.
- •Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.
- •Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
- •Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.
- •Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.
- •Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.
- •Кадровая информационно-документационная система.
- •Документационное обеспечение приема работника на работу.
- •Документационное обеспечение движения персонала.
- •Документационное обеспечение увольнения работника.
- •Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- •Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
- •Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).
- •Цели и методы унификации управленческих документов.
- •Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления
- •Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу
- •Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу
- •Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
- •Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
- •Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
- •Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.
- •Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
- •Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.
- •Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.
- •Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
- •Типология электронных систем управления документами.
- •Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
- •Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
- •Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
- •Понятие и типология информационных технологий доу.
- •Справочные системы правовой информации.
- •Информационные технологии защиты документной информации.
- •Прикладные программы автоматизации управления кадрами.
- •Применение баз данных в организации документооборота.
- •Информационные технологии хранения документов.
Применение баз данных в организации документооборота.
Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).
Целью создания базы данных является автоматизация рабочего места секретаря, упрощения его работы с документацией, и отслеживание местоположения документов по отделам, создание отчетов по разным критериям.
Задачами создания базы данных является создание базы данных с удобным интерфейсом не вызывающих проблем при работе, а также упрощение работы с документами.
Информационные технологии хранения документов.
Информационные технологии – это совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.
Компьютерные информационные технологии позволяют существенно ускорить операции по подготовке документов к архивному хранению.
Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование (технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа).
Электронный документ, создаваемый, необходимо сохранить - записать как файл на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Электронные документы можно хранить на жестком диске компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (на файл-сервере), на сменных носителях.