- •Законодательные регулирование управления документацией в организации.
- •Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
- •Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
- •Понятия «информация» «документ», «электронный документ», их развитие. Связь информации и документа.
- •Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
- •Текстовое документирование и этапы его развития.
- •Материал для документирования. Его развитие.
- •Классификации документов. Виды и методы.
- •Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
- •Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
- •Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.
- •Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
- •Алгоритм подготовки документа.
- •Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
- •Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
- •Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
- •Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
- •Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
- •Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
- •Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
- •Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
- •Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
- •Технология обработки входящих документов.
- •Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
- •Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
- •Организация контроля исполнения документов и поручений.
- •Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
- •Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
- •Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
- •Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
- •Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления
- •Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.
- •Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.
- •Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.
- •Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
- •Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.
- •Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.
- •Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.
- •Кадровая информационно-документационная система.
- •Документационное обеспечение приема работника на работу.
- •Документационное обеспечение движения персонала.
- •Документационное обеспечение увольнения работника.
- •Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- •Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
- •Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).
- •Цели и методы унификации управленческих документов.
- •Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления
- •Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу
- •Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу
- •Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
- •Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
- •Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
- •Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.
- •Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
- •Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.
- •Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.
- •Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
- •Типология электронных систем управления документами.
- •Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
- •Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
- •Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
- •Понятие и типология информационных технологий доу.
- •Справочные системы правовой информации.
- •Информационные технологии защиты документной информации.
- •Прикладные программы автоматизации управления кадрами.
- •Применение баз данных в организации документооборота.
- •Информационные технологии хранения документов.
Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов.
Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.д.), электронные документы. Все чаще архивируется и корпоративная электронная корреспонденция.
Создание такого архива позволяет оптимизировать документооборот на предприятии, способствуя оперативному доступу к любому документу, возможности сортировки документации по заданному признаку, наилучшей сохранности документации в течение длительного времени, одновременному доступу к одному документу нескольких сотрудников, возможности использования цифровой подписи.
Однако, наличие электронного архива не исключает необходимости хранения бумажной документации определенного назначения, например, кадровой.
Для создания электронного архива и работы с ним необходимо специальное программное обеспечение и оборудование, призванные обеспечить переход от бумажного к электронному документообороту с учетом многообразия форматов документов, архивное накопление документов, быстрый их поиск и взаимодействие всех систем управления предприятием.
Преимуществами работы с электронными архивами являются:
длительное хранение без потери качества документов, цифровые документы временем не разрушаются и могут храниться практически вечно;
быстрый поиск и доступ к документам, с одним и тем же документом может работать несколько пользователей;
упрощённое внесение изменений;
работа с документами, учитывающими все последние обновления;
быстрый вывод на печать.
Создание электронного архива документов состоит из трех этапов работы:
Сканирование документов. В результате создаются точные копии документов со всеми подписями, резолюциями, печатями и т.д.
Индексация документов. Электронные документы индексируются по различным информационным полям: номер документа, дата создания, название и т.д.
Наполнение электронного архива. Главное требование к электронному архиву – обеспечение сохранности документов. Электронный архив имеет средства восстановления после сбоев.
В настоящее время электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современного предприятия.
Практически во всех странах «легальная» жизнь электронных документов базируется на трех законах: об электронной цифровой подписи, об электронном документе, об электронной коммерции. В России к настоящему времени принят только первый.
Кроме того, непосредственное отношение к созданию и управлению электронными архивами имеют следующие акты:
Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации";
Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи";
Стандарт РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";
Инструкция Росархива "Основные правила работы архива организации".