Управление закупками
Организацией и планированием закупочной деятельности в ПЧТУП «Ж-Саунд» занимается отдел закупок. Должностные обязанности, права и ответственность каждого работника отдела закупок устанавливаются должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.
Основными задачами закупок являются:
1. Своевременное обеспечение организации товарно - материальными ресурсами.
2. Экономное использование в организации материальных ресурсов.
На основании анализа объемов продаж предыдущих периодов и данных от руководителей отделов продаж в отделе маркетинга составляется общий план продаж по всей фирме.
Данный план передается в отдел закупок, где формируется общий план закупок товара, на основании которого формируется заказ поставщику.
Закупками в ПЧТУП «Ж-Саунд» занимаются специалисты по закупкам. Основными задачами специалиста по закупкам являются осуществление экономического планирования и прогнозирования потребности предприятия в товарах, исходя из статистики и фактических остатков на складе, а также деятельность по закупке товаров.
При осуществлении закупочной деятельности специалист по закупкам тесно взаимодействует со всеми сотрудниками ПЧТУП «Ж-Саунд».
Специалист по закупкам выполняет следующие функции:
- планирование потребности предприятия в сырье и материалах;
- планирование времени и объемов поставляемых партий товаров;
- поиск новых поставщиков, ведение переговоров с ними, заключение договоров;
- обеспечение выполнения договорных обязательств с поставщиками;
- координация работы склада.
Вместе они оценивают целесообразность приобретения тех или иных товаров в данный момент времени, составляют примерный перечень товаров, подлежащих закупке, и доводят этот перечень до сведения специалиста по закупкам. После того, как план закупки составлен, специалист по закупкам ведет переговоры с поставщиками и получает от них счета на оплату товаров и протоколы согласования цен. Счета и протоколы передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия согласовывает платежи с директором. После оплаты счетов бухгалтерия выписывает доверенности на получения товаров и передает их вместе с копиями платежных поручений и протоколами согласования цен водителю.
Водитель получает товар, доставляет его на склад и передает кладовщику. Порядок планирования закупок можно представить в виде схемы (рисунок 2).
|
Анализ рыночной ситуации |
Составление плана закупки
Анализ заказов покупателей
Анализ товарооборота и складских остатков
Рисунок 8 - Порядок планирования закупок в ПЧТУП «Ж-Саунд»
Таким образом, процесс планирования закупок можно условно разделить на четыре этапа (таблица 1).
Таблица 5 - Основные этапы планирования закупок
|
Ответственный |
Наименование разрабатываемого документа |
Планируемые показатели |
Сроки составления плана |
|
Начальник отдела снабжения |
Перечень материалов, которые желательнодолжны быть закуплены |
Количество ассортиментных групп, количество позиций в ассортиментной группе |
1 день |
|
Специалист по закупкам |
Предварительный план закупки |
Общее количество материала, в том числе количество в каждой ассортиментной группе |
Несколько часов |
|
Специалист по закупкам |
План закупки |
Количество ассортиментных групп, количество позиций в ассортиментной группе. |
Несколько часов |
Для того чтобы определить, какое количество товара необходимо закупить, специалист запрашивает у бухгалтерии данные о реализации товаров за определенный период времени, информацию об остатках на складе и информацию об остатке денежных средств на расчетном счете предприятия. При формировании плана закупки специалист по закупкам также учитывает заявки специалистов с производства.