пр6-8

Результат сохранения «Книги» Excel – пользовательский

файл.

Место хранения определяется пользователем. Как правило, сохранение осуществляется в папку пользователя, имеющуюся на соответствующем носителе (диске).

Методики первоначального и последующих сохранений – различны.

В процессе первоначального сохранения будущему файлу присваивается уникальное название (имя), согласно его функциональному назначению.

Методика первоначального сохранения «Книги» (файла):

∙активизировать пункт «Файл» основного меню;

∙выбрать подпункт «Сохранить» (Сохранить как …);

∙проконтролировать открытие окна «Сохранение документа»:

∙задать (настроить) требуемое место сохранения в подокне «Папка:», активизировав кнопку ;

∙проконтролировать название, предлагаемое в подокне «Имя файла:», изменив его при необходимости;

∙дать команду на сохранение нажатием кнопки «Сохранить»;

∙проконтролировать (при новом имени) в заголовке окна MS Excel изменение названия «Книга1» на введенное.

63

Первоначальное сохранение «Книги» в виде файла гарантирует хранение исходного варианта. Любые корректировки, редактирование файла требуют его повторного сохранения.

Повторное сохранение имеющегося файла может быть выполнено различными методиками. Простейшая из них

реализуется периодическим нажатием кнопки «Стандартной» панели инструментов.

Задание 2.4

1.Сохранить в последовательности ячеек С2:С7 данные пользователя (фамилию, имя, отчество, год рождения, год поступления в ВУЗ, время ввода информации).

2.Сохранить содержимое «Книги» в собственной папке в виде файла с именем «Excel ФИО».

Контрольные вопросы 2.4

1.Как предотвратить потерю настроек и данных «Листа»?

2.Каковы действия пользователя по сохранению информации в конкретной ячейке?

3.Чем отличается при сохранении минимальная детализация от максимальной?

4.Какова методика первоначального сохранения «Книги»?

5.Как изменить имя при сохранении «Книги»?

6.Каков простейший вариант повторного сохранения файла?

2.5.Графическое представление данных

MS Excel позволяет не только хранить и обрабатывать символьную информацию, но и представлять ее в графическом изображении.

Выбор форм графического представления разнообразен, позволяя оформить исследуемые совокупности числовых данных ячеек различными диаграммами.

Диаграмма – графическое представление некоторой структурированной совокупности данных.

Введем обозначения, типовые для графических изображений данных.

64

Ряд данных – совокупность числовых значений некоторого параметра (свойства), позволяющая судить об исследуемом объекте (системе), определяя его изменение по какому либо другому (независимому) параметру.

Иначе говоря, ряд данных есть значения исследуемой функции для конкретных значений аргумента.

Типичный пример ряда данных – изменение температуры чего – либо в течение конкретного отрезка времени (минут, часа, суток и т.д.).

Значение – единичная величина некоторого ряда данных, фиксирующая измерение в конкретной точке независимой переменной (аргумента).

Типичный пример – конкретное значение температуры в конкретной точке диапазона изменения времени.

Легенда – обозначение некоторого ряда данных (цветом, символами) среди других.

Как правило, задается (располагается) справа или снизу от

диаграммы.

Методика изменения места расположения легенды:

∙установить указатель на поле легенды;

∙нажать левую клавишу манипулятора (проконтролировав активизацию рамки) и удерживая ее, переместить легенду в требуемую точку;

∙прекратить нажатие клавиши;

∙проконтролировать результат.

Оси координат – направления изменения ряда данных и соответствующей независимой переменной.

Оси координат

Значение

Легенда

65

Для плоских изображений горизонтальное направление (ось Х) – изменение независимой переменной, вертикальное (ось У) – зависимой переменной (ряда данных).

2.5.1. Построение диаграмм

Инструмент создания графических иллюстраций в MS Excel- мастер диаграмм.

Мастер диаграмм – программное средство эффективного построения графических изображений по табличному представлению информации.

Активизация мастера диаграмм возможна различными способами. Наиболее востребованы два:

∙через основное меню;

∙кнопкой панели инструментов.

Первый способ - активизировать пункт «Вставка» основного меню, выбрать подпункт «Диаграмма…» и активизировать его.

Второй способ – щелкнуть кнопкой панели инструментов «Стандартная».

Результат любого – открытие окна мастера диаграмм

Методика использования мастера диаграмм:

∙проконтролировать открытие окна «Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы»:

;

66

∙проконтролировать (активизировать) требуемую вкладку;

∙выбрать в левом подокне требуемый тип диаграммы;

∙проконтролировать (выбрать) в правом подокне нужный вид диаграммы;

∙зафиксировать выбранное нажатием кнопки «Далее»;

∙проконтролировать открытие второго окна мастера (шаг 2) для ввода диапазона данных;

∙минимизировать, при необходимости, окно мастера, щелчком кнопки справа в подокне «Диапазон»;

∙переместить, при необходимости, окно мастера вне поля данных;

∙выделить ячейки данных построения диаграммы, проконтролировав в окне мастера их адреса (диапазон данных);

∙развернуть окно мастера (шаг 2) активизировав кнопку

;

∙проконтролировать результат построения в предлагаемом подокне;

∙поменять, при необходимости, вариант анализа данных (по строкам или по столбцам);

∙активизировать, при необходимости, вкладку «Ряд», настроив нужные параметры;

67

∙подтвердить установки кнопкой «Далее»;

∙проконтролировать открытие третьего окна мастера

(шаг 3);

∙установить требуемые параметры диаграммы в подокнах соответствующих вкладок;

∙подтвердить настройки кнопкой «Далее»;

∙проконтролировать открытие окна мастера (шаг 4) - заключительного;

∙задать (подтвердить) вариант размещения диаграммы;

∙завершить работу с мастером щелчком кнопки «Готово»;

∙проконтролировать созданный вариант диаграммы, откорректировав его, при необходимости (см. п. 2.5.2).

Результат – создание на активном «Листе» внедренного объекта – графического изображения диаграммы.

68

2.5.2. Редактирование диаграммы

В некоторых случаях созданная диаграмма требует корректировки (редактирования) имеющихся характеристик. Excel предоставляет различные варианты редактирования диаграммы.

Классическая методика редактирования диаграммы:

∙выделить диаграмму однократным щелчком левой клавиши манипулятора на ее поле, проконтролировав изменение вида обрамления;

∙вызвать мастер диаграмм любым способом;

∙установить требуемый шаг мастера кнопками «Далее»/«Назад»;

∙настроить требуемые характеристики (свойства), контролируя изменение в шаблоне;

∙завершить работу с мастером кнопкой «Готово»;

∙проконтролировать результат.

Редактирование с помощью панели «Диаграммы»:

Наличие панели на рабочем поле определяется предыдущими действиями пользователя. Если панель отсутствует, необходимо:

∙активизировать пункт «Вид» основного меню;

∙выбрать и активизировать подпункт «Панели инструментов»;

∙проконтролировать открытие ниспадающего подменю;

∙выбрать и активизировать подпункт «Диаграммы»;

∙проконтролировать появление панели на рабочем поле. Результат описанных действий – индикация фрагмента:

Назначение кнопок определяется всплывающими подсказками при задержке указателя манипулятора на каждой из них.

Типовые действия позволяют откорректировать свойства диаграммы проще и быстрее. Одно из них – изменение размеров диаграммы.

69

Методика изменения размеров диаграммы:

∙выделить диаграмму, установив указатель манипулятора на ней с последующим однократным щелчком левой клавиши;

∙проконтролировать появление вокруг диаграммы рамки – ограничителя;

∙переместить указатель манипулятора на любой из ограничителей размера (черный прямоугольник), проконтролировав изменение его вида на двунаправленную стрелку;

∙зафиксировать это положение нажатием левой клавиши и удерживая ее изменить размер до требуемого;

∙проконтролировать результат.

Готовая диаграмма, при необходимости, может быть перемещена (скопирована) различными методиками. Рассмотрим простейшие.

Методика перемещения (копирования) с помощью манипулятора:

∙выделить диаграмму, установив указатель манипулятора на ней с последующим однократным щелчком левой клавиши;

∙проконтролировать появление вокруг диаграммы рамки – ограничителя;

∙нажать левую клавишу манипулятора и, удерживая ее, переместить диаграмму в требуемую точку листа (при копировании предварительно нажать и удерживать кла-

вишу «CTRL»);

∙проконтролировать результат.

Внимание! Методика работоспособна в пределах активизированного листа Excel.

Перенос и копирование на другой лист реализуется по стандартной методике через основное или контекстное меню

Excel.

70

2.5.3. Ликвидация диаграммы

Ликвидация любой существующей диаграммы в простейшем варианте реализуется следующими действиями:

∙выделить диаграмму, установив указатель манипулятора на ней с последующим однократным щелчком левой клавиши;

∙проконтролировать появление вокруг диаграммы рамки – ограничителя;

∙ликвидировать диаграмму нажатием клавиши «Delete»

Задание 2.5

1.Создать первоначальный вариант диаграммы по результатам пункта 11 задания 2.2. Тип диаграммы - график.

2.Выполнить ввод названия диаграммы и обозначения осей в соответствии с задачей.

3.Установить легенду слева от диаграммы.

4.Уменьшить размеры диаграммы (по диагонали).

5.Переместить диаграмму в правый верхний угол рабочего поля.

6.Ликвидировать диаграмму.

Контрольные вопросы 2.5

1.Что такое диаграмма, ряд данных, легенда?

2.Каково назначение мастера диаграмм?

3.Какова методика создания диаграммы?

4.Чем второй шаг построения отличается от первого?

5.Чем четвертый шаг построения отличается от третьего?

6.Как минимизировать окно мастера диаграмм?

7.Как изменить свойства уже созданной диаграммы?

8.Как активизировать панель инструментов «Диаграммы»?

9.Какова методика уменьшения размера диаграммы?

10.Как переместить диаграмму?

11.Как скопировать диаграмму?

71

ГЛАВА 3. СОЗДАНИЕ	ИНФОРМАЦИОННЫХ
МАССИВОВ В	EXCEL

Рассмотренные методы и приемы создания и использования символьных данных, вычислительных зависимостей над ними, графических изображений исходных и расчетных данных позволяют перейти к рассмотрению понятия информационных массивов.

Информационный массив – совокупность компонентов информации, структурированных (сгруппированных) по конкретным признакам (свойствам) в соответствии с требованиями задачи (ее математической модели).

Вкачестве компонентов массива используются:

∙данные (именами, значениями);

∙математические зависимости (формулы).

Типичное оформление информационного массива – база данных. Простейшая реализация – таблица.

Значительное количество «Листов» книги и существенные размеры каждого из них предопределяют два варианта использования:

-одна задача (все задачи) – один «Лист»;

-каждая задача (подзадача) - свой «Лист».

Выбор конкретного варианта определяется пользователем в соответствии со спецификой решаемой задачи.

Рассмотрим работу с информационным массивом в варианте табличной реализации.

Укрупненная методика создания информационного массива:

∙проанализировать (создать) математическую модель задачи;

∙классифицировать компоненты задачи на типовые (данные, формулы);

∙определить упрощенную структуру создаваемого массива (таблица / база данных);

∙выбрать вариант использования Excel (один «Лист»/ много «Листов»);

72