-
Контроль и регулирование проекта. Завершение проекта.
Основная цель контроля проекта — обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности планирования.
Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми.
Система контроля представляет собой часть общей системы УП, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей.
Система имеет вход, выход и процесс исполнения проекта, который может соответствовать любой его части, пакету работ, отдельной работе. Выходные показатели контролируются, сравниваются с некоторыми предварительно установленными настройками данного конкретного контура (не с планами, сроками, ограничениями на ресурсы и т.д., а с некоторыми фиксированными параметрами типа температуры внутри помещения). Если они отличаются, то по цепи обратной связи формируется корректирующее воздействие, которое возвращается назад на вход системы для устранения возникших отклонений или корректировки входных параметров.
Все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджеру нужно определить процедуру и установить последовательность сбора данных через запланированные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние состояния дел на данный момент на выполнение оставшихся объемов работ и т.д.
Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроля необходимы:
• тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
• точная оценка времени, ресурсов и затрат;
• учет фактического выполнения работ и затрат во временном разрезе;
• периодическая переоценка времени и затрат, требующихся для выполнения оставшейся работы;
• многократное периодическое сравнение фактического выполнения работ и затрат с графиком и бюджетом.
Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля:
-
Наличие конкретных планов.
-
Наличие информативной системы отчетности (отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев).
-
Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций (основные показатели для анализа — время и стоимость).
-
Наличие эффективной системы реагирования (действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта).
Процессы контроля проекта подразделяются на основные и вспомогательные.
К основным относятся:
• общий контроль изменений — координация изменений по проекту в целом;
• ведение отчетности по проекту — сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты о выполненных работах, плановых показателях, прогноз с учетом имеющихся результатов;
К вспомогательным процессам контроля относятся:
-
контроль за изменением содержания проекта;
-
контроль за изменениями в расписании проекта;
-
контроль затрат по работам и изменений бюджета проекта;
-
контроль качества — отслеживание конкретных результатов проекта для определения их соответствия установленным стандартам и принятие необходимых мер по устранению причин, приводящих к нарушению качества;
-
контроль риска — реагирование на изменение уровня риска в ходе реализации проекта.
Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов.
Мониторинг — контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом.
Первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фактическому состоянию работ. Методы контроля фактического выполнения подразделяются:
• на метод простого контроля, который также называют методом «0—100», поскольку он отслеживает лишь моменты завершения детальных работ (существуют только две степени завершенности работы: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена тогда, когда достигнут ее конечный результат;
• метод детального контроля, который предусматривает оценку промежуточных состояний выполнения работы (например, завершенность детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину).
Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:
• метод «50—50», в котором имеется возможность учета некоторого промежуточного результата для незавершенных работ. Степень их завершенности определяется в момент, когда на работу израсходовано 50% бюджета;
• метод по вехам, который применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.
Собранные данные используются для расчета прогресса выполнения работ проекта по показателям: время, стоимость, качество, организация проекта, содержание работ.
Определив отклонения проекта от плана, менеджер должен предпринять соответствующие действия. Чем раньше корректирующие действия предприняты, тем лучше. Их рекомендуется также тщательно планировать.
Пять основных возможных вариантов действий чаще всего используются в случае отклонения проекта от плана.
1. Нахождение альтернативного решения.
2. Пересмотр стоимости - данный подход означает увеличение объемов работ и привлечение дополнительных ресурсов.
3. Пересмотр сроков - сроки выполнения работ будут отодвинуты.
4. Пересмотр содержания работ - объем работ по проекту может быть уменьшен и соответственно
лишь часть запланированных результатов проекта будет достигнута.
5. Прекращение проекта.
Управление изменениями представляет собой процесс их прогнозирования и планирования, регистрации всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т.д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также для организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих такие изменения.
Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта.
Закрытие проекта — это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей.
На фазе завершения действия менеджмента носят, скорее, административный, чем технический или экономический характер. Это следующие процедуры, необходимые для административного завершения проекта:
— действия и операции, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта;
— действия и операции, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и (или) операционную деятельность;
— операции, необходимые для сбора документов проекта или фазы, проверки успешности или неудачи проекта, аккумулирования полученных знаний и архивирования информации по проекту для будущего использования организацией.
Главная цель этой фазы — проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.
Проверка результатов проекта может осуществляться на основе эксплуатационных испытаний.
Вторая важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту.
Цель — сохранить результаты, знания и опыт, полученные в проекте, для более эффективного и качественного выполнения аналогичных проектов в будущем. Необходимо архивировать все результаты, документировать опыт, уроки по проекту и предложения по улучшению технологии выполнения работ и управления проектами.
Завершение проекта подразумевает прекращение всех договорных отношений, действовавших в период его реализации, т.е. административное закрытие контрактов и осуществление всех выплат по проекту, оговоренных контрактами.
Основные мероприятия по закрытию контракта:
— проверка финансовой отчетности;
— паспортизация (это регистрация у заказчика документов подрядчика, подтверждающих соответствие всех элементов проекта стандартам, техническим условиям и прочим требованиям качества);
— выявление невыполненных обязательств;
— завершение невыполненных обязательств;
— гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.
Постаудит определяется как объективная и независимая оценка эффективности и целесообразности расходования средств в процессе реализации проекта. Оценка должна включать реализацию проекта от его утверждения до сдачи в эксплуатацию, а также техническое и финансовое его функционирования после принятия в эксплуатацию. Хотя постаудит является достаточно дорогой процедурой, его использование позволяет существенно повысить эффективность проектной деятельности.