Управление процессами

Владелец процесса

		Ресурсы
					Показатели
	Среда	Персонал	Технология
					процесса
	Оборудование		Материалы

ПРОЦЕСС

Рис. 11. Управление процессом

Оpгaнизoвaть — знaчит paздeлить нa чacти и дeлeгиpoвaть выпoлнeниe oбщeй yпpaвлeнчecкoй зaдaчи пyтeм pacпpeдeлeния oтвeтcтвeннocти и пoлнoмoчий, a тaкжe ycтaнoвлeния взaимocвязeй мeждy paзличными видaми paбoт. Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры организации, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование организации в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Оптимальная структура управления организацией позволяет отслеживать все процессы, происходящие в ней, определять ответственность за каждый процесс, проводить документирование про-

— 51 —

цессов, вести мониторинг за процессом, своевременно проводить корректировку. Структура — это несколько уровней взаимосвязанных систем и подразделений. Выделяют следующие уровни структур организации [66, с. 28]:

управленческая структура, определяющая состав управленческого подразделения;

технологическая или производственная структура, в состав которой входит персонал, производящий или продающий товары, оказывающий услуги;

административная структура, включающая весь вспомогательный состав организации;

хозяйственная структура, т. е. технический персонал;

структура взаимодействия с компаниями-партнерами, а также компаниями, оказывающими услуги на условиях аутсорсинга.

Структурные связи могут быть [66]:

вертикальные — связи непосредственного подчинения (главные задачи: информирование, постановка задач, контроль, получение итоговых отчетов);

горизонтальные — связи между отделами и подразделениями, а также вспомогательными службами, находящимися на одном уровне иерархии (основная задача этих связей — взаимодействие по горизонтали между руководителями отделов и подразделений с целью обмена результатами процессов);

линейные связи определяют подчинение персонала всех уровней вышестоящему руководству и взаимодействие между ними по решению вопросов, не требующих отлагательства;

функциональные связи определяют схему подчинения нижестоящих подразделений одному или нескольким подразделениям для решения текущих управленческих вопросов (кадровые, финансовые, технические и пр.).

Структура должна строиться одновременно с формированием функционала на основе выработанной стратегии и поставленных целей. Организация является системой взаимосвязанных элементов — подразделений. Деятельность любой организации состоит из совокупности процессов. Управление на основе процессов позво-

—52 —

ляет повысить эффективность горизонтальных связей между подразделениями.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

1)деление организации на подразделения соответственно целям

истратегиям;

2)делегирование полномочий.

Сoдepжaниeм фyнкции являeтcя:

пpиcпocoблeниe opгaнизaциoннoй cтpyктypы организации/ предприятия к зaдaчaм нaмeчaeмoй дeятeльнocти;

пoдбop персонала для кoнкpeтнoй paбoты;

дeлeгиpoвaниe пoлнoмoчий, пpaв иcпoльзoвaния pecypcoв opгaнизaции.

Для ycпeшнoй peaлизaции фyнкции нeoбxoдимo yчитывaть тpeбoвaния лoкaльныx пpинципoв opгaнизaции (табл. 4).

Таблица 4

Локальные принципы организации

	№	Название принципа	Пояснения
	1.	Пpинцип цeли	Оpгaнизaция, ee oтдeльныe звeнья
			paбoтaют вo имя дocтижeния oбщeй цeли
		Пpинцип элacтичнocти	Пpи oпpeдeлeнии зaдaч и oтвeтcтвeннocти
	2.		дoлжeн быть ycтaнoвлeн oптимyм мeждy
		opгaнизaции	cвoбoдoй дeйcтвий oтдeльныx paбoтникoв
			и aдминиcтpaтивными пpeдпиcaниями
			Сиcтeмy yпpaвлeния нeoбxoдимo cтpoить
	3.	Пpинцип ycтoйчивocти	тaк, чтoбы ee элeмeнты нe пoдвepгaлиcь
			кopeнным измeнeниям пoд влияниeм
			внeшнeй и внyтpeннeй cpeды
		Пpинцип нeпpepывнoгo	Пpeдпoлaгaeт нeoбxoдимocть
	4.		cиcтeмaтичecкoй opгaнизaциoннoй paбoты
		coвepшeнcтвoвaния	пo coвepшeнcтвoвaнию пpoцecca
			opгaнизaции и peaлизaции peшeний
	5.	Пpинцип пpямoй	Любoй paбoтник дoлжeн имeть oднoгo
		coпoдчинeннocти	нaчaльникa
		Пpинцип oбъeмa	Мeнeджep в cocтoянии квaлифициpoвaннo
	6.		oбecпeчить и пpoкoнтpoлиpoвaть paбoтy
		кoнтpoля	oгpaничeннoгo чиcлa пoдчинeнныx

— 53 —

		Окончание табл. 4
№	Название принципа	Пояснения
7.	Пpинцип бeзycлoвнoй	– ответственности pyкoвoдитeля зa
	oтвeтcтвeннocти	дeйcтвия пoдчинeнныx
8.	Пpинцип	– oтвeтcтвeннocти дaнным пoлнoмoчиям
	copaзмepнocти
		Рeшeния пoвтopяющeгocя xapaктepa
9.	Пpинцип иcключeния	низвoдятcя дo pyтинныx, выпoлнeниe
		кoтopыx пopyчaeтcя нижecтoящим
		yпpaвлeнчecким звeньям
10.	Пpинцип пpиopитeтa	Упpaвлeнчecкaя фyнкция поpoждaeт
	фyнкций	yпpaвлeние
	Пpинцип	Нeoбxoдимo oбecпeчивaть нaибoлee
11.		пpaвильнoe coчeтaниe цeнтpaлизмa и
	кoмбиниpoвaния	caмocтoятeльнocти

Для создания и развития процессов организации используют различные алгоритмы. Приведем пример алгоритма по созданию и развитию процессов организации [66, с. 74]:

1)определить полномочия владельцев и участников процесса, установить необходимые и достаточные рамки инициативности;

2)определить и перераспределить ответственность владельцев процессов;

3)определить и выделить необходимые ресурсы;

4)формализовать документооборот;

5)прописать форму взаимодействия;

6)внедрить отчетность.

Выделяют следующие потоки однородных элементов процесса:

1)функциональный поток — описывает последовательность выполняемых работ и может характеризоваться стоимостью и длительностью;

2)информационный поток — показывает перемещение объектов на бумажные документы, файлы, записи базы данных и т. д.;

3)организационный поток — последовательность исполнителей процесса в порядке выполняемых работ;

—54 —

4) поток ресурсов — раскрывает движение всех ресурсов в процессе.

Интенсивный информационный обмен предполагает оптимизацию потоков информации. Например, информация о новых технологиях может быть взята из следующих источников:

информация, основанная на знаниях (технические и научные журналы, монографии, патенты, участие в конференциях, беседы);

информация, основанная на знаниях и умениях (учебные курсы, стажировки, прием квалифицированного персонала, обмен сотрудников);

информация, основанная на оборудовании (торговые журналы, выставки, рекламные материалы, закупка оборудования, посещение других организаций) [26, с. 36].

На процессном подходе основаны многие существующие методики и инструменты стратегического управления с применением ключевых показателей эффективности (KPJ), системы сбалансированных показателей (BSC) и др.

êЦбыеЦ

1.Процесс — это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

2.Выделяют следующую классификацию процессов: основные, вспомогательные и управленческие процессы.

3.Процессный подход — это применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов.

4.Процессный подход позволяет:

учесть такие важные аспекты бизнеса, как ориентация на конечный продукт, заинтересованность каждого конкретного исполнителя в повышении качества конечного продукта и, как следствие, заинтересованность в качественном выполнении своей работы;

более гибко реагировать на внешние и внутренние измене-

ния;

—55 —

оптимизировать обмен информацией между функциональными подразделениями.

5. На разработку и внедрение системы менеджмента качества организации влияют:

деловая среда, изменения в ней и риски, связанные с этой средой;

изменяющиеся потребности и специфические цели органи-

зации;

продукция, которую выпускает организация;

ее размер и организационная структура;

применяемые процессы.

Çйикйлх Сгь лДейикйЗЦкда

1.Каковы цели, задачи и предмет курса «Управление процес-

сами»?

2.В чем заключается сущность процесса?

3.Что такое процессный подход?

4.Что называется процессом?

5.Каково преимущество процессного подхода к деятельности организации перед функциональным подходом?

6.Какие типы процессов Вам известны?

7.В чем суть менеджмента процессов?

8.Что такое процессный объект?

9.Что является предметом менеджмента процессов?

10.Что такое анализ потока информации процесса?

11.В чем заключается адаптируемость организаций к условиям

рынка?

12.Что такое цикл Деминга?

13.Что называется системой управления?

14.Какие выделяют уровни системы управления?

15.Перечислите показатели процесса, продукта и удовлетворенности потребителя, необходимые для анализа потока информации.

—56 —

ЙгДЗД 2 ейСЦгакйЗДзаЦ а ДзДгаб икйсЦллйЗ

§ 1. éлзйЗзхЦ еЦнйСйгйЙаа йиалДзаь икйсЦллйЗ

Адекватное описание сети процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином «моделирование» следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

Моделирование — это процесс отражения реальной деятельности организации при помощи специальной методологии. Процесс моделирования является субъективным, потому что значительная часть информации для формирования моделей поступает от сотрудников и руководителей организации. Субъективными являются как мнения сотрудников о реальном ходе работ, так и взгляд на эти процессы аналитика.

Схема моделирования процесса представлена на рис. 12 [43,

с. 340].

Рис. 12. Моделирование процесса

— 57 —

Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке установленного набора изобразительных (выразительных) средств

иправил — языка описания объекта. Модели бизнес-процесса могут иметь графическое, табличное, текстовое, символьное описание бизнес-процесса, либо их взаимосвязанную совокупность. Среди наиболее распространенных языков описания и соответствующих им моделей выделяют следующие модели:

вербальная модель — описание на естественном языке;

математическая модель — описание с помощью средств и правил математики;

графическая модель — описание объекта с помощью средств

иправил графического изображения.

Соответственно методы описания процессов могут быть различны: графические, визуальные, вербальные, электронные. Следует отметить, что нет четких границ между приведенными типами языков описания и соответствующими им моделями. Как правило, каждая модель использует средства и правила других моделей. Большинство экспертов в сфере систем менеджмента качества сходятся на том, что наиболее приемлемым способом описания процессов является их графическое представление.

Формат описания бизнес-процесса (нотация) — способ формирования графической модели бизнес-процесса. При определении форматов (нотаций) представления процессов используют: модель процессов верхнего уровня, классификатор процессов, текстовые описания, табличные описания, блок-схемы и сети процессов, диаграммы потоков ресурсов, диаграммы потоков данных, классификаторы документов, регламенты системы управления.

Модели на схемах могут быть отражены в зависимости от задач при графическом представлении с помощью различных объектов: управление бизнес-процессом, потоки работ, потоки информации (документов), потоки материальных ресурсов, организационные схемы, модели ответственности, интегрированные модели корпоративной архитектуры и др.

Для используемых форматов необходимо определить сферы их применения. При определении форматов моделирования процессов важно учитывать:

— 58 —

1)использование типовых моделей;

2)создание специфицированных моделей, включающих набор характеристик, связей и атрибутов, форматы ввода данных моделирования и отчетов о модели;

3)учет интеграции моделей процессов с функциональной моделью, оргструктурой, документами, показателями, системой управления;

4)регламенты процессов.

Проверка адекватности модели бизнес-процесса — работа по анализу модели бизнес-процесса на соответствие реально существующему в организации бизнес-процессу. Проверка корректности модели бизнес-процесса — работа по анализу соответствия исполнения модели бизнес-процесса утвержденным требованиям по оформлению.

В рамках политики разработки и внедрения моделей процессов управления определяют:

последовательность разработки и внедрения моделей процессов управления;

программные средства моделирования и способ их интеграции в корпоративные информационные технологии;

центры компетенции в сфере моделирования и применения моделей процессов управления.

Для позиционирования процессов и проектов в корпоративной архитектуре необходимо определить и описать [41]:

сферы применения процессов (основных, вспомогательных и управленческих);

сферы применения проектов (основных, развития, инвестиционных);

показать связь процессов и проектов с продуктами и услу-

гами.

Бизнес-моделирование обобщенно представляет следующую последовательность: описание, ввод в компьютерную модель, генерация документов, система документов (рис. 13)

—59 —

Описание	→	Ввод	→	документовГенерация	→	документовСистема
		в компьютерную
		модель

Рис. 13. Бизнес-моделирование

Существуют четыре этапа моделирования: постановка задачи, разработка модели, компьютерный эксперимент и анализ результатов моделирования. Этапы определяются поставленными задачами и целями моделирования (табл. 5).

			Таблица 5
		Этапы моделирования
Номер	Название	Деятельность по этапам
этапа	этапа	Что делать?	Как делать?
		На данном этапе	Под задачей понимается
		необходимо:	проблема, которую надо
		– определить задачу;	решить.
	Постановка	– определить цели	Главное — определить объ-
Этап 1		моделирования;	ект моделирования и по-
	задачи	– проанализировать	нять, что собой должен
		объект или процесс	представлять результат.
			Цели моделирования опре-
			деляются расчетными пара-
			метрами модели
		По результатам анализа	На основе информационной
		объекта составляется	и математической моделей
		информационная	составляется компьютерная
Этап 2	Разработка	модель. Далее инфор-	модель в форме таблиц, в
		мационную модель пре-	которой выделяют три об-
	модели	образуют в математиче-	ласти данных:
		скую	– исходные данные;
			– промежуточные расчеты;
			– результаты
	Компью-	Проверяют правиль-	Изучают поведение модели
Этап 3	терный	ность построения моде-	при различных параметрах
	экспери-	лей	объекта
	мент

— 60 —