Контрольные вопросы

1. Дайте определение АРМ, перечислите его основные элементы.

2. Что входит в состав общесистемного программного обеспечения?

3. Каково назначение операционных систем?

4. Каково назначение антивирусных программ?

5. Почему для поддержки АРМ необходимо информационное обеспечение и методическая документация?

Раздел 5. Электронная документация и ее защита

5.1. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Автоматизация документооборота является одним из важнейших принципов, лежащих в основе автоматизированных систем управления.

Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация – это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляет собой одну из совокупностей процедур информационной системы.

Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке.

Документооборот– система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защита от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различать по следующим признакам:

1) по наименованию:

• письма;

• инструкции;

• телеграммы, телефонограммы;

• заявления;

• приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

• предписания;

• записки, акты, расписки;

• характеристики;

• справки;

• удостоверения и т.п.;

2) по типу материального носителя:

• бумажные (письменные, графические и т.д.);

• фото-, кино- и видиодокументы;

• фонодокументы;

• электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложилась определенные документные комплексы – системы документации).

Существуют следующие системы документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т.п.

Например, система управленческой документации состоит из:

• распорядительная документации, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

• документация по планированию;

• информационно-справочная и аналитическая документация.

Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.

5.1.1. Понятие корпоративной информационной системы

Корпоративная информационная система (КИС) – это информационная система, поддерживающая оперативный и управленческий учет на предприятии и представляющая информацию для оперативного принятия управленческих решений. Несмотря на то, что нет стандартов, определяющих функционирование КИС, рассмотрим широко распространенные методологии: MRPII (Manufacturing Resource Planning) и ERP (Enterprise Resource Planning) американской исследовательской компании Gartner Group.

MRPII и более новая методология ERP фактически являются стандартами управления бизнесом, реализованными во всех программных продуктах масштаба предприятия. Российские подходы к этой области ограничиваются описанием системы автоматизированных систем управления (АСУ), а это технологические приемы и методические указания, позволяющие придерживаться определенных правил при создании систем автоматизации различных видов деятельности предприятия: системы автоматизированного проектирования (САПР), автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУТП).

Пожалуй, одни из самых авторитетных специалистов в области КИС, Е. Монахова и И. Альтшулер, дают следующую формулировку: корпоративная информационная система – это управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию предприятия (с выстроенной для ее реализации структурой) и передовые информационные технологии. Центр тяжести при этом лежит на отработанной структуре управления, автоматизация выполняет второстепенную, инструментальную роль. Обобщенная структура управления бизнесом включает в себя четыре основных блока: сам объект управления, блок управления, ресурсы и математическую модель (которая распадается на три, а иногда и больше, разновидности – модель текущего состояния, переходного состояния и конечного состояния). Все остальное – это правила взаимодействия между ними.

«Корпоративность» в термине КИС означает соответствие системы нуждам крупной фирмы, имеющей сложную территориальную структуру. Кроме того, информационная система отдельных составляющих фирму подразделений (финансовых, экономических, маркетинговых и других) не может претендовать на корпоративность. Только полнофункциональная система может по праву быть охарактеризована как КИС.

Основная задача КИС состоит в поддержке функционирования и развития предприятия. Смыслом существования любого коммерческого предприятия, как известно, является получение прибыли. Несмотря на то, что сферы деятельности предприятий (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для получения на выходе необходимого результата. Таким образом, можно сделать вывод о том, что информационная структура организации должна быть описана характерными законами управления, регламентирующими управляющие воздействия на систему.

Крупному промышленному предприятию целесообразно использовать КИС, которая соответствует законам управления MRPII. Такие КИС способны предоставить руководителю необходимую информацию о возможности выполнения заявок на поставку продукции. Другими КИС являются интегрированные системы управления предприятием, так называемые ERP-системы.

В то время как MRPII и ERP-системы однозначно соответствуют определению КИС, интегрированные системы управления предприятием (ИСУП) нельзя отождествлять с КИС. Рассмотрим взаимоотношения ИСУП и КИС на нижнем уровне управления (операционном) и верхнем уровне управления (стратегическом). Исходными данными для КИС являются данные об основных ресурсах, которыми необходимо управлять (финансовых, материальных, кадровых, информационных), которые на выходе трансформируются в результат основной деятельности предприятия. По мере движения вверх по управленческой пирамиде происходит структурирование первичной информации, ее отбор, и отчеты для высшего руководства содержат несколько значимых для выработки стратегических решений величин. Интегрированные системы управления предприятием охватывают слой, осуществляющий оперативный учет (OLTP – On-LineTransactionProcessing), и слой, в котором хранятся структурированные (т.е. систематизированные в соответствии с требованиями среднего управляющего персонала) корпоративные данные. Вместе они образуют управленческую ИС нижнего уровня (ManagementInformationSystem– MIS), позволяющую менеджерам видеть информацию, интересующую конкретно их. Большинство ИСУП являются фундаментом для построения КИС. Выделенный нами стратегический слой начинается с систем поддержки принятия решений (DecisionSupportSystem– DSS), которые могут включать в себя ситуационные центры, средства многомерного анализа данных и прочие инструменты аналитической обработки (On-LineAnalyticProcessing– OLAp). Используемые на этом уровне специальные математические методы позволяют прогнозировать динамику различных показателей, анализировать затраты по разным видам деятельности, уяснять их детальную структуру, формировать подробные бюджеты по разным схемам.

Можно выделить несколько типов предприятий, в зависимости от числа видов конечной продукции и объема выпуска в натуральных показателях:

• предприятия единичного производства; для таких предприятий характерно большое разнообразие выпускаемой продукции;

• предприятия мелкосерийного, серийного и крупносерийного типов производства; при этом, чем выше серийность, тем ниже универсальность оборудования и уже специализация рабочих, меньше видов готовой продукции,

• предприятия массового производства; для таких предприятий характерно узкоспециализированное оборудование (конвейеры, поточные линии, технологические комплексы), множество видов выпускаемой продукции с максимальным объемом выпуска.

Каждому из вышеперечисленных пяти типов производства соответствуют свои методы управления. Для предприятий первого типа – это сетевые модели: методы pЕRТ и MRPII, для второго, третьего и четвертого типов — это MRPII. Для предприятий пятого типа – методы Just-In-Time (JIT или их еще называют «канбан»), в ряде случаев методы MRPII. Несмотря на то, что для предприятий с непрерывным производством нет общепризнанных методов управления, может использоваться MRPII.

Методы управления JIT ориентированы на организацию бездефектного производства при минимуме издержек. Методы «канбан» появились впервые в Японии, в России очень сложно назвать предприятие, работающее по таким принципам. поэтому исключим JIT из рассмотрения. Основное внимание сфокусируем на методах управления MRPII и их своеобразной корпоративной надстройке – ERP.