Матрица специализации деятельности

Глубина деятельности

Размах деятельности		Высокая	Низкая
	Высокий	1	2
	Низкий	3	4

Признаки:

1) Разнообразие мастерства (набор различных навыков и способностей, необходимых для выполнения задания).

2) Определение задания выражает степень завершенности выполняемой работы.

3) Существенность задания, т.е. степень, в которой данная деятельность влияет на благо организации и вне её.

4) Самостоятельность – это степень свободы, с которой работник может выполнить свою деятельность.

5) Наличие обратной связи между работником и руководителем.

14. Департментализация (дп) и ее виды в организации

ДП – это процесс создания подразделений на основе логического распределения видов деятельности и ресурсов для достижения поставленных целей.

Виды ДП:

1) Функциональная ДП – означает, что служащие, исполняющие одинаковые или сходные виды деятельности, должны быть объединены в один отдел.

Преимущества: - повышается профессионализм работника; - упрощается координация и контроль за деятельностью работников.

Недостатки: - удлиняются сроки принятия общих решений; - сосредотачивая внимание только на своей деятельности, работники упускают общие цели организации.

2) ДП по продукту – объединены в один отдел в зависимости от типов продукции, которые компания продает. Необходимость такой ДП возникает в особо крупных компаниях, выпускающих разнообразные виды продукции.

Преимущества: - повышается качество продукции; - ускоряется принятие решений.

Недостатки: - такая организационная структура очень дорогая; - сосредотачивая внимание только на своем продукте, служащие упускают общие цели организации.

3) ДП по потребителям - объединены в один отдел в зависимости от специфических потребностей потребительских групп.

Преимущества: - заставляет специалистов быть очень чуткими в отношении потребностей особых потребительских групп; - она позволяет организации в условиях конкуренции предвидеть новые потребности своих клиентов и быстрее на них реагировать.

4) ДП по географическому положению. Применяется в фирмах, которые реализуют свою продукцию на различных рынках.

Преимущества: - позволяет фирме приспособиться к нуждам особых потребителей; - позволяет учитывать неповторимые особенности различных регионов.

15. Координация в организационном процессе, ее роль и принципы

Координация – это объединение действий отдельных людей и производственных единиц в одно согласованное усилие по достижению общей цели.

В организации, состоящей из многих частей, должна осуществляться определенным образом координация их деятельности. Данная координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации.

Без связей и фактического взаимодействия частей не может быть организованного целого. Связь является условием, определяющим возможность взаимодействия. Связи между частями организации осуществляются через каналы коммуникации. Виды связей соответствуют видам тех отношений между частями организации, которые объединяют части в единое целое.

Эффективная координация является функцией двух переменных: прав и информации.

В организации выделяются различные типы связей. Все зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации. Наиболее часто анализу подвергаются следующие пары связей в организации: вертикальные и горизонтальные; линейные и функциональные; формальные и неформальные, прямые и косвенные.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех возможных ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации.

Использование вертикальных связей в качестве каналов передачи информации для принятия решения становится малоэффективным, когда информация, используемая для решения, вынуждена проходить несколько уровней организационной иерархии, расположенных далеко друг от друга. В этом случае создается опасность возникновения искажения, замедляется весь коммуникационный процесс и требуются значительные затраты.

Горизонтальные связи — это связи между двумя или более равными по положению в иерарахии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение — способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях. Горизонтальные связи экономят время и повышают качество взаимодействия. Горизонтальные связи развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска.

Наряду с неформальными способами существует ряд способов формализации горизонтальных отношений. В ряде случаев для усиления механизма горизонтального взаимодействия назначаются специальные лица для осуществления двусторонних контактов между подразделениями организации. Это могут быть заместители, курирующие группу подразделений одного уровня, или же координаторы — руководители проектов программ, нацеленных на получение одного определенного результата или продукта. В данном случае и тем и другим даются права, превышающие уровень прав, которыми наделены подразделения, вступившие в горизонтальное взаимодействие. Но при этом они не наделяются административной властью линейных руководителей.

Еще одной парой связей, устанавливаемых в организации, являются линейные и функциональные связи. Линейные связи — это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.

Природа функциональных связей (или их еще часто называют штабными) — совещательная, и реализуется посредством этих связей информационное обеспечение координации.

Функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т.п.

Формальные связи — это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами.

На практике формальные связи служат основой утвержденных в организации должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должностями.

Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли: либо не служат интересам работника, либо — интересам организации. В основе неформальных отношений лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами,

Появление неформальных связей является индивидуальной защитной реакцией индивидов на неадекватную адаптацию организации к изменениям внешней и внутренней среды.

Неформальные связи являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации. При значительном расхождении между зафиксированной в соответствующих документах формальной организацией и реально существующей неформальной руководитель в зависимости от уровня эффективности той или другой организации должен либо ослабить (или даже устранить) неформальные связи, либо, если они более эффективны, организационно легализовать, сделав их частью новой формальной организации.

Данный процесс называется формализацией организации.