14. Унифицированная система документации и организация документопотоков внемашинного ио.

Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документирование – документационное обеспечение видов работ и функций управления. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

Виды документации:

- входные и выходные

- первичные и вторичные

- внешние и внутренние

- в зависимотисти от выполненных функций управлени: плановые, бух.учета, статистические, оперативного управления.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам:

• организационно-распорядительные (это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию);

• специальные (отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту).

Унифицированная система документации включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированный документ состоит из трех частей: - Заголовочная часть: наименование предприятия; характеристику документа; наименование документа; - Содержательная часть: строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания; - Оформительская часть: документа содержит подписи лиц, несущих юрид. ответственность за составление документа.

Информационный поток — группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Выделяют внутренние и внешние потоки информации.

Программы для автоматизации управления документооборотом:

- Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения.

- Программой «1С: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения.

- В программе «ГАЛАКТИКА» модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов. –

Система автоматизации документооборота «Документ-2000» - ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий.

15.Варианты организации внутримашинного информационного обеспечения.

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов либо как база данных.из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т. е. конкретную предметную область.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Внутримашинное ИО предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

При выборе рационального варианта организации внутримашинного ИО, предъявляют следующие требования: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; независимость структуры массивов от программных средств их организации; динамичность структуры информационной базы.

Организация, состав, структура внутримашинного ИО зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

Данные во внутримашинном ИО могут храниться двумя способами — непосредственно в виде файлов или в базе данных.