Тема 21: Методы содержательной и формальной унификации документов.

При проведении унификации документов применяются методы содержательной и фор­мальной унификации.

♦ Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по раз­личным признакам. К методам содержательной унификации относятся:

• установление ограничительных номенклатур действующих форм;

• создание типовых форм;

• построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца);

• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

В масштабе Республики Беларусь такой ограничительной номенклатурой является ОК РБ «Унифицированные документы» (ОКУД). ОКУД представляет собой систематизи­рованный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех организациях.

В масштабе отрасли или конкретной организации такими ограничительными номенкла­турами являются отраслевые или ведомственные классификаторы унифицированных документов, табели. Табели документов представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками табелей, с указанием стату­са документов, пользователей, технологии подготовки. Такие табели разрабатываются на ос­нове разделения всей совокупности применяемых документов по их функциональной при­надлежности. Например: управление, кадры, финансирование.

Табель применяемых форм документов обеспечивает решение комплексных задач:

• оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

• классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

• унификация и нормативное (правовое) закрепление процедуры подготовки управленче­ских документов организации.

Для разработки табеля создается классификатор функций, выполняемых всеми под­разделениями организации. При этом, глубина классификации, т.е. степень детализации

функций, может быть различна. Этот классификатор функций и закладывается в основу классификационной схемы табеля.

Внутри классификационных группировок на последней ступени классификации табеля документы располагаются по категориям: вначале указываются общегосударственные фор­мы, затем - отраслевые, в конце - формы документов конкретной организации.

Такой табель форм документов может заменяться отраслевым или ведомственным классификатором унифицированных документов или классификатором унифициро­ванных документов предприятия (под классификатором управленческих документов по­нимается категория классификаторов, которые разрабатываются и используются в организа­циях и включают документы, используемые в этих объектах).

Заголовочная часть классификатора имеет следующий вид

наименование формы документа	код формы	кем и когда утверждена форма	периодичность составления	составитель документа	внутреннее согласование	внешнее согласование	подпись	утверждение	печать	Куда представляется	примечания

При необходимости могут вводиться дополнительные графы, некоторые из граф могут отсутствовать.

♦ Унификация текстов унифицированных документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть от­дельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность более оперативной подготовки документов. В процессе унификации текстов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унифи­кация языковых средств (выражение содержания документа), разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты и таблицы.

Методами формальной унификации документов являются:

• унификация структуры документов;

• создание общих синтаксических правил построения документов;

• унификация методов контроля информации (речь идет о кодах и зонах кодирования ин­формации);

• унификация типов носителей и форматов документов.

Важнейшее направление унификации документов - их машиноориентация. Ма-шиноориентированным называется документ, предназначенный для обработки информации, содержащейся в нем, средствами электронно-вычислительной техники. Важнейшими при­знаками машиноориентации документа являются:

• наличие в нем кодовой зоны для проставления кодов реквизитов заголовочной части;

• присутствие в структуре документа специальных граф или полей для простановки кодов показателей содержательной части документа. При этом для кодирования должны ис­пользоваться коды общегосударственных классификаторов технико-экономической ин­формации;

• выделение в содержательной части документа утолщенной линией специальной зоны (зона перфорации), предназначенной для размещения в ней данных, подлежащих обра­ботке средствами вычислительной техники;

> наличие в документе специальных граф или строк для простановки контрольных сумм при использовании метода контрольного суммирования для обеспечения достоверности данных.

Разновидностью машиноориентированных документов являются машиночитаемые до­кументы, предназначенные для автоматического считывания содержащейся в них информа­ции.