II) Графические сокращения делятся на:

1. точечные - после сокращения всегда ставится точка: и др., и т.д., экз., и т.п., и пр., т.е., т.о., т.к., т.н.(не употребляются в официальных документах, т.к. не являются общепринятыми);

2. дефисные: г-н (форма обращения «господин» сокращается в начале / середине фразы, а также в реквизите «Адресат» в форме «г-н»; в конце и в формуле вежливости «господин» не сокращается; при употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а потом инициалы, при употреблении фамилий и инициалов без слова «господин» даже при нали­чии наименования должности вначале пишут инициалы, затем - фамилию);

3. косо-линейное сокращение: п/о, к/ф;

4. нулевые (курсивные): как правило - физические величины: т, кг, м, см;

5. комбинированные: ж.-д., сев.-зап.

При употреблении графических сокращений следует помнить: они не должны оканчи­ваться на гласную. Не следует перегружать текст графическими сокращениями.

♦Правила употребления географических сокращений и дат.

Названия географических понятий сокращаются только перед словом, к которому они относятся: г. Минск, оз. Нарочь.

Сокращение г. (город) применяется в реквизитах «Адресат», «Место составления и изда­ния документа», «Текст». При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы: гг.

После некоторых дат ставятся две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом если охватывается определенный хронологический период, второй год пишется полностью. 2001-2004 гг.

Учебные и финансовые годы пишутся через косую черту, сокращая год на две первые цифры и употребляя слово «год» в единственном числе: 2003/04 г.

При упоминании в тексте или заголовке только одного года слово «год» не сокращает­ся: в начале 2003 года.

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты, например, 22 апреля 2004 г., а не 22 апреля сего года или текущего года.

Тема 12: Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы.

Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.

Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления.

В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных за­трат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение ти­повых семантических конструкций и максимальная формализация информации при состав­лении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:

1. упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

2. унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

3. сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

4. использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;

5. ускорить процессы принятия управленческих решений.

При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной уни­фикации.

К методам содержательной унификации относятся следующие методы:

• установление состава форм документа;

• создание типовых форм;

• построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),

• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

• унификация структуры документа;

• создание общих синтаксических правил построения документа;

• унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной ин­формации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и дейст­вия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная инфор­мация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части текста.

Унификация текстов управленческих документов - это объективный процесс, выте­кающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:

■ типовых взаимосвязей, которые неизбежно формируются в деятельности любой системы управления и регулируются правовыми нормами и неформальными процессами, возни­кающими при функционировании юридических лиц;

■ определенной тематики решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

■ повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повто­ряющихся ситуаций.

Этапы унификации текстов документов:

1. унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;