1. Унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

2. Разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информаци­онно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от пра­вильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедитель­ность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргу­ментированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управ­ленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысло­вых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Мо­дальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употребле­нием инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности.

Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отра­жающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Для определения объ­екта унификации изучаются уставы организации, ее структурных подразделений, должност­ные инструкции специалистам.

При просмотре дел устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение конкретного вопроса, выделяются основные документы, несущие близкую по смыслу ин­формацию.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяю­щихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями докумен­та (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый до­кумент составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, кор­респондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержа­ние, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе. В качестве примера можно привести модель пригласительного письма на еже­годную международную выставку, посвященную системе Unix:

1. Обращение

2. Сообщение о месте и времени проведения выставки

3. Цель проведения

4. Возможность участия в заседании круглого стола

5. Просьба подтвердить участие

6. Формула вежливости

При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выраже­ния, выделяется постоянная, переменная информация, определяется форма представления текста.

На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм доку­ментов организации, в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.).

Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п.

Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структур­ных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой, со службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм утверждаются руководителем организации. Вновь создаваемые унифицированные формы могут использоваться в традици­онном или автоматизированном режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:

1. Работники службы ДОУ;

2. Другие специалисты.

Программы обучения включают в себя:

• цели унификации и ее место в ДОУ;

• специфика ОДС;

• требования к композиционной структуре документов;

• основные методы унификации текстов управленческих документов;

• формы представления унифицированных текстов и др.

Введение альбома предусматривает его актуализацию, т.е. исключение устаревших форм, разработку и включение вновь утвержденных форм, их корректировку.

Одним из средств унификации является формализация. Следствием регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих действий и ситуаций, темати­ческой ограниченности деловой речи является широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых шаблонных словосочетаний и языковых оборотов, используемых в неизменном виде: сообщаем, что в период с... по...; акт составляется комиссией в составе ... ; направ­ляется на согласование (рассмотрение, утверждение); в соответствие с договоренностью, достигнутой ...; во время переговоров стороны обсудили возможность ...; просим вас изы­скать возможность ...; принимая во внимание, что ..., просим; учитывая изложенное, про­сим ....

Языковые формулы - результат унификации языковых средств, используемых в одно­типных, повторяющихся ситуациях. Формулы выступают как юридически значимые компо­ненты текста, без которых документ не обладает юридической силой или выступают в каче­стве элементов, определяющих его видовую принадлежность: оплату гарантируем (гаран­тийное письмо); гарантируем возврат кредита в сумме ... до ... ; претензии по гарантии следует предъявлять ...; в противном случае к вам будут применены штрафные санкции; контроль за исполнением ... возложить на ...

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ность понимания текста документа, как автором, так и корреспондентом документа, сокра­щая время на его подготовку и восприятие.