- •Тема 2: Формуляр текстового документа хv1-хvп вв. Обозначение вида, автора,
- •Тема 3: Оформление текста, места составления, даты, удостоверяющих реквизитов в документах хv1-хv11 вв.
- •Вводную часть (наррация);
- •Диспозиция (основная часть).
- •Тема 10: Текст современного управленческого документа. Композиционная структура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.
- •Тема 11: Употребление в текстах современных управленческих документов иностранных слов, терминов, неологизмов, сокращений.
- •II) Графические сокращения делятся на:
- •Тема 12: Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы.
- •Унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;
- •Разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.
- •Тема 13: Организационное обеспечение унификации текстов документов.
- •Тема 14: Формы представления текстов унифицированных документов.
- •Анкеты;
- •Тема 15: Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации
- •Тема 16: Понятие «система документации». Признаки системы документации.
- •Тема 20: Основные требования к построению формуляра-образца.
- •Тема 21: Методы содержательной и формальной унификации документов.
- •Тема 22: Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые уфд, уфд предприятия, альбом унифицированных форм документов.
- •Общегосударственные;
- •Отраслевые / ведомственные;
- •Формы документов предприятий.
Тема 13: Организационное обеспечение унификации текстов документов.
Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области ДОУ: государственных стандартов; отраслевых стандартов; Примерной инструкции по делопроизводству; общегосударственных классификаторов технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь, в том числе ОК РБ «Унифицированные документы»; унифицированных систем документации; уставов (положений) об организации; распорядительных документов руководства организации; инструкций по ДОУ; табеля форм документов, создаваемых в организации; на основании номенклатуры дел организации.
Работы по унификации текстов документов включают в себя следующие этапы:
определение объекта унификации;
анализ текстов документов и обобщение его результатов;
подготовка унифицированных форм документов;
формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;
утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.
Тема 14: Формы представления текстов унифицированных документов.
Текст унифицированных документов оформляется в виде:
1) связного (типового) текста или трафаретного текста;
Анкеты;
таблицы;
соединенных форм (композиции в виде связного текста, анкеты, таблицы).
♦ Связный (типовой) текст - текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что не исключает возможности выделения постоянной и переменной информации.
Связный текст унифицированного документа с различными формами связи (согласование, управление) содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов.
В основном в унифицированных документах, представленных связным текстом, используется форма изложения от третьего лица единственного числа. В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами, используется эта форма изложения, что является отражением принципа коллегиальности. В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа. В документах типа докладной записки форма изложения от первого лица является нормой.
Связный текст может быть составлен на основе трафарета.
Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
В связных текстах унифицированных документов, составляемых на основе трафарета, следует учитывать: заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией.
Устойчивые обороты представляют собой предложения, воспроизводимые как устойчивые синтаксические единицы. Например: Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Е.В.Ковалевскую.
В связных текстах сложных документов используется параллелизм языковых выражений. Например: Основными задачами института являются: осуществление исследований, изучение научного опыта, обобщение, распространение...
При построении словосочетаний в связных текстах следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в деловом языке, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных, глагольно-именных словосочетаний, отыменных предлогов (на основании, в целях, в соответствии), а также сложных союзов (в связи с тем, что). В связных текстах используются сжатые синтаксические конструкции, двусоставные предложения (желательно - с прямым порядком слов). Используются односоставные предложения: безличные и неопределенно-личные (утвердить следующее распределение обязанностей, контроль за исполнением приказа возложить).
Связные тексты в форме сложных предложений употребляются в констатирующей части распорядительных документов, в водной части писем, докладных и объяснительных записок, актов, протоколов и других сложных по структуре документов.
Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные, отражающие последовательность иерархически связанных фактов. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом (в работе совещания, на котором присутствовало 200 человек, приняло участие...).
Придаточные предложения могут быть замещены причастными или деепричастными оборотами. Этим достигается лаконичность и сжатость текста. Например: Направляем для... согласованные с... методические указания об определении стоимости ....
Причастный оборот может следовать за определяемым словом или предшествовать ему. Наиболее нейтральным является расположение причастного оборота после определяемого слова.
Место деепричастного оборота относительно свободное. Он может предшествовать сказуемому или следовать за ним.
Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями. Например: В предложении следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели (неверно). Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе и методы, использованные для достижения этой цели (верно).
Синонимичны по значению придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными (согласно договоренности, по окончании, в соответствие с указанием и т.д.).
При построении предложений следует учитывать особенности, характерные для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространены односоставные предложения со сказуемым в качестве члена, с которого предложение, как правило, и начинается. Например: Просим выслать технический проект на разработку...
В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов. Например: Органы госнадзора проверяют качество оборудования.
Для связного текста унифицированного документа характерно также преобладание страдательных конструкций над активными (БелНИИДАД разработана Примерная инструкция по делопроизводству).
♦ Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации описания одного объекта по определенному набору признаков.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования показателей, а переменной - их конкретные признаки. Постоянная информация в документе представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначный ответ, т.е. переменную информацию.
Перечень обобщенных признаков, т.е. постоянная информация, и пустые строки для заполнения их переменной информацией, расположены вертикально.
Наименования обобщенных признаков и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже (пол, фамилия, дата рождения).
♦ Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.
Форма таблицы применяется при изложении как словесной, так и цифровой информации. Постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, которые внесены в соответствующие графы.
В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизонтальный (строки). Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показателей, заносится в графы, переменная - в строки.
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, а на каждой последующей странице указываются номера граф. При большом количестве граф в таблице допустимо повторение заголовков. Заголовки и подзаголовки граф и строк выражены именем существительным в именительном падеже.
Употребляются только общепринятые сокращения и ценовые обозначения.
Табличный способ организации текста используется в случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, допускается применять таблицу. Допускается применять в качестве таблицы часть текста.
♦ Соединение форм представления унифицированного текста - это интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или таблицей.