Тема 22: Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые уфд, уфд предприятия, альбом унифицированных форм документов.

Результатом унификации документов, закрепленным нормативно, является создание унифицированных форм документов. УФД представляет собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и рас­положенных в определенном порядке на носителе информации. В зависимости от уровня ут­верждения унифицированные формы документов разделяются на категории:

1. Общегосударственные;

2. Отраслевые / ведомственные;

3. Формы документов предприятий.

Общегосударственная унифицированная форма - это унифицированная форма документа, входящая в состав УСД и обязательная для применения на всей территории Рес­публики Беларусь в определенной сфере деятельности. Состав показателей, включаемых в УФД данной категории, определяют разработчики УСД.

Отраслевая унифицированная форма - это унифицированная форма документа, ут­вержденная министерством или иным органом управления и обязательная для применения всеми предприятиями и организациями данного министерства или ведомства. УФД данной категории должны включать показатели, специфичные для данной отрасли или ведомства и отсутствующие в общегосударственных УФД.

Унифицированная форма документов предприятия - это унифицированная форма документа, утвержденная руководством предприятия и применяемая только на данном пред­приятии. Унифицированные формы данной категории должны включать показатели, специ­фичные для конкретного предприятия и отсутствующие в общегосударственных и отрасле­вых УФД.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов.

Альбом форм документов (другое название - альбом форм УСД) (применяется в об­щегосударственной или отраслевой УСД) - это сборник эталонных УФД, содержащих ин­формацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. Содержит УФД, включенные в ОКУД по данной системе, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов по функциям управления.

Альбом форм документов организации - сборник эталонных УФД, применяемых для документирования деятельности организации (в деятельности конкретного предприятия). Содержит формы документов, включенных в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Порядок расположения унифицированных форм документов в альбоме должен соответ­ствовать табели форм документов.

Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подраз­делениях организации. После экспертизы и согласования всех предложений и замечаний альбом форм, как и табель форм, утверждается руководителем организации.

14