Тема 16: Понятие «система документации». Признаки системы документации.

Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются деятельность опреде­ленной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, да­лее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее -уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государст­венной власти: министерство, концерн, предприятие.

В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.

В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функцио­нальные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдель­ных.

Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим систе­мам: • деление системы на подсистемы:

система документации отрасли или отдельной функции управления делится на подсис­темы, что определяется содержанием документируемой деятельности, т.е. в системе доку­ментации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определен­ной задачей управления или соответствующим уровнем управления. Система плановой до­кументации включает в себя в соответствии с формами плановых органов подсистемы:

1. Организации методологии планирования;

2. Перспективного планирования;

3. Текущего планирования.

Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою оче­редь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (на­пример, перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);

• взаимосвязь внутри и между системами:

внутри системы между ее элементами существуют взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изо­лированно. Каждый из них занимает определенной место, предназначен для определенных целей, отражает внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляет­ся в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Существует взаимосвязь и взаимообусловленность систем документации, нередко - взаимное проникно­вение друг в друга.

ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами докумен­тации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организа­ционные вопросы, планирование, отчетность и т.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты.

Тесно связаны между собой системы плановой и отчетно-статистической документа­ции. Если различные виды планов входят в состав плановой документации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях действия планов: как в ходе переписки по их выполнению, так и при подведении итогов по их выполнению.

Т.о., системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают;

• наличие внутренней организации;

• автономность элементов системы:

автономность систем проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсис­тем данной системы в значительной мере самостоятельно. Например: в подсистеме "учет имущественно-материальных ценностей» ведутся книги и картотеки по учету основных средств, акты о приеме, сдаче, списании материалов и др. Все эти документы выполняют важную и достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Но это не противо­речит принципу взаимосвязи с другими подсистемами в решении общих задач данной сис­темы.

• способность к развитию:

каждая система непрерывно развивается вместе с усложнением и развитием функций управления, его технической оснащенности и усложнением управленческих задач.

Темы 17 и 18: Историческая обусловленность формирования систем документа­ции. Системы документации ВКЛ. Развитие систем документации в Российской импе­рии и на современном этапе.

Система документации, как и документ - следствие исторического развития. С развити­ем государства и его аппарата управления отдельные документы приобретают новое качест­венное значение. Постепенно из некогда единой системы документации в силу развития спе­циализации и дифференциации управления в отраслевых и функциональных направлениях выделились специальные системы документации, обслуживающие отдельные функции или отрасли деятельности государства. Процесс дифференциации систем документации приме­нительно к дифференциации управления привел к выделению системы общего делопроиз­водства. Документирование по общим вопросам управления охватывает основную деятель­ность учреждений. Комплекс документов, возникших при документальном оформлении этой деятельности, - общая документация. Параллельно выделяются специальные системы доку­ментации, в которых отражаются отдельные функции управления: система учетной, военной, судебной, финансовой документации и др. Складывание в Беларуси специальных систем до-

кументации относится к ХУ-ХУ1 вв. Отсутствие в ВКЛ центральных специальных органов управления государством обусловило отсутствие отраслевых систем документации за ис­ключением судебной документации в некоторой степени. Специальные системы документа­ции, которые мы выделили, носили функциональный характер.

Системы документации, сложившиеся в этот период - не неизменны. Усложнение задач управления привело к изменениям в составе и содержании систем.

Проследим развитие специальных систем документации на примере учетной докумен­тации. Существовало два направления учета: бухгалтерский и статистико-экономический.

Бухгалтерский учет.

На характер бухгалтерской документации в ХV-первой половине ХV1 веков оказали значительное влияние:

• отсутствие постоянного органа для управления финансовыми делами;

• особая система поступления финансовых ресурсов в центральную государственную казну (скарб земский и дворный), при которой сюда попадали только остатки государствен­ных доходов, не израсходованных на местах. Подскарбий принимал деньги или вещи, выдавая лицу, доставившему их, вызнание или расписку, служившую для него оправда­тельным документом.

Большая часть государственных расходов (выплата жалования и т.д.) приходилась на «местные кассы». По личному приказу господаря или по его совету с Панами Радными пи­сари государственной канцелярии выдавали заинтересованным лицам квиты (квитанции), по которым они могли получить причитающиеся им суммы из местных касс, исходя из средств, которыми располагали «местные кассы», мнения кредитора на месте. Из скарба подскарбий земский выдавал деньги и вещи чаще всего на листы и квиты, взятые получате­лем у великокняжеских писарей, в редких случаях - по устному поручению Господаря или панов.

Каждый писарь вел реестр квитам, выданным при его посредстве, с кратким обозначением их содержания (реестры отправ), которые являлись, по сути, расходными книгами.

Квиты, оплаченные местными урядниками и арендаторами господарских доходов, и расписки, выданные подскарбием при сдаче остатка доходов в скарб, предъявлялись ими во время ежегодного финансового отчета. После отчета писарь от имени Великого князя выда­вал отчитавшемуся квитанцию с печатью и заносил в книгу результаты личбы (отчета): приход, расход, остаток или копию квитанции.

Аналогичным образом отчитывался подскарбий земский, предъявляя в качестве оправ­дательных документов господарские листы и квиты, реестры сделанных расходов.

Книги, в которые заносились отчеты местных финансовых агентов, называли книгами аренд. Первоначально в эти книги заносилась информация о передаче в аренду мыт, корчем, других доходных мест, а также соответствующие акты о принятии личбы у этих арендато­ров. При Великом князе Александре в эти книги стали вписывать информацию по вопросам скарба, но не имевшим отношение к арендам. Со времени Жигимонта Старого книги аренд становятся основными учетными книгами скарба. В них вписывались документы об арендах, финансовые отчеты должностных лиц, «листы вызнанные» кредиторам великого князя, об­щие отчеты по скарбам подскарбия земского и др.

В середине ХVI в. в организацию учета внесены некоторые изменения и усовершенст­вования. Расширены функции подскарбия земского. Он наделен полномочиями министра финансов. Ему отдано высшее управление господарским хозяйством и ведение центральной отчетности. Устава на волоки 1557 г. подчинила подскарбию земскому старост, державцев, тивунов, городничих и других держателей господарских доходных мест, которые должны были давать финансовые отчеты подскарбию земскому либо одному из его ближайших по­мощников - писарю скарбному. Выдавалась квитанция, за которую нужно было платить 2 гроша.

……………………………………………………………………………………………………….

СТБ 6.10.1-95 рекомендует строить УФД именно с помощью формуляра-образца. Необ­ходимость формуляра-образца определяется разработчиком унифицированной системы до­кументации.