Содержательный модуль № 2 «Менеджмент: социально-психологический аспект»

Тема 6 Коммуникации в системе управления организацией

1. Управленческая информация и требования к ней

2. Классификация управленческой информации

3. Система информационного обеспечения торговых предприятий

4. Сущность коммуникаций и их виды

5. Процесс коммуникаций и характеристика его этапов

6. Повышение эффективности коммуникаций

1. Управленческая информация и требования к ней

Понятия «информация» отличается от понятия «данные».

Данные - это факты и цифры, полученные вследствие прямого наблюдения за событиями.

Информация (фр. іnfоrmаtіоn от лат. informo — предоставляю форму, создаю представление о чем-то) — сообщение, которое дает возможность устранить неопределенность знаний пользователя о состоянии объекта и развитии событий [57, С. 115].

Информация - это превращенные в определенном контексте данные, что есть содержательными и полезными для конкретных пользователей.

Информация, используемая в процессе управления предприятием позволяет руководителю:

- оценивать состояние и тенденции изменения во внутренней и внешней среде функционирования предприятия;

- получать конкурентные преимущества на рынке;

- снижать финансовый риск и опасности для имиджа предприятия;

- определять отношение потребителей к товарам и предприятию, следить за формированием его имиджа;

- оценивать уровень эффективности деятельности предприятия;

- координировать стратегию маркетинга в целом и каждого из ее элементов;

- получать поддержку в конкретных решениях [47, С.88].

Информация выступает как основа процесса управления. С помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями системы управления [42, С. 468].

Информация может быть охарактеризована с точки зрения количества и качества.

Количество является основной характеристикой загрузки управленческих работников. Оценка количества информации во многом зависит от способов ее фиксации, носителей и технических средств.

Качество характеризуется ее соответствием ряду требований:

- полнота информации - определяется соотношением необходимых для процесса управления и фактически полученных сообщений;

- актуальность - характеризуется временем, в течение которого ее содержание устаревает. В связи с требованием актуальности очень важно наиболее полно ее использовать в тот период, когда она имеет наибольшее значение для обоснования решений. Актуальность во многом зависит от своевременности сбора, регистрации, обработки и использования по назначению;

- ценность - характеризуется степенью соответствия поставленной цели и определенной проблеме;

- достоверность - характеризуется определенным числом ошибочных символов на соответствующий объем информационного фонда;

- точность - характеризуется степенью соответствия реальным значениям изученных показателей [47, С. 88-89].

2. Классификация управленческой информации

Информация, которая используется в процессе управления, может быть классифицирована по разнообразными признаками:

1. По содержания: экономическая, правовая, торгово-оперативная, организационная, социальная и техническая информация.

2. По назначению: отчетная, плановая, статистическая, контрольная, нормативная.

3. По степени преобразования: первичная и вторичная.

Первичная информация - совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из источника возникновения;

Вторичная информация - информация, полученная путем переработки первичных данных.

4. По источнику возникновения: внутренняя и внешняя.

Внутренняя - бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования.

Внешняя информация - информация, полученная от посредников, поставщиков, покупателей, деловых партнеров, средств массовой информации, промышленный шпионаж.

5. По месту образования и направления информационных потоков: входящая и исходящая.

Входящая информация - та, которая охватывает сведения, которые поступают в предприятие (сопроводительные документы, законодательные акты).

Исходящая информация - информация, которая выходит из предприятия (реклама, заказ на снабжение товаров).

6. По степени надежности: достоверная и возможная.

Характер возможной информации может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не разрешают это сделать или сознательно распространяются ошибочные сведения.

7. По средствам распространения: устная, письменная и комбинированная.

8. По форме отображения: визуальная (графики, таблицы, табло и др.), аудиоинформация (воспринимается на слух благодаря звукозаписи), аудиовизуальная (сочетает информацию в форме изображения и звука) [42, С. 470].

9. По форме представления: цифровая, буквенная и кодируемая [42, С. 470].

10. По характеру носителей информации: документируемая и недокументируемая [42, С. 470].

11. По назначению: директивная (предписывающая), отчетная и справочно-нормативная [42, С. 470].

12. По стабильности: условно-переменная, условно-постоянная [42, С. 470].

13. По способу отображения — текстовая (алфавитная, алфавитно-цифровая) и графическая (рисунок, диаграммы, схемы, графики) [42, С. 470].

14. По способу обработки: поддающаяся и не поддающаяся механической обработке [42, С. 471].