7. Информационная система как организационная форма реализации иоу

Под информационными системами в широком смысле понимаются совокупности информационных ресурсов, информационной инфраструктуры, субъектов, осуществляющих сбор, формирование, распространение и использование информации, а также систем информационно-экономических механизмов и правового регулирования возникающих при этом общественных отношений. Они включают деятельность субъектов, связанную с созданием, преобразованием и потреблением информации, а также участие в международном информационном обмене и научно-техническом сотрудничестве. Информационные системы в узком смысле включают организационно упорядоченные совокупности документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием компьютеров и средств связи, реализующих информационные процессы

В информационные процессы интегрируются поиск, получение, сбор, обработка, накопление, хранение, создание, защита, передача, распространение, использование и уничтожение информации. Документированная информация зашифровывается на материальных носителях, имеет реквизиты для ее идентификации. Документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей, становится информационными продуктами (продукцией), предназначается и применяется для удовлетворения потребностей пользователей. Действия субъектов (собственников и владельцев) по обеспечению пользователей информационными продуктами становятся информационными услугами. В рыночном хозяйстве информационные продукты и услуги являются товарами, поэтому важно учитывать экономические, правовые, психологические и другие социальные аспекты информационных процессов, включая формирование информационной культуры.

27. Развитие информационных технологий и появление новых видов документов. Виды и особенности документов, изготовляемых средствами вычислительной техники.

ИТ в процессе эволюции общества претерпевала естественные изм, связанные с развитием произв сил, т.е. с новыми ступенями развития общества. Технология как строгое научное понятие означает комплекс научных и инжинерных знаний, воплощенных в способах, приемах труда, наборов материально-вещественных факторов производства, способах их соединения для создания к-л продукта или услуги. Следует подчеркнуть 2 аспекта, содержащихся в определении:

технология неразрывно связана с процессом, совокупностью действий, осуществляемых во времени;

технологический процесс осуществляется в системах искусственных, созданных человеком для удовлетворения каких-либо потребностей.

В определении любой технологии можно выделить следующие основные компоненты:

предмет, подвергаемый технологическим изменениям;

способы и методы воздействия на предмет;

средства технологических воздействий на предмет;

ИТ – технологии, ориентированные на получение, обработку и распространение (передачу) информации.

Цель ИТ – производство информации для ее анализа человеком и принятие на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

основные характеристики ИТ:

предметом обработки являются данные;

целью процесса является получение информации;

средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно-аппаратные вычислительные комплексы.

процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с данной предметной областью

выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решения;

критерием оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, доступность, полнота.

К настоящему времени ИТ прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась появлением новых технических средств переработки и передачи информации.

Внедрении ПК в информационную сферу применение телекоммуникационных средств определили новый этап развития ИТ и, как следствие, изменение ее названия: новая ИТ.

Новая ИТ – ИТ с дружественным интерфейсом работы с пользователем, использующая ПК и телекоммуникационные средства.

принципы новое ИТ:

интерактивный режим работы с компьютером;

интегрированность с другими программными продуктами;

гибкость процесса изменения как данных так и постановок задач.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающий обработку его информации ЭВМ. Следует отметить, что любой ЭД является машиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным.

Материальный носитель у документа есть всегда: ЭД, размещенные в сети внутреннего или общего пользования являются материальными. Однако ЭД, в отличие от традиционных документов являются не физической, а логической целостностью. ЭД не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается ЭД только если она является результатом или доказательством деятельности.

27. Понятие электронный документ и электронная документация. Природа электронных документов, применяемых в управленческой деятельности организации. Структура электронного документа. Метаданные электронного документа. Форматы файлов электронных документов.

Электронный документ —информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

Информация, зафиксированная на машинном носителе, признается электронным документом, если она:

1) имеет структуру, установленную настоящим Законом, и содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

2) создается, обрабатывается и храниться с помощью программных и технических средств;

3) может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком.

Статья 6. Структура электронного документа.

Электронный документ состоит из двух частей: общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

Статья 7. Формы представления электронного документа

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя объекте в понятной, доступной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме.

Метаданные – структурированные данные о данных, т.е. информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск. Особое значение – при работе с электронными документами. В стандарте ГОСТ 7.70-2003 термин «метаданные» определен как формализованное описание электронного информационного ресурса, используемое для идентификации и категоризации ИР при работе с большими совокупностями информационных ресурсов. Стандарт ИСО 15489 «метаданные» - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течении времени. Метаданные нужны для поиска.

Из этого определения следует, что делопроизводственные данные используются прежде всего для описания содержания, структуры и контекста документа.

Содержание – контент, фактическая информация документа, фиксирующая управленческую деятельность.

Структура – внешний вид и расположение частей содержания (носитель, формат файла, организация данных, расположение реквизитов), а также наличие в документе связей с другими документами.

Физическая структура зависит от ПО и ТО. Поэтому понятным ЭД делает логическая структура – отношение между его составными частями.

Электронные документы должны формироваться в виде файлов в формате XML

с использованием правил, определенных в файлах описания структуры XML-документов