При подготовке к совещанию необходимо:

1. Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

2. Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

3. Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

4. Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

5. Как можно раньше послать приглашение участникам;

6. Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

7. Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 – 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

Правила подготовки совещаний:

1. Всегда нужно тщательно готовиться к совещанию, чтобы оно прошло успешно. Ваша цель – провести время продуктивно и эффективно. Независимо, сколько человек будет участвовать в совещании, помните следующие вещи:

• каков ваш ожидаемый результат? Вы хотите прийти к согласию по поводу какого-либо вопроса, или вы хотите найти новые решения проблем? Или вы хотите просто предоставить новую версию того, что каждый будет делать?

• выберите правильный тип совещания. Большинство совещаний имеют 4 цели – предоставление информации, сбор информации, решение проблемы и принятие решения. Для каждой из целей определите конечный результат.

2. Расскажите всем участникам совещания о правилах его проведения. Сделайте все, чтобы поддержать диалог. Выслушайте все мнения и взгляды и не позволяйте отдельным взглядам господствовать над другими. Помните, что если вы будете скучны, то скучно будет и всем остальным участникам совещания. Пользуйтесь следующими указаниями, чтобы сохранять живость совещания:

• создайте и поддерживайте связь с группой. Если вы хотите, чтобы участие было активным, то не оценивайте то, что говорят люди до того, как вам надо будет сделать решение. Пусть диалог проходит ровно. Как только придет время сделать решение, выскажите его официально;

• дайте возможность высказаться каждому. Если кто-то продолжает говорить что-то без остановки, перефразируйте его мысль и переключитесь на другого участника совещания;

• умейте справляться с конфликтами. Большинство конфликтов происходит в результате недопонимания между людьми. Удостоверьтесь, что все факты точны и понятны.

3. Чтобы окончить совещание эффективно вам следует:

• заканчивать вовремя. Всегда следуйте установленным временным рамкам.

• определите последующие действия. Вы должны прийти к согласованным действиям после совещания. То есть, четко определите, что должно быть сделано, кем и когда.

• следуйте установленным последующим действиям после совещания. Это даст людям понять, что их присутствие на совещании имело значение.

Помните, что планирование совещания сделает его более эффективным и продуктивным, и даже приятным. Удостоверьтесь, что каждый служащий после совещания имеет представление о том, что ему предстоит сделать. Так вы сможете быть уверены в том, что совещания не прошло впустую.