Телефакс – правила ведения переписки

В настоящее время государственные и муниципальные службы стали использовать такое средство коммуникации, как факсимильные копировальные аппараты (телефаксы). С их помощью можно за 12 секунд отправить посредством каналов факсимильной связи точную телекопию какого-либо документа: схемы, диаграммы, графики, фотографии и т.п. Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты: дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости и т. д. Стилистически такие сообщения могут быть менее официальными, чем деловые письма.

Пометка «конфиденциально» не поможет сделать ваш факс секретным, если только получатель в момент передачи сообщения не стоит рядом с аппаратом и сам не принимает послание.

Запись разговора на автоответчик

Автоответчик значительно облегчает общение в тех случаях, когда вам необходимо, чтобы сообщение дошло по назначению.

Если вам ответил автоответчик, то следует дождаться звукового сигнала и, выдержав секунду паузы, наговорить свое сообщение.

Пауза нужна для того, чтобы дать возможность автоответчику переключиться в режим записи.

Оставляя сообщение, необходимо назвать себя, сказать время звонка, кратко изложить суть дела и, в случае необходимости, оставить свой номер телефона. Многие автоответчики рассчитаны только на 60 секунд непрерывной записи, так что постарайтесь говорить кратко, а если необходимо что-то сообщить дополнительно – перезвоните еще раз и запишите конец вашего сообщения.

Говорить с автоответчиком надо четко – он не может переспросить вас, если вы что-то произнесете неотчетливо.

Этикет государственного и муниципального служащего в Интернете, этикет в компьютерных сетях

Основными пользователями сети Интернет первоначально были, в основном, работники государственных учреждений и научных организаций. Порядок и способы использования Интернета описывались в инструкциях. Этикет использования сетей основывался на устоявшихся в научных кругах нормах общения и обмена информацией.

Многие из государственных и муниципальных служащих используют Интернет также именно в тех целях, для которых он создавался – для поиска информации.

Постепенно Интернет из сообщества чисто информационных сетей превращается в один из видов развлечения, оставаясь при этом, в первую очередь, источником информации. В свою очередь доступность электронной почты для пользователей в области государственного и муниципального управления позволила оценить ее преимущества по сравнению с традиционными видами служебной почты.

Стало очевидным, что появилась необходимость в выработке своих норм этикета как для пользователей, так и для тех, кто их обслуживает.

В различных органах государственного и муниципального управления учреждениях, в электронных конференциях пользователей в процессе обсуждения появляются новые нормы поведения – нетикет (netiquette, от английского net – «сеть» и французского etiquette – «этикет»).

Обсуждение этих норм продолжается и по сей день, хотя и появились некоторые основополагающие правила. Содержание этих правил зависит от вида использования Интернета в государственной и муниципальной службе.