Программные средства офисных информационных систем

Первоначально в качестве программно-инструментальных средств автоматизированной поддержки делопроизводства использовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства графической обработки информации, средства для организации работы пользователей.

С появлением интегрированных пакетов офисных систем (ОС), когда все эти средства были объединены в единое целое и их работа была осуществлена под стандартным интерфейсом, каждый из работающих получил возможность иметь доступ ко всем ресурсам таких систем, которые стали использоваться и для поддержки делопроизводства.

Использование программных комплексов офисных систем в сфере автоматизации делопроизводства дает пользователям целый ряд преимуществ, наиболее весомыми из которых являются общность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая степень интеграции программ, низкая цена и менее жесткие (за счет использования общих модулей) требования к системным ресурсам. Как правило, такие комплексы включают в себя стандартный базовый набор приложений (текстовый процессор, электронную таблицу и СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты, которые объединены единой средой, способствующей коллективной работе пользователей.

Требования к составу и архитектуре системы:

- система должна базироваться на архитектуре «клиент-сервер», обеспечивающей опти-мальное соотношение «затраты/производительность»;

- серверная часть системы должна функционировать под управлением ОС UNIX или Windows 2000/NT;

- клиентская часть системы обычно реализуется под управлением Windows 98/2000/XP, что обеспечивает удобный интерфейс пользователя с возможностью его модификации по мере появления более развитых версий этой системы;

- система должна обеспечивать интерфейс с наиболее популярными системами электронной почты (MS Mail, cc:Mail);

- система должна включать технические и программные средства для обработки и хранения документов на различных носителях (средства сканирования бумажных документов, оптические диски, магнитные ленты). Реализация данных механизмов невозможна без ведения специальных хранилищ (архивов) для занесения и поддержания промежуточных и утвержденных документов.

В табл. 1.5 приведены основные сведения по наиболее распространенным программным средствам реализации офисных информационных систем. Эти программные продукты могут быть использованы для реализации систем электронного документооборота различного назначения на предприятиях любого профиля.

Таблица 1.5

Сравнительные характеристики основных офисных систем

Наиболее целесообразным представляется их применение в условиях массового потока разнотипных документов на различных носителях при большом числе одновременно работающих пользователей, в том числе и для обработки и архивирования технической документации с большим удельным весом графического материала (чертежей, эскизов, рисунков).

Необходимо отметить, что программные офисные средства Microsoft Office представляют собой набор логически не связанных между собой, с точки зрения автоматизации электронного документооборота, компонентов инструментального характера. Чаще всего он включает текстовый редактор, систему электронных таблиц, СУБД, системы электронной почты и иногда средства для проведения презентаций.

Программные средства для рабочих групп класса Lotus Notes представляют собой следующий шаг в развитии офисных систем. В этих продуктах решены проблемы взаимодействия и одновременной работы многих пользователей, коммуникации между ними. В их основе присутствуют инструментальные средства для формирования документов, их маршрутизации между несколькими пользователями, реализации некоторых этапов технологического цикла обработки документов (визирования документов, контроля исполнения и т.д.). Архитектура большинства продуктов этого класса включает в свой состав базу данных для хранения документов и различных описаний, связанных с ними.

Оптимальным решением для организации электронной обработки и хранения больших массивов документов различных типов на разнообразных носителях является применение интегрированных систем, позволяющих обеспечить следующие условия:

- соответствие типов документов и предлагаемой технологии их обработки требованиям и стандартам, установленным в организации;

- масштабируемость и интенсивность системы к изменению требований пользователей в перспективе;

- базирование системы на наиболее прогрессивных и проверенных временем решениях в области программного обеспечения.