Тема 7. Организационное проектирование

При изучении данной темы обратите внимание на то, что:

• организационное проектирование - практическое применение законов организации к процессу ее создания или совершенствования;

• процесс проектирования организации можно рассматривать как поиск наиболее эффективного сочетания внутренних ситуационных переменных в условиях динамического изменения факторов внешней и внутренней среды;

• проектирование структуры и процессов организации должно соответствовать выбранной стратегии;

• в проектировании структуры и процессов организации учитываются определенные основополагающие правила: принципы построения структуры, принципы организации процесса, принципы оптимизации структур и функционирования процессов (тема №8).

7.1. Концепция организационного проектирования

Проекти­рование организации следует понимать как обязательный этап единого процесса экономического, хозяйственного, организационного развития сис­темы. Концепция проектирования современной организации базируются на рассмотрении организации как открытой динамически развивающейся системы, целью которой является самосохранение и развитие. Проектирование организационной системы определяет целевой выбор способов достижения эффективности хозяйственной стратегии социально-экономической организации. Цель проектирования организационной системы или ее изменение в компании разрабатывается и осуществляется с учетом изменения факторов экономической и хозяйственной ситуации.

В концепции управления определение объектов и этапов проектирования является аналитическим процессом постановки цели и выявления задач проектирования или исследования системы. (Рис.7.1.). Цели организационного проектирования определяются в решении проблем прогнозирования и планирования ее развития.

Информационная функция является интегрирующей функцией управления проектом создания, обеспечения функционирования организации или ее совершенствования. На этапе сбора информации используется статистическая информация и информация, полученная в результате непосредственного наблюдения или исследования рынка. Статистическая информация используется в проектировании систем многоуровневого планирования, к которым и относится социально-экономическая организация. По результатам сбора статистической информации (статистическая модель) реализуется функция планирования, то есть устанавливаются цели и задачи проектирования, выделяются функции в системе управления проектом.

Системное

окружение

(рынок).

Организация

План

преобразований

Цели

Проблемы

Перспективная модель

бизнес-организации

Рис. 7.1. Объекты и этапы организационного проектирования

Источник: Подлесных В.И. Теория организации. – СПб.: Бизнес-пресса.2003.

На этапе анализа информации разрабатывается вариант решения проектных задач, проводятся прикладные исследования, проводится предварительная оценка эффективности выбранного варианта и составляется техническое задание проектного решения. В анализе проектного решения рассчитывается потребность в ресурсах; определяются сроки, персонал и себестоимость проектных работ.

Структурный план проекта, составленный на основе работы с информацией, является важной составляющей моделирования, как метода проектирования организационной системы. Структурный план проекта составляется на основе анализа и планирования работ в определении матрицы задач в производственной деятельности, сетевого плана (графиков и сроков выполнения работ), финансового плана (анализ расходов и себестоимости работ). В проектировании разрабатывается организационно-техническая и другие виды документации, в частности спецификация структурного плана, которая содержит отчеты по использованию производственных мощностей, отчеты по срокам и отчеты по расходам, которые обрабатываются в единой информационной системе управления проектом. Контроль и управление структурным планом проекта осуществляется по результатам исполнения функциональных задач или по результатам отчетной информации в решении задач производственной деятельности и управления. Опираясь на существующее информационное обеспечение процесса проектирования организации, формируется бизнес-план преобразований перехода к перспективному состоянию.

План преобразований успешно реализуется по двум направлениям: осуществление программы социально-экономического развития и организационным преобразованиям, которые учитывают человеческий фактор в управлении его реализацией. Важной задачей управления является качество организационного процесса, в соответствии с решением задачи его проектирования и осуществления.

7.2. Проектирование организационной структуры управления

Проблема проектирования структуры управления компанией выявляет необходимость создания механизма проектирования. Смирнов Э.А.[7] выделяет две обязательные части механизма проектирования организационных систем: механизм внутреннего функционирования и механизм отношений с внешней средой. Состав элементов механизма внутреннего функционирования организации состоит из объектов организации, функционирование которых регламентируется документами организации, представляющими необходимую информацию о положениях, инструкциях, процедурах в организации производственной деятельности и управлении. Механизм отношений с внешней средой необходим для формирования «делового поля» в отношениях компании с окружением и определяется составом необходимой информации, регламентирующей отношения компании как субъекта самостоятельного хозяйствования в системе законодательных норм при заключении соглашений или оформлении контрактных договоренностей.

Причем, в реализации механизма проектирования организационных систем Смирнов Э.А. выделяет два важных правила (принципа). Принцип последовательности формулируется автором, следующим образом: «Для действующих компаний корректировка механизма внутреннего функционирования должна осуществляться после определения тенденций изменения механизма отношений с внутренней средой». И принцип параллельности: « Для новых компаний необходимо проектировать механизм внутреннего функционирования и механизм отношений с внешней средой одновременно».

Процесс организационных преобразований определяется подбором элементов организационного процесса проектирования структуры:

- система целей организации и их распределение между звеньями организации;

- состав подразделений и их взаимодействие;

- распределение задач и функций по всем звеньям организации;

- распределение полномочий и ответственности внутри организации;

- каналы коммуникации, информационного обмена и документооборота в структуре организации.

В проектировании организационной структуры управления Третьякова Е.П.[8] выделяет основные организационные переменные структуры управления при разработке методики ее проектирования. К структурным элементам, взаимосвязь которых определяет тип организационной структуры управления (ОСУ) Третьякова Е.П. относит:

1. разделение труда (специализация);

2. департаментизация функций;

3. координационные связи;

4. масштаб управляемости;

5. иерархия структуры;

6. распределение должностных полномочий и ответственности;

7. централизация и децентрализация;

8. дифференциация и интеграция подразделений, служб отделов в организационной структуре подразделений.

Организационным содержанием управления является выбор целей, вида и характера, количества, последовательности, сроков проведения и характеристик работ на этапах организационного проектирования. Следует отметить важность концептуального подхода к управлению в повышении организованности системы управления.

Усложнение организационной и управленческой практики, появление новых организационных форм компаний определяют проблему управления, не только в достижении необходимых пропорций между элементами системы и их связями, но и замену имеющихся процессов организации и управления, их реинжиниринг.

Организационным содержанием управления является выбор целей, вида и характера, количества, последовательности, сроков проведения и характеристик работ на этапах организационного проектирования. Важно отметить взаимозависимость задач в решении проблемы проектирования структуры. Например, проектная задача связана с технологией разделения труда и группировкой работ по подразделениям. В данной системе задач организационного проектирования решаются две важных управленческих проблемы:

- снижение растущего многообразия поступающих задач и неопределенность в характере ее выполнения;

- неопределенность в вопросах взаимозависимости работ в подразделении или в организации целом.

Каждая проблема должна быть рассмотрена в совокупности задач, определены приоритеты их решения, с определением ресурсов, исполнителей и сроков их реализации. Решение этих задач и определит цели, характер, последовательность, сроки проведения организационных преобразований в конкретной проектной задаче. Организация в решении этих задач и определит характер, последовательность, сроки проведения организационных преобразований по конкретной проектной задаче.

Заслуживают внимания организационные нововведения, которые являются продуктами организационного проектирования. Организационными нововведениями в современном мире признаются:

• технологии управления системами (например, технология производства и управления, технология продаж, система качества, финансовый инжиниринг);

• технологии реинжиниринга организационных процессов.

7.3. Методы проектирования организационной структуры управления

Метод проектирования организационной структуры определяет главную экономическую, хозяйственную, организационную функцию управления в системе функций задач, которые решаются в структуре подразделений, служб, отделов. В выборе решения необходимо определить функции-задачи (производственные, финансовые, экономические, сбытовые, коммерческие и др.), которые самостоятельно или в определенных сочетаниях образуют функциональные подсистемы, являющиеся прообразом проектных групп, подразделений.

При проектировании структуры управления используются научные методы анализа и оценки информации о целях, стратегии и состояниях среды организации, знания и опыт руководителей, специалистов, экспертов в решении проблемы. Выбор того или иного метода оценивается в первую очередь степенью определенности ситуации, в условиях которой определяются цели, приемы выбора и принимаются решения.

Методы проектирования структур организации решают задачу формирования состава и содержания связей между элементами системы, организации процессов с целью повышения их результативности. Выбор решения реализуется в системе взаимодополняющих методов организационного проектирования:

• метод аналогий;

• экспертно-аналитический метод;

• метод структуризации целей;

• метод организационного моделирования;

• метод функционального моделирования.

В основе метода аналогий лежит идея выбора и использования типовых структур управления, которые определяют основные общие характеристики процесса управления, способа и принципов реализации.

Экспертно-аналитический метод основывается на системном анализе проблемы выбора состава, пропорций структуры управления и оценке ее эффективности для выработки рекомендаций по осуществлению программы преобразования в конкретной организации.

Метод структуризации целей состоит в моделировании структуры с учетом иерархии целей по уровням управления и принципов построения структуры управления.

Метод организационного моделирования основывается на изучении сложившихся пропорций в синтезе структуры и принципов организации процессов в обеспечении функционирования структуры.

Метод функционального моделирования используется в организации и управления системными связями и обеспечения их экономичности. Алгоритм метода направлен на анализ и оценку выделенных элементов целого с последующим подбором, таких частей и связей между ними в целое, которое бы обладало новыми качественными (и количественными) характеристиками.

Вопросы для подготовки и контроля знаний в самостоятельной работе студента по теме №7»организационное проектирование»:

1. Что нужно понимать под требованиями к организационному проектированию?

2. Что означает выражение «системный подход в выборе метода проектирования»?

3. Какие части определяет Смирнов Э.А. в механизме проектирования организационных систем?

4. Что нужно понимать под содержанием требований к организационному проектированию?

5. Что означает выражение «объект проектирования»?

6. Что означает выражение «системный подход в выборе метода проектирования»?

7. Определите возможность возникновения управленческих проблем в системе реализации таких элементов проектирования, как масштаб управления и централизация - децентрализация.

Литература, рекомендуемая при изучении данной темы: [1], [5], [7], [8].