4. Понятие совокупной стоимости владения.
Совокупная стоимость владения (ТСO— Total Cost of Ownership) информационной системой — сравнительно новое понятие, которому в последнее время уделяется самое пристальное внимание в литературе. Под совокупной стоимостью владении понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла последней.
При анализе ТСО рассматривают жизненный цикл, включающий в себя время жизни существующей на предприятии системы, время, необходимое для проектирования нового альтернативного решения, срок эксплуатации альтернативной системы с учетом амортизации ее элементов и ориентировочного срока ожидания. Под сроком ожидания понимают время, необходимое для выхода системы на уровень доходности, при котором ее эксплуатация позволяет получить частичный (до 90%) возврат инвестиций, вложенных в систему.
При выборе новой информационной системы между альтернативными существующему решению вариантами необходимо оценить совокупную стоимость владения для каждого предлагаемого варианта. При этом жизненный цикл, на котором оцениваются прямые и косвенные затраты, должен включать:
время жизни существующей на предприятии системы;
время проектирования новой системы;
время на закупку и внедрение элементов новой системы;
время эксплуатации новой системы, которое необходимо ограничить сроком возврата 90% вложенных инвестиций за счет прибыли от эксплуатации этой системы. Вариант информационной системы с более коротким жизненным циклом предпочтителен для дальнейшего использования. На рисунке самым рациональным является вариант А.
Точка выбора новой системы для каждого предприятия индивидуальна.
Предприятие может начать этот процесс в различных случаях, например:
при появлении необходимости дополнить или изменить функции существующей информационной системы, чтобы они соответствовали изменившимся потребностям бизнеса и не приводили к неоправданным финансовым потерям;
при достижении доходов от эксплуатации существующей системы порядка 90% вложенных в нее инвестиций;
при превышении эксплуатационных затрат на систему над доходами от ее использования и др.
Прямые и косвенные затраты могут включать следующие составляющие.
Прямые затраты
1. Основные затраты:
создание информационной системы;
оборудование — серверы, клиентские места, периферия, сетевые компоненты;
программное обеспечение (ПО);
приложения, утилиты, управляющее ПО;
обновление (модернизация).
2. Эксплуатационные затраты:
управление задачами (сетью, системой, массивами памяти);
поддержка работоспособности системы — персонал, функционирование справочной службы, обучение, закупки, подготовка контрактов на поддержку системы;
разработка инфраструктуры, бизнес приложений.
3. Прочие затраты:
создание коммуникаций — глобальные сети, взаимодействие с поставщиками сервиса, удаленный доступ, Internet, доступ клиента;
управление и поддержка — аутсорсинг, сопровождение, справочная система.
Все затраты на создание информационной системы, которые ассоциируются с установкой оборудования и его подготовкой к эксплуатации, должны оцениваться как часть инвестиций. Эти разовые затраты могут включать в себя такие составляющие, как проектирование системы, программирование, тестирование системы, ревизия системы, приобретение оборудования, разработка и изменение руководств, обучение и передвижения в связи с установкой, тестированием и параллельным запуском системы.
Затраты на оборудование включают в себя стоимость компонент системы, затраты в течение жизненного цикла, такие, как смена оборудования, которое заменяется до истечения жизненного цикла. Затраты на оборудование могут включать и такие разовые расходы, как сопутствующая мебель для периферийных устройств. Оценки подготовительных работ должны основываться на масштабах реноваций и включать в себя изменение расположения при перемещении, добавлении или удалении оборудования. Кроме того, в эти затраты необходимо включать и изменения в электропитании, освещении и кондиционировании воздуха. Если часть оборудования берется в лизинг, то суммарные затраты на это оборудование выделяются в отдельную категорию.
Ниже перечислены основные виды затрат и их составляющие, которые необходимо учитывать при определении совокупной стоимости владения.
Эксплуатационные затраты (затраты на обслуживание и работу системы)
1. Затраты на сетевое управление — расходы административного персонала на решение задач, ассоциируемых с управлением сетью и клиентами
затраты на определение причины неисправности и решение проблемы (ремонт), после того как поступило сообщение о неисправности в сети
регулярные затраты на измерение сетевого трафика и планирование его оптимизации
регулярные затраты на настройку производительности сетевых компонентов и межкомпонентных соединений
временные затраты, связанные с добавлением, перемещением, удалением пользователей и изменением прав доступа к сети
затраты на поддержку сетевых и клиентских операционных систем, включая установку, настройку и инсталляцию драйверов
затраты на поддержание работоспособности сети и клиентов, наподобие диагностики, проверок и прочих задач, которые не попадают в категории, указанные выше
затраты на поддержку пользователя, поддержки производителей, не попадающие в перечисленные выше категории
2. Затраты на управление системой — расходы на управление приложениями, имуществом и миграциями
затраты, связанные с исследованием и планированием проекта новых компьютерных систем, сетевых и коммуникационных компонент, затраты на выбор различных стратегий и конфигураций
затраты, связанные с оценкой и покупкой новых компьютеров, сетевых компонент, коммуникационных устройств и программного обеспечения, определение поставщика, модели и получение финансов
затраты, связанные с управлением, контролем за лицензиями, дистрибуцией и конфигурированием программного обеспечения по сети
затраты, связанные со сбором информации, относящейся к имуществу, и включающие в себя инвентаризацию, контроль закупок и отслеживание конфигураций имущества
затраты на управление программным обеспечением сети, включающее в себя контроль версий, доступа и запуска
затраты, связанные c контролем за системой с целью обнаружения и предотвращения нарушений правил безопасности, вирусных атак и мероприятия по восстановлению после нарушений
затраты, связанные с конфигурированием новых решений или перенастройкой существующих решений (решение включает в себя компоненты системы, топологию, местоположение, а также любые физические или логические замену и инсталляцию)
затраты, связанные с установкой дополнительного оборудования или модернизацией (за исключением программной модернизации)
3. Затраты на управление устройствами хранения данных — расходы на задачи, связанные с управлением и контролем за данными и их хранением в сети
затраты, связанные с организацией, оптимизацией и восстановлением файлов в сети
затраты, связанные с контролем и проверкой оптимизации хранящихся данных
затраты, связанные с обеспечением доступа к данным и устройствам хранения информации
затраты по конфигурированию, управлению, оптимизации и поддержке систем архивирования и резервного копирования
затраты на создание, испытание, управление и поддержку планов прогнозирования и восстановления неисправностей
затраты по управлению средствами хранения данных и репозиторием в реальном времени
Косвенные затраты
Затраты, связанные с оплатой действий, напрямую не являющихся рабочими функциями
Контроль, отправка и получение почты, телефонные разговоры, ввод информации, переводы, расходы напомещение, потери от плановых и внеплановых простоев, коммунальные услуги и поддержку административного и конторского персонала
Возможности предприятия по прямым затратам на внедрение ТР (масштаб, прибыль, инвестиционный бюджет, ИТ- бюджет)
Рассмотрение затрат на всём жизненном цикле ИТ или ТР на предприятии
Учет всех видов затрат, включая отвлечение специалистов предприятия на внедрение (позиции должны быть раскрыты поставщиком)
Защита инвестиций (активов) и совершенствование ИТ-инфраструктуры
Баланс потребностей, достижимого результата и бюджетных ограничений
Соотношение ожидаемого эффекта внедрения ТР и затрат на его внедрение, эксплуатацию и сопровождение
(например, количественной оценки уровня снижения издержек, роста прямой прибыли от увеличения объема производства при приемлемых и контролируемых затратах и т.п.)