9. Раскройте понятие «номенклатура дел», ее назначение. Охарактеризуйте типовую, примерную и индивидуальную номенклатуры дел. Опишите принципы построения номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Устанавливаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

Индивидуальная номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, предусмотренных для заведения (продолжения) в делопроизводстве данной организации в делопроизводственном (календарном) году.

Индивидуальная номенклатура дел составляется в каждой организации. Индивидуальные номенклатуры дел составляются на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

Принципы построения номенлатуры дел:

Структурный.

При структурном принципе построения номенклатуры дел ее разделами будут являться назвния структурных подразделений. Структурные подразделения располагаются в том порядке, в котором они расположены в структуре и штатной численности. Первым всегда будет идти СДОУ.

Пример:

1. канцелярия;

2. отдел кадров;

3. бухгалтерия;

4. плановый отдел;

5. профком

Структурный принцип построения НД применяется в организациях с четкой структурой.

Функциональный.

При функциональном принципе построения НД ее разделами будут являться названия направлений деятельности организации.

Пример:

1. руководство;

2. работа с кадрами;

3. финсирование;

4. планирование;

5. профсоюзная работа.

Функциональный принцип построения НД применяется в организациях где нет четкой структуры.

Смешаный.

При функциональном принципе построения НД ее разделами будут являться названия структруных подразделений и направлений деятельности организации.

Пример:

1. канцелярия;

2. работа с кадрами;

03 – бухгалтерия;

04 – планирование;

05 – профком.