3.5. Формирование дел

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под контролем и методическим руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных направлений деятельности организации.

3.5.2. Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

3.5.3. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

3.5.4. В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.

3.5.5. В дела формируются документы за один календарный год (исключения - переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиесяза период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, рукописи и т.д.).

3.5.6. Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.

3.5.7. Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии с ходом решения излагаемого в нем вопроса, по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов, которые могут варьироваться в зависимости от особенностей документов.

3.5.8. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.

3.5.9. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:

приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении и премировании сотрудников;

приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий,

назначении дежурных, командировках.

3.5.10. Протоколы собраний (конференций и т.д.), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.).

3.5.11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

3.5.12. Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2010 год, составленный в 2009 году, и отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, должны быть отнесены к 2010 году.

3.5.13. При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.

3.5.14. Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;

заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета;

листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;

выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

3.5.15. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам (хранятся 5 лет).

3.5.16. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см².

3.5.17. Правильность формирования дел проверяется при

поступлении дел в архив и при передаче их на государственное

хранение.

13(1). Опишите полное оформление дел: порядок составления внутренней описи документов дела, нумерации листов в деле, составления листа-заверителя дела, оформления реквизитов обложки дела, переплет дела.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи архива и под контролем службы ДОУ и архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи;

составление внутренней описи документов дела (в необходимых

случаях);

оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не проводится, не составляются внутренние описи и заверительные надписи.

Документы, включенные в дело постоянного хранения, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.п.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и т.п.) они вкладываются в конверт, который подшивается в это дело или подклеивается с обратной стороны обложки дела.

В конце каждого дела подшиваются бланки форм или чистые листы для заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых случаях) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Если дело имеет несколько томов, то листы каждого тома нумеруются самостоятельно.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если документы подклеены одним краем, то каждый из них нумеруется отдельно.

Имеющиеся в деле конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, а старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Пример. 15а, 15б и т.п.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на листе-заверителе дела, который помещается в конце дела (в книге – на оборотной стороне последнего чистого листа).

Заверительная надпись заполняется по установленной форме. В листе-заверителе дела по личному составу допускается исключение из указанной формы граф 1-2, если дело не имеет конверта с вложениями. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа заверителя или чистого листа формата А4 (для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается формат А5), то они подклеиваются или подшиваются в конце дела.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела; количество листов внутренней описи (при ее наличии); наличие литерных листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями и документами (исключение - личные дела); номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; фиксируются результаты проверок нумерации и физического состояния дела.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровкой подписи и обозначением даты составления.

В делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские

свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации или специальными инструкциями и положениями.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, индексы (при наличии), даты, заголовки документов, а также номера листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют отдельную нумерацию и их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и обозначением даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме.

Обязательными реквизитами обложки являются:

наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

дата дела или крайние даты документов, входящих в дело;

количество листов в деле;

срок хранения дела; архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования.

Пример. Министерство юстиции Республики Беларусь (Минюст).

Если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается последнее название, а старое заключается в скобки.

Индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Пример. Приказы №№ 1-30 директора института по основной деятельности. Копии.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в деле имеются документы - приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается помета: "Имеются документы за ... год(ы)".

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.

На обложке дел, содержащих ряд разновременных документов (приказы, протоколы, справки, информации, переписка и т.д.), указываются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления, утверждения) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

В делах постоянного и временного хранения дата обозначается на обложке арабскими цифрами.

Пример. 21.09.1997.

Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули.

Пример. 01.05.1997.

Количество листов в деле выносится на обложку на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из НД организации после уточнения его по соответствующему перечню документов. На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно", а на делах временного хранения - "Хранить ... лет".

При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда (Ф.), номер описи (Оп.) и номер дела (Д.).

Пример. Ф.4. Оп.1. Д.320.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на пишущей машинке или компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.