21. Охарактеризуйте порядок составления, оформления, согласования номенклатуры дел структурного подразделения.

НД структурных подразделений составляется лицом, ответственным за документацию с привлечением ведущих специалистов, знающих функции, задачи и документацию эти подразделений.

НД структурного подразделения составляется на бланке структурного подразделения, заголовком данной НД является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название с указанием индекса этого дела:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

В графе 1 указывается номер дела, который состоит из номера СП и номера да по порядку:

Например:

01-01.

В графе 2 указывется заголовок дела (тома, части);

В графе 3 указывается кол-во дел (томов, частей);

В графе 4 указывается срок хранения дела (тома, части), а также № ст. пр перечню;

В графе 5 даются дополнительные сведения о деле (напрмер, если дело является переходящим, или дело было утеряно и пути розыска его исчерпаны и др. сведения).

НД СП подписывается составителем, визируется заведующим архивом или лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК СП (при ее наличии).

После оформления НД структурного поразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления НД организации.

Служба ДОУ контролирует работу по разработке НД структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям.

НД структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.

При наличии в организации общественной организации (профсоюза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

(общественной организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 №

_________________________________

(место составления)

на год

_________________________________________________________________________

Название раздела

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01-01	...
01-02	...
01-03	...

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации) Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

СОГЛАСОВАНО¹

Протокол ЭК

Наименование структурного подразделения

00.00.00000 №