6. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов, принимаемых на основе единоначалия (приказов, распоряжений и указаний).

Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.

К распорядительным документам относятся:

постановления,

приказы,

решения,

указания,

распоряжения.

Все данные документы являются правовыми актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.

Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:

изучение существа вопроса;

подготовка проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.

Подготовку проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению или должностному лицу. Главное условие – компетентность тех, кто готови проект.

Основанием для разработки распорядительного документа может быть издание нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – это определение круга вопросов, которые предстоит в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.

Сначала следует сформулировать основные положения документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.

Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.

Оформляется распорядительный документ на общем бланке формата А4. Такой вид распорядительного документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.

В состав обязательных реквизитов распорядительного документа входят:

- Государственный герб (эмблема или товарный знак);

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- название вида документа;

- дата;

- индекс документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок;

- текст;

- визы;

- подпись.

Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольного существительного («О назанчении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительный, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания ждокумента, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».

Зачастую в констатирующей части приводится пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом слуае указывается вид акта, автор, дата и номер документа и полное название. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая всегда излагается в повелительной форме. Начинается распорядительная часть текста с распорядительного слова, которое печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора на отдельной строке, чтобы оно выделялось из общего текста. За распорядительным словом печатается двоеточие. Текст распорядительного документа излагается от первого лица ед. ч. (документ, принятый единоначально) или от третьего лица ед. ч. (документ издаваемый коллегиальным органом).

После распорядительного слова с новой строки, от 1-го положения табулятора офомляется текст постановляющей части. Формулировки данной части текста должны быть четкими и ясными. Не допускаются формулировки, имеющие различные толкования. Не следует использовать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «усилить» и.п.).

Как правило, распорядтельная часть текста делится на пункты. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами, печатается от первого пололжения табулятора и строится по схеме:

исполнитель(должность, ф.и.о., структурное подразделение в дат.падеже) – действие – срок исполнения.

1. Начальнику отдела кадров ОДО «Прамень» Иванову И.И. составить график отпусков сотрудников.

Срок исполнения – 01.02.2007.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При этом следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.

Распорядительный документ может иметь общийдля всех исполнителей (если их несколько) срок. Однако обычно срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.

В конце текста распорядитлеьного документа может помещаться перечень документов, утративших силу или изменяемых в связи с изданием данного акта. При этом следует применять устойчивый оборот: «Считать утратившим силу... от ... № ... ».

Последним пунктом в распорядительных документах обычно указывается лицо, на которое возлагается контроль за их исполнением. Если данное лицо не указывается, то считается, что контроль за исполнением документа осуществляется самим руководителем:

5. Контроль за исполнением приказа возложить на ... .

Распорялительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в тексте, однако реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется.

Не следует включать в распорядительный документ пункт: «Приказ довести до сведения...». Подразделения и должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.

Это пололжение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации. В этом случае пункт: «Приказ довести до сведения всех работников» является обязательным.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Оформляется приказ по основной деятельности на общем бланке формата А4 или специальном бланке для приказов. Реквизиты общего бланка могут располагаться как продольным, так и угловым вариантом. Организации, не имеющие права использовать на своих бланках изображение Госгерба РБ, могут выбирать язык для оформления реквизитов (русск. Или бел.), а также вариант расположения реквизитов (угловой или продольный). На гербовых бланках приказы по основной деятельности обязаны оформляться на двух языках продольным вариантом расположения реквизитов.

Кроме реквизитов бланка, при подготовке приказа используются следующие реквизиты:

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы;

- дата;

- индекс.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Распорядительноая часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:.

Проекты приказов визируются исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательнос порядке проект приказа согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта приказа ли отдельныфми его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:

Юрисконсульт

Подпись А.Е.Байкулов

18.11.2007 Замечания прилагаются.

Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту приказа.

Визы проставляются на последнем листе ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.

Подписывается приказ руководителем и в день подписания регистриуется. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Дата в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.

Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.

Вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте.

Действует до отмены его или до истечения срока действия, указанного в тексте.

Руководитель может делегировать своим заместителям право издавать приказ по определенным вопросам.

Согласно Инструкции по делопроизводству, распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа госуправления) или его заместителем для решения опвративных вопросов основной деятельности.

Данное определение значительно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функцй, так как руководители организаций, действующие на принципах единоначалия, для решения вопросов основной деятельности издают приказы, а коллегиальные органы принимают постановления и решения.

Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах, либо делегироваться путем издания руководителем распорядительного документа.

Распоряжения, как и приказы, подразделяются на две группы:

- по основной деятельности;

- по личному составу.

Оформляется на общем бланке формата А4.

В состав реквизитов распоряжения входят:

- реквизиты общего бланка (название вида документа РСПАРАДЖЭННЕ и РАСПОРЯЖЕНИЕ).

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы;

- дата;

- индекс.

Текст состит из двух частей.

Распорядительная часть начинается распорядительным словом ОБЯЗЫВАЮ: (ПРЕДЛАГАЮ:). Слово ПРЕДЛАГАЮ используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Распорядительное слово может отсутствовать.

Проекты распоряжений визируются исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательнос порядке проект распоряжения согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта распоряжения ли отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:

Юрисконсульт

Подпись А.Е.Байкулов

18.11.2007 Замечания прилагаются.

Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту приказа.

Визы проставляются на последнем листе ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.

Подписывается распоряжение руководителем и в день подписания регистриуется. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Дата в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.

Номером является порядковый номер с начала елопроизводственного года. Номер может быть дополнен буквенными (или цифровыми обозначениями).

Указание – это правовой акт, издаваемый органом госуправления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкци и др. актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Издается единолично руководителем организации.

Оформляются на общем бланке формата А4 или специальном бланке для указаний.

В состав реквизитов распоряжения входят:

- реквизиты общего бланка (название вида документа УКАЗАННЕ и УКАЗАНИЕ).

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы;

- дата;

- индекс.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Распорядительная часть текста указания начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ: (ПРЕДЛАГАЮ:). Слово ПРЕДЛАГАЮ используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Проекты указания визируются исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект указания лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательнос порядке проект указания согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта указания или отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:

Юрисконсульт

Подпись А.Е.Байкулов

18.11.2007 Замечания прилагаются.

Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту указания.

Визы проставляются на последнем листе ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.

Подписывается указание руководителем и в день подписания регистриуется. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Дата в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.

Номером является порядковый номер с начала елопроизводственного года.

Вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте.

5. Охарактеризуйте особенности составления и оформления разновидностей служебных писем: письма-запроса, письма-ответа, гарантийного письма, сопроводительного письма, письма-напоминания, письма-подтверждения.

Служебное письмо – обощенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).

Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятлеьности организации, поэтому содержание письме разнообразно.

Официальные письма готовятся на специальных бланках, имеющих соответствующиее название «бланк для писем». Требования к оформлению писем закреплены в СТБ 6.38-2004, а также в Указе Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Госгерба РБ».

На бланке для писем наносятся следующие постоянные реквизиты и ограничительные линии:

Госгерб РБ (товарный знак или эмблема организации);

наименование вышестоящей организации (если имеется);

полное и сокращенное наименование организации;

почтовый адрес;

коммуникационные и коммерческие данные;

ограничительные отметки для реквизитов «дата» и «индекс документа», а также «Ссылка на дату и индекс входящего документа».

Допускается наносить также на бланк ограничительные отметки для реквизитов «заголовок», «адресат».

Письмо-подтверждение. Высылается для подтверждения получения какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкции). Это вид письма также может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего этот вид писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать».

Иногда в них приводят краткое изложение, содержание полученных документов или перечень материальных ценностей. Кроме того, письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой или справочной информацией.

Используются выражения «Подтверждаем ...», «Ваше письмо от ........мы получили» и т.д.

Письмо-напоминание – это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.

Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.

Иногда на подобном письме ставится пометка «Вторично», которая сама по себе уже является напоминанием. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат просто не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В данном случае дословно повторяется текст первого письма.

Используются выражения «Напоминаем Вам о...».

«Напоминанем Вам о то, что в соответствии с нашими договоренностями Вы должны представить бизнес-план проекта ... до 00.00.0000

По истечении указанного срока наше предложение теряет силу.»

Письмо-ответ – это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается лишь изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным и четким не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые инициативные письма.

Письма-ответы, содержащие отказ должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется начинать текст с формулировки отказа, снчала следует изложить его причины. В подобных письмах можно использовать следующие формулировки: «Наша организация не предполагает (не планирует, не считает возможным)...». Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к данному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотерть вопрос.

Главной особенностью писем-ответов является то, что в них всегда оформляется реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа».

Сопроводительное письмо – это документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Как правило, сопроводительные письма составляют в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить: указать срок исполнения документов, уточнить условия оплаты, объяснить причину задержки отправления, разъяснить какие-то енясные моменты и т.д. Кроме того, подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей.

Обычно письма данного вида начинаются словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», далее указываются поисковые реквизиты (Заголовок, дата и номер)направляемых документов. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

«В соответствии с достигнутой меджу нами договоренностью направляем Вам договор от 00.00.0000 № 00 на поставку оцинкованного листа в 2 (двух) экземплярах (на 3 листах) и приложение № 1 к нему в 2 (двух) экземплярах (на 1 листе).

Просим на указнных документах поставить подпись и печать один экземпляр вернуть в наш адрес.»

В данном виде писем всегда ойформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения данных обещаний или огворенных условий и всегда имеет конкретного адресата. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, арендуемых помещений, прием на работу. Иногда такие письма начинаются с обращения по имени отчествук лицу, которому они адресованы.

Так как эти документы имеют правовую силу и зачастую служат для разрешения хозяйственных споров, изложение их текста должно быть предельно четким и ясным. Кроме того, отличительной чертой гарантийнх писем является обязательное наличие двух подписей (руководителя и главного бухгалтера) и оттиска печати организации.

«Просим Вас произвести ремонт лазерного принтера НР Lj 2200.

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет 3012005007009 в АСБ «Беларусбанк», код 110».

Письмо-запрос – это документ представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение. Такой вид писем используется для подготовки и заключения сделок. Обычно они состоят из двух частей: введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на который ожидается ответ адресата.

Используются выражения «Просим Вас сообщить, можете ли Вы поставить нам...».

«О запросе предложения

на поставку лазерных принтеров

Просим Вас выслать в наш адрес прделожение на поставку партии (500 штук) лазерных принтеров НР Lj 2200. В предложении просим указать стоимость одного лазерного принтера при оптовой поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплты.

При ответе просим ссылаться на номер письма. Заранее благодарны, убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным ».

При ответе на письмо-запрос (случае если продавец не может сразу выслать покупателю предложение) он направляет ему письмо, в котором он сообщает необходимую информацию, в частности:

- о принятии вопроса к рассмотрению;

- о возможности поставки интересующего покупателя товара;

- об отказе поставить интересующий покупателя товар;

- о возможности изменения условий заппроса (например, об изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.);

- об обещании направить предложение на поставку интересующего покупателя товара через некоторое время.

«Благодарим Вас за запрос от 00.00.0000 № 00-00/00 о поставке лазерных принтеров НР Lj 2200. Сообщаем Вам, что с удовольсьвием возьмемся его выполнить.

К сожалению, на сегодняшний момент данная модель лазерного принтера на нашем складе отсутствует, однако мы ожидаем поступление большой партии лазерных принтеров (в том числе и модели НР Lj 2200) в первой половине сентября. Если Вас устроит, то мы вышлем Вам предложение после получения этой партии товара.

Разделяем Вашу уверенность о возможности взаимовыгодного сотрудничества.»

Если же продавец сразу может удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему письмо –предложение.