9. Охарактеризуйте порядок составления и оформления внешних справок личного характера.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или подтверждающий факты биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содержит мнения автора о существе излагаемых вопросов.
При составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:
наименование вышестоящей организации (если оно имеется);
полное и сокращенное наименовании организации;
название вида документа (СПРАВКА);
дата;
индекс;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (если оно имеется);
визы согласования и ознакомления;
отметка об исполении и направлении документа в дело;
подпись (подписи)
При необходимости справка может заверяться печатью.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации.
Госгерб РБ
Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь |
Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь |
|
|
Дзаржаўная установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС) |
Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) |
|
|
ДАВЕДКА |
СПРАВКА |
|
|
________________№________________ |
|
|
|
г.Мінск |
г.Минск |
Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат», который оформляется по установленным требованиям. Внешние справки могут адресоваться: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
При адресовании справки руководителю вышестоящего органа указывается наименование должности руководителя в дательном падеже, в которое включается наименование организации.
Министру информации
Республики Беларусь
Подгайскому М.В.
или:
Президенту Белорусского
государственного концерна
по нефти и химии
Бамбизе И.М.
При адресовании справки организации в целом указывается наименование этой организации в именительном падеже. Например:
Министерство информации
Республики Беларусь
или:
Белорусский государственный
концерн по нефти и химии
При адресовании справки структурному подразделению организации в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структруного подразделения. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Отдел финансирования
и бухгалтерского учета
При направлении справки должностному лицу, но не руководителю, наименование организации указывается в им.п., а должность и фамилия адресата – в дат. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела
финансирования
и бухгалтерского учета
Денежной Т.Г.
Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.
Директор института В.В. Федоров
Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:
Директор института В.В. Федоров
Главный бухгалтер М.И. Ткач
Внешние справки регистрируются на тех же основания, что и другие исходящие документы (наприемер, письма).
Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении исспользуются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательнос порядке должны заверяться печатью организации.
Справки личного характера обычно удостоверяют какой-либо юридический факт: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату, наличие иждивенцев.
Справка личного характера содержит следующие реквизиты:
наименование организации,
Название вида документа (СПРАВКА),
дата;
индекс;
место составления;
адресат;
текст;
подпись (подписи)
печать.
Так как текст личных справок, как правило, не превышает 15 строк, заголовки к ним не составляются.
Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.
Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых напечатана постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.
Например:
________________________________________________________________является студентом (-кой)
Ф.И.О.
___________________________курса дневного (заочного) отделения _______________________ факультета Белорусского государственного университета.
Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки, финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Их подписи располагают одну под другой в порядке соответствия занимаемой должности и заверяют гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должность и часть личной подписи.
печать
Директор института подпись В.В. Федоров
Главный бухгалтер подпись М.И. Ткач
Личная справка о месте работы, трдовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником отдела кадров.
Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Наименование организации, в которую представляется справка, указывается в реквизите «Адресат», заканчивать текст лично справки этой информацией не рекомендуется.
Регистируются личные справки на тех же основаниях, что и внешние справки служебного характера.