23 Гриф согласования документа

Согласование – это предварительное рассмотрение вопро­сов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организа­ции (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование).

При внутреннем согласовании применяется визирование до­кументов, при внешнем - гриф согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСО­ВАНО прописными буквами без кавычек, должности лица, с которым согласован до­кумент (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова­ния, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

Дата

24 Визы согласования документа

Внутреннее согласование проекта документа оформляется при помощи визы согласования документа.

Виза включает личную подпись, расшифровку подписи (ини­циалы, фамилию) и дату визирования, а при необходимости и должность визирующего лица, например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Если у визирующего есть возражения, дополнения или заме­чания к проекту документа, то виза может быть дополнена над­писями: "Возражаю", "Не согласен", "С п. 3 не согласен", "Заме­чания прилагаются" и т.п. При наличии замечаний к документу визу оформляют следу­ющим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При этом замечания и дополнения к проекту документа офор­мляются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последне­го листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организа­ции, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпля­ре, остающемся в организации. На внутренних документах орга­низации виза может быть поставлена на первом экземпляре.

Реквизит "Виза" используется также и при оформлении процедуры ознакомления с документом и служит письменным подтверждением факта доведения до сведения сотрудника со­держания документа. В этом случае она начинается со слов: "С приказом (должностной инструкцией, протоколом, актом и т.п.) ознакомлен". Виза ознакомления включает личную подпись ра­ботника, ее расшифровку и дату.

Реквизит "Виза" располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля документа.

25 Оттиск печати

На наиболее важных документах подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подпи­си.

Документы заверяют печатью организации.

В негосударственных структурах используются простые круг­лые печати, а в государственных - гербовые (имеющие изобра­жение государственного герба).

Оттиск печати, как правило, проставляется, таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, под­писавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.