Раздел VI Составление и оформление документов. Современные требования к формуляру

Тема 21

Гост как основа стандартизации и унификации

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены государственными стандартами (ГОСТ), которые являются нормативно-методическими материалами. Центральное место среди них занимают ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» (предшествующий ГОСТ Р 6.30-97) и ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Правила оформления документов, изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003, относятся к документам как государственных организаций, так и негосударственных коммерческих компаний. Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует процесс принятия решений по административным и прочим вопросам жизнедеятельности компании и создается во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы, права собственности и вида деятельности.

Согласно «Общероссийскому классификатору управленческой документации» (ОКУД), стандарту должно соответствовать оформление следующих организационно-распорядительных документов:

1. Организационно-правовые документы (организационные):

- устав;

- учредительный договор;

- свидетельство о регистрации;

- положение о структурном подразделении;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- должностная инструкция;

- структура и штатная численность (в настоящее время оформляется редко);

2. Распорядительные документы:

- распоряжение;

- постановление;

- приказ;

- решение;

- указание;

3. Информационно-справочные документы:

- акт;

- докладная записка;

- заявление;

- объяснительная записка;

- представление;

- протокол;

- письмо;

4. Договоры (контракты);

5. Плановые документы (например, график отпусков).

Не нашли отражение в разделе ОКУД такие документы, как инструкции по видам деятельности (например, инструкция по делопроизводству), служебная записка и целый ряд других документов. Но поскольку эти документы постоянно составляются в деятельности каждой компании, на них логично распространить общие правила оформления документов.

Требования стандарта являются рекомендуемыми, поэтому применять стандарт в работе или игнорировать его – решать руководству организации. Но при этом надо учитывать, что как отсутствие, так и неправильное или неполное оформление какого-либо реквизита может не только снизить эффективность документа, но и лишить его юридической силы.

Тема 22 Форма документа. Реквизит документа

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы имеют установленный набор реквизитов и фиксированный порядок их расположения. Во II разделе ГОСТ перечислены и описаны тридцать реквизитов.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

В III разделе ГОСТ изложены требования к оформлению реквизитов, а в приложении приведены схемы расположения реквизитов для углового и продольного бланков.

Все реквизиты можно подразделить на два вида: