16 Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий ему административную силу.

Реквизит "Гриф утверждения" имеют, как правило, следующие документы: инструкции, правила, отчеты, планы, программы, некоторые акты, договоры и др. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении №4 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами, наименования должности лица, утверждающего до­кумент, личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_______ С.А. Мельников

«___» ___________ 2011 г.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Элементы реквизита «Гриф утверждения документа» допускается цен­трировать относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают на одном уровне в правом и левом углу документа.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТ­ВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном паде­же, его даты, номера (положение УТВЕРЖДЕНО приказом, решением).

17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Резолюция проставляется на входящих и внут­ренних документах, рассматриваемых руководителем соответствующего уровня, прини­мающим управленческое решение.

Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (лица, которому поручается исполнение), содержание поруче­ния (конкретные действия, которые должен предпринять испол­нитель), срок исполнения, личную подпись руководителя и дату подписания:

Лагутиной Л.Д.

Подготовить проект договора

до 01.12.2011.

Мельников

23.11.2011

Резолюция располагается в правой верхней части документа между реквизитами "Адресат" и "Текст" на первом листе документа. Резолюцию можно написать и ниже текста. Если резолюция обширная, ее можно оформить на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Отдельный лист с резолюцией прикрепляется к документу и в дальнейшем вместе с документом подшивается в дело. Не рекомендуется оформлять резолюцию на обороте, потому что ее можно не заметить. В этом случае на месте, отведенном для резолюции, должна быть сделана отметка «Резолюция на об.».

18 Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание текста документа. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регист­рации.

Заголовок к тексту должен быть кратким, лаконичным и в то же время точно передавать содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?» (приказ о…, отчет о…, распоряжение о…) или «чего (кого)?» (должностная инструкция менеджера по персоналу, протокол собрания, акт проверки).

Как правило, заголовок к тексту печатается с прописной буквы, в конце заголовка точка не ставится. Заголовок может располагаться от левого поля, при этом он должен занимать не более половины длины строки, или по центру с отступами от правого и левого поля.