26. Отметка о заверении копии

Если руководитель подписывает только первый экземпляр документа, остальные экземпляры обязательно должны заве­ряться в установленной форме.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно" без кавычек; должность лица, заверившего копию; лич­ная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров

Личная подпись Т.С.Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяе­мой по усмотрению организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печа­тью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Копия исходящего документа, остающаяся в организации, может быть заверена в упрощенном виде, без указания долж­ности заверителя и даты заверения.

27 Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фами­лию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Этот реквизит используется для оперативной связи с сотруд­ником, составившим документ, уточнения затронутых в докумен­те вопросов.

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненном документе, т.е. таком, в котором решены все поставленные вопросы.

Отметка располагается в левой нижней части последнего листа документа ниже реквизита "Отметка об исполнителе"

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер до­кумента, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутс­твии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или ру­ководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется на входящих документах в правой нижней части первого листа документа, обычно с помощью специального ре­гистрационного штампа.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

30 Идентификатор электронной копии документа»

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каж­дой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанав­ливаемые в организации.

Государственным стандартом установлены два формата бланков документов – А4 и А5. Стандартом установлен и минимальный размер полей документа: левое – 20мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Документы оформляются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов стандартом установлено два варианта бланков – угловой и продольный. Реквизиты бланка размещают одним из способов – центрированным или флаговым. Центрированный способ выравнивания характеризуется тем, что начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов и печатается с выравниванием по левому краю.