3.4.Напрями і засоби (способи) оптимізації праці керівника органу (підрозділу ) прокуратури

Існує декілька шляхів економії робочого часу:

Один із них, за рахунок упорядкування та оптимізації власної роботи (скорочення часу на телефонні розмови, службові наради; заповнення непередбачених пауз; делегування окремих своїх повноважень підлеглим тощо).

Інший - завдяки впровадженню напрацьованого позитивного досвіду колег, освоєнню передових вітчизняних чи закордонних технологій й інструментів у галузі управління (менеджменту) та/або прокурорської діяльності, підвищення професіоналізму тощо. Якщо перевагу надати саме цьому напряму, економія робочого часу може бути досягнута насамперед за рахунок оволодіння технікою швидкого читання.

Швидкому читанню можна навчитись навіть самостійно, використовуючи для цього відповідну методичну літературу.

Поряд із збільшенням швидкості читання, що для кожної людини передбачає постійні тренування, важливим резервом економії часу може стати раціональне читання, що включає а) підбір необхідної літератури; б) встановлення черговості її читання: у першу чи другу чергу; при наявній можливості. Нерідко, для ознайомлення загалом зі змістом друкованого видання рекомендується фрагментарне читання, яке передбачає: ознайомлення з його назвою, змістом, вступом та висновками. Отримана в результаті інформація, дозволить визначити до якої черги читання доцільно віднести це літературне джерело або публікацію, і чи взагалі варто його (її ) читати?

Поряд із двома вище запропонованими шляхами розв'язання проблеми раціоналізації часу, позитивно зарекомендувало себе на практиці і в повсякденному житті використання сучасної оргтехніки (диктофонів, персональних комп'ютерів, ксероксів, мобільних телефонів, смартфонів тощо). І хоча це не вписується в рамки двох перших напрямів, маємо визнати, що на сьогодні це один з найбільш перспективних напрямів.

Ще одним із результативних засобів оптимізації праці керівника є її планування. Практичний досвід свідчить, що планування вносить в роботу чіткість та визначеність, створює раціональний режим робочого дня, допомагає правильно розпорядитися часом, полегшує проведення контролю та самоконтролю. Час, затрачений на складання плану, призводить в кінцевому рахунку до економії часу в цілому.

Йдеться про так зване календарне планування, на тиждень, декаду, місяць тощо, яке можна і варто здійснюватись у щоденниках друкарського виготовлення, або за допомогою спеціальних електронних носіїв. Особистий (індивідуальний) календарний план не має уніфікованих вимог щодо форми, структури та змісту, при його формуванні варто дотримуватись лише вимоги щодо оптимальної зручності, через що власна творчість працівників не обмежується.

Доцільно у календарному плані передбачати час роботи над собою, що включає опрацювання спеціальної літератури, вивчення іноземної мови, тренінги зі швидко читання тощо. Звітувати про виконання календарного плану не потрібно, а слідкувати варто для того, щоб не забути який із намічених у ньому заходів потребує своєчасної реалізації.

Важливе значення для планування особистої роботи мають знання «особистого графіку» денної роботи - з урахуванням особистих біоритмів.

Відомо, що працездатність кожної людини піддається певним особистим природно зумовленим коливанням, які проходять за природним ритмом. Зазвичай кажуть про „людину ранку" або „жайворонка" і про „людину вечора" („сову"), а останнім часом і про людину-голуба, щось середнє між першим і другим. Жайворонки можуть добре працювати зранку, але швидко втомлюються в другій половині дня. Сови починають продуктивно працювати ближче до полудня. Голуби по-справжньому входять в робочу форму тільки ближче до другої половини дня, або краще за все працюють у вечорі (до глибокої ночі).

Жоден із цих типів не є кращим або гіршим, просто вони різні. Пік працездатності у них припадає на різні періоди доби. На підставі систематичних спостережень можна визначити свій індивідуальний денний ритм, з урахуванням якого побудувати „криву працездатності" і керуватися ним при організації робочого дня. Краще за все це зробити за допомогою психолога. Поряд з регулярними коливаннями денної працездатності спостерігаються інші біологічні закономірності протягом більш довготривалих періодів часу. Вчення про біоритми виходить з того, що фізичні, психічні та інтелектуальні кондиції кожної людини піддані циклічним коливанням, які підлягають попередньому розрахунку.

Згідно теорії біоритмів кожна людина з народження перебуває під впливом трьох різних джерел енергії, які почергово змінюються. Розрізняють три окремих ритми:

Ф - фізичний ритм (тривалість періоду - 2-3 дні, перепад - кожні 115 днів). Він впливає на фізичну силу та на силу волі.

П - психічний ритм (тривалість періоду - 28 днів, перепад - кожні 14 днів). Обумовлює динаміку відчуттів, настроїв, творчих сил.

І - інтелектуальний ритм (тривалість періоду 33 дні, перепад - кожні 165 днів). Впливає на розумові здібності, наприклад, на концентрацію та присутність духу.

Оскільки тривалість окремих періодів різна, у кожної людини кожного разу спостерігаються різні комбінації характеристик фізичного, психологічного та інтелектуального стану, які постійно змінюються.

Знання власної біоритмограми дозволяє передбачити коливання індивідуальної працездатності і тим самим гарантувати досягнення більшої ефективності в роботі.

Таким чином, при складанні розпорядку дня, плануванні роботи, яку належить зробити, слід враховувати поряд з даними графіку денної продуктивності також свій біоритмічний стан тижня, місяця, пори року. Не плануйте подвиг на ранок, якщо Ви сова.

Приділяючи належну увагу теорії біоритмів, не слід її переоцінювати і робити такі ж однозначні висновки, як з прогнозу погоди. Хоча біоритми і впливають на працездатність людини, але вони є лише одним із багатьох факторів, які під тиском обставин можуть змінюватись і керуватись психологічно, напруженням волі. Стосовно цього, самоконтроль - засіб самодисципліни. Забезпечується він різними способами, зокрема, за допомогою листків-пам'яток, позначок-нагадувань у мобільних телефонах та інших сучасних інструментів, представлених сьогодні на ринку засобів комунікації. Самооцінка має за мету визначити ефективність власної роботи, основними критеріями якої є: а) ступінь досягнення мети; б) затрачений час.