3.2. Налично-кассовые операции и контроль над ними

Касса – это подразделение финансовой службы. Помимо безналичных расчетов на предприятии осуществляются и налично-кассовые операции.

Налично-кассовая форма расчетов на территории РФ регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ (утвержденным решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40) и Положением ЦБР от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г. с изм. и доп. от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.).

Для приема, хранения и расходования наличных денег, а также векселей предприятие имеет кассу. Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусматриваются должности кассиров.

В обязанности кассира входят: прием и выдача наличных средств и векселей из кассы предприятия, ведение кассовой книги и составление отчета по итогам операций за день, получение средств с расчетного счета предприятия и сдача в банк денежной наличности сверх установленного лимита.

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия может производиться на следующие цели:

- под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

- возмещение работникам расходов, произведенных из личных средств на нужды предприятия;

- на командировочные расходы;

- на выплату заработной платы;

- на выплату пособий;

- на выдачу ссуд и т. п.

Выдача наличных денег (и векселей) из касс предприятия производится по расходным кассовым ордерам (для выдачи векселей на некоторых предприятиях разработаны специальной формы «заявки на получение векселей»).

Оплата труда, выплата пособий осуществляются по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости ставится разрешительная подпись лиц, на это уполномоченных.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий кассир в конце платежной ведомости делает подпись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и ставит свою подпись. Затем кассир записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер № ____».

Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассиром в платежных ведомостях, и подсчитывает выданные и депонированные по ним суммы.

Прием наличных денег и векселей в кассу производится по приходным кассовым ордерам.

Приходные и расходные кассовые ордера (см. прил. 8 и 9) или заменяющие их документы регистрируются в специальном журнале (в бухгалтерии при кассе) до передачи их в кассу, а оформленные на платежных ведомостях расходные кассовые ордера регистрируются после их выдачи.

Для учета движения наличных денег и векселей в кассе предприятия ведутся кассовые книги (для учета движения векселей – кассовая книга ведется отдельно) по установленной форме. Листы кассовой книги пронумерованы, книга прошнурована и на последней странице ставится печать и подпись руководителя финансовой службы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

На основании Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями применяется контрольно-кассовая техника при осуществлении ими наличных денежных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Согласно письму МНС РФ и ЦБР от 2 июля 2002 г. №№ 24–2–02/252, 85-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами» и Указанию ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами. В настоящее время решением Совета директоров Банка России в Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в один день в размере 100 тыс. рублей.

Денежные средства фирма, как правило, получает в обслуживающем банке. Выдача наличных денег производится банком на основании чеков. Чек – это приказ предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в чеке суммы.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги только в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями предприятий. Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу, осуществляются по форме ОКУД 0408020 (см. прил. 10).

Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий всю денежную наличность сверх установленных лимитов. В этом случае оформляется объявление на взнос наличными по ОКУД 0402001 (см. прил. 11). Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи заработной платы, стипендий и социальных выплат не более 3 рабочих дней.

Согласно статье 15.1. «О нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» Кодекса РФ об административных правонарушениях (в ред. 04.07.2003):

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц – от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.