7.3. Этапы проектирования организационных систем

Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания прообраза будущей организации. Оно должно включать в себя не только описание организации на начальный момент ее существования, но и прогноз ее дальнейшего развития. Особое место в этом процессе отводится формированию организационной структуры.

Приведение структуры организации в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления. В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации. Значительные по масштабам преобразования не должны начинаться до тех пор, пока не появятся для этого серьезные причины, не вызывающие сомнений.

Можно выделить следующие ситуации, когда могут быть оправданы затраты на корректировку структуры или разработку нового проекта:

– изменение внешней экономической обстановки;

– неудовлетворительное функционирование предприятия (рост издержек, снижение производительности труда, текучесть кадров, сужение внутренних и внешних рынков, уменьшение масштабов деятельности, недостаток ресурсов);

– перегрузка высшего руководства;

– изменение технологии управления;

– разногласия по организационным вопросам;

– необходимость перераспределения прав и функций;

– отсутствие перспективы.

Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к изменениям структуры и может в такой же степени указывать на необходимость пересмотра главной стратегии предприятия. Ни стратегия, ни структура не могут быть установлены независимо друг от друга. Тем не менее приоритет отдается задачам, целям, распределению ресурсов и основным программам, составляющим стратегию предприятия. Связано это с тем, что большинство серьезных проблем на крупных предприятиях имеет скорее стратегический, чем организационный характер.

Внесение корректив в организационную структуру должно сопровождаться систематическим анализом функционирования организации и изучением окружающей ее среды с целью выявления проблемных зон. Для этого необходимо разработать генеральный план совершенствования организационной структуры и гарантировать, что в программе нововведений содержаться максимально простые и целенаправленные предложения. Кроме того, важно определить последовательность в реализации планируемых перемен.

Особое значение имеет характер влияния внешней среды на построение организационных систем и всю систему связей элементов структуры с элементами внешних воздействий. Исследование влияния внешней среды на процесс проектирования складывается из следующих действий:

– выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии, знания);

– выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая элементы прямого воздействия;

– определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, определенность, обратная связь);

– проектирование каждого элемента организационной структуры с учетом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать;

– формирование механизма управления с учетом специфики элементов организационной структуры и ее внешней среды.

Можно выделить следующие этапы проектирования организационных систем, в рамках формирования эффективной организационной структуры:

1. Системный анализ факторов, определяющих организационную структуру.

2. Анализ стратегии и построение дерева целей системы.

3. Определение функций по 1-му и 2-му уровням дерева целей.

4. Разработка положений о структурных подразделениях и должностных инструкций по главным специалистам и заместителям руководителя.

5. Разработка проекта организационной структуры, его согласование и утверждение.

На рисунке 7.1 представлена общая схема организационной разработки, которая берется в основу при проектировании любой организационной структуры фирмы, ориентированной на достижение своих стратегических целей.