22. Ревизия расчётов с подотчётными лицами

Подотчётными лицами называются штатные работники хозяйствующего субъекта, получающие наличные деньги из кассы авансом для их использования в интересах организации. Расчёты с подотчётными лицами возникают, в основном:

• по командировочным расходам,

• по хозяйственным расходам.

Подотчётные суммы могут выдаваться сотрудникам по приказу или распоряжению руководителя предприятия в определённых целях и на определённый срок. По факту использования подотчётной суммы по назначению, подотчётное лицо составляет первичный документ — авансовый отчёт, к которому прикладывает документы, подтверждающие расход.

Расчёты по командировочным расходам

При ревизии расчётов по командировочным расходам целесообразно убедиться в выполнении следующих правил:

1. Продолжительность командировки не превышает срока, указанного в приказе на командирование; а также законодательно установленного максимального срока командировки, расходы на которую могут быть отнесены на себестоимость.

2. Если пункт командировки расположен так, что по условиям транспортного сообщения работник может ежедневно возвращаться домой — оплата суточных и найма жилого помещения не производится.

3. В служебную командировку могут направляться только штатные работники предприятия (исключая работающих по договору подряда).

4. Для командировки работнику выдаётся командировочное удостоверение и издаётся приказ о его командировке. На их основании работник может получить авансна командировочные расходы.

5. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении записями отправляющей и принимающей стороны о днях выбытия и прибытия в каждый пункт. Записи заверяются печатью.

6. По возвращении из командировки работник обязан в трёхдневный срок представить на утверждение руководителю предприятия авансовый отчёт с приложением командировочного удостоверения и оправдательных документов.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• по найму жилого помещения и его бронированию;

• по проезду к месту командировки и обратно на воздушном, железнодорожном, водном или автомобильном транспорте (кроме такси);

• по бронированию авиабилетов, обязательному страхованию пассажиров, сборам за предварительную оплату билетов, пользование в поездах постельными принадлежностями, проезду в аэропорт, провозу багажа;

• суточные за время нахождения в командировке, включая полностью сутки отъезда и сутки приезда.

Расчёты по хозяйственным расходам

При выдаче денежных средств под отчёт на хозяйственные расходы организация обязана:

1. Определить сумму подотчётных средств, цель и срок, на который она выдаётся.

2. Получить от подотчётного лица отчёт о расходах не позднее трёх рабочих дней по истечению срока аванса.

3. Выдавать денежные средства работнику под отчёт только при условии сдачи им отчёта по ранее выданному авансу.

4. Запретить передачу подотчётных денежных средств от одного лица другому.

В организации должен быть утверждённый руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчёт наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:

• выдача денег под отчёт лицам, не являющимся постоянными работниками организации,

• выдача денег под отчёт лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,

• выдача денег под отчёт лицам, не указанным в утверждённом списке авансодержателей.