Технология обработки данных

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Она применяется на уровне операционной деятельности персонала невысокой квалификации.

Целью данной технологии является автоматизация некото­рых постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

На уровне операционной деятельности при использовании данной технологии решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;

• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Особенностями применения данной технологии являются:

• решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

• выполнение стандартных процедур обработки;

• выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

• использование детализированных данных;

• акцент на хронологию событий.

Основные компоненты информационной технологии обработки данных.

• сбор данных (по мере производства фирмой продукции или ус­луги каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных);

• обработка данных (для создания информации, отражающей дея­тельность фирмы, используются следующие типовые операции: классификация или группировка; сортировка для упорядочи­вания последовательности записей, вычисления; укрупнение или агрегирование для уменьшения количества данных);

• хранение данных (многие данные на уровне операционной дея­тельности необходимо сохранять для последующего использо­вания либо здесь же, либо на другом уровне; для их хранения создаются базы данных);

• создание отчетов и документов (в информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руко­водства и работников фирмы, а также для внешних партнеров).

Рис. Основные компоненты ИТ обработки данных

База данных представляет собой совокупность определенным образом взаимосвязанных данных, хра­нящихся в памяти электронной вычислительной сис­темы, что позволяет отображать структуру объектов и их связей в изучаемой предметной области.

Системой управления базами данных называется комплекс символьных и программных средств, кото­рый предназначен для создания, ведения и совместно­го доступа к БД множества пользователей.

Наибольшее распространение получила СУБД MS Access.

Информация, хранящаяся в БД, определенным об­разом структурирована, т.е. описывается некоторой моделью представления данных (моделью данных), поддерживаемой СУБД.

Классическими моделями представления данных являются иерархическая, сете­вая и реляционная модели.

Существует классификация СУБД по видам про­грамм:

полнофункциональные СУБД;

серверы БД;

кли­енты БД;

средства разработки программ работы с БД.

Основными функциями СУБД (функциями высше­го уровня) являются хранение, изменение и обработка информации, а также разработка и получение различ­ных выходных документов.

Технология передачи информации при работе с правовыми базами

Специфика правовой инфор­мации состоит в том, что специалисту нельзя не знать последних изменений в законодательстве.

Более того, несвоевременное полу­чение даже одного небольшого документа может привести к серь­езным проблемам.

Справочные правовые системы (СПС) обладают следующими свой­ствами, делающими их практически незаменимыми при работе с нормативно-правовой информацией:

• возможность работы с огромными массивами текстовой инфор­мации (объем информации в базе практически не ограничен, что позволяет вносить в нее ежедневно по несколько десятков документов, одновременно хранить базы архивных документов и т. д.);

• использование специальных поисковых программных средств (что позволяет осуществлять поиск в режиме реального времени по всей информационной базе);

• возможность работы СПС с использованием телекоммуникаци­онных средств, то есть с применением электронной почты или сети Internet.

Широкое признание пользователей получили коммерческие спра­вочные правовые системы, такие как:

• "КонсультантПлюс" (АО "КонсультантПлюс");

• "Гарант" (НПП "Гарант-сервис");

• "Кодекс" (ГП "Центр компьютерных разработок", СПб.);

• "Юсис" (Юридическое агентство "Intralex").

Наличие большой и полной базы правовой информации без регулярного и оперативного обновления не может удовлетворить всех потребностей пользователя.

В настоящее время используются два основных способа (две основные технологии) доступа к правовым базам:

• удаленный доступ. В этом случае эталонная база целиком имеется только на сервере компании-разработчика и отсутствует на ком пьютере пользователя. Для получения доступа к хранящемуся на сервере документу необходимо использовать телекоммуникации;

• прямой доступ. Вся информационная база со специальной поисковой оболочкой, то есть полноценная СПС, устанавливается на компьютер пользователя или на его локальную сеть, и вся свежая информация полностью загружается в эту базу.

С финансовой точки зрения удаленный доступ более удобен дня тех пользователей, которым не требуется очень часто обращаться к правовым базам.

Все большую популярность приобретает работа с информацией через Internet.

Работа в сети Internet — это по сути тоже использование удобной технологии удаленного доступа. Причина популярности в очень простом и удобном графическом интерфейсе, позволяющем в едином стандарте работать с любой информацией. Доступ к правовым базам через Internet имеет те же достоинства и недостатки, что и любой другой вид удаленного доступа:

достоинства — возможность оперативно получать информацию непосредственно из информационной базы разработчика;

недостатки — зависимость от работы телекоммуникационных сетей и отсутствие дополнительных сервисных возможностей.

Удаленный доступ к информации (через Internet] получил сущест­венное распространение за последнее десятилетие по следующим причинам'.

• стремительное распространение персональных компьютеров;

• совершенствование устройств хранения информации (жестких дисков, CD-ROM и др.);

• удешевление компьютеров и услуг провайдеров Internet.

Существует несколько разновидностей передачи информации в базы, расположенные на компьютерах пользователей:

• оперативная и экономичная передача относительно малых объемов информации (например только свежих материалов, то есть актуализация базы);

• передача пользователю всей базы на CD-ROM (менее опера­тивно и сложнее процесс актуализации).

Таким образом, в настоящее время достаточно активно ис­пользуются оба описанных способа доступа к правовым базам, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Бо­лее того, значительная часть пользователей сочетает два вида технологии передачи информации.

Технологии мультимедиа

Технологии мультимедиа (от англ. multimedia - многокомпонентная среда), которая позволяет использовать текст, графику, видео и мультипликацию в интерактивном режиме и том самым расширяет рамки применения компьютера.

Мультимедиа – объединение в одном документе звуковой, музыкальной и видеоинформации с целью имитации воздействия реального мира на органы чувств.

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название мультимедиа-технологии.

Мультимедиа-технология позволяет одновременно использовать различные способы представления ин­формации: числа, текст, графику, анимацию, видео и звук.

Важной особенностью мультимедиа-технологии яв­ляется ее интерактивность, т. е. то, что в диалоге с компьютером пользователю отводится активная роль.

Графический интерфейс мультимедийных проектов обычно содержит различные управляющие элементы (кнопки, текстовые окна и т. д.).

Такую технологию реализуют специальные программные средства, имеющие встроенную поддержку мультимедиа и позволяющие использовать ее в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях.

При применении этой технологии в профессиональной деятельности открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи, ведения компьютеров диалога со специалистом на родном для специалиста языке.

Способность компьютера с голоса воспринимать несложные команды управления программами, открытием файлов, выводом информации на печать и другими операциями в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессионально деятельности.

Программы мультимедиа для ПК появились сравнительно недавно благодаря значительному росту вычислительных возможностей ПК и достижениям в области производства оптических дисков, поскольку видеофильмы занимают сотни Мбайт памяти.

Среди мультимедиа – программ можно выделить две небольшие группы.

Первая включает пакеты для обучения и досуга. Поставляемые на CD – дисках, они содержат аудивизуальную информацию по определенной тематике. Создаются и продаются электронные энциклопедии по отраслям знаний; электронные учителя в области иностранных языков, бизнеса, политики, деловые и авантюрные игры.

В последнее время создано много мультимедийных программных продуктов:

• энциклопедии по истории, искусству, географии, биологии и др.;

• обучающие программы по иностранным языкам, физике, химии и т. д.

Вторая группа включает программы для подготовки видеоматериалов для создания мультимедиа представлений, демонстрационных дисков.

Одним из типов мультимедийных приложений яв­ляются компьютерные презентации. Компьютерная презентация представляет собой последовательность слайдов, содержащих мультимедийные объекты: числа, текст, графику, анимацию, видео и звук.

Мультимедийный компьютер, т. е. компьютер, ко­торый может работать с мультимедийными данными, должен иметь звуковую плату для воспроизведения и синтеза звука с подключенными акустическими колонками (наушниками) и микрофоном, дисковод СD-RОМ, позволяющий хранить большие по объему мультимедийные данные.

Виртуальная реальность (от англ. virtual reality -возможная реальность) - это новая технология неконтактного информационного взаимодействия, создающая с помощью мультимедийной среды иллюзию присутствия в реальном времени в стереоскопически представленном «экранном мире». В таких системах непрерывно поддерживается иллюзия места нахождения пользователя среди объектов виртуального мира. Вместо обычного дисплея используются очки телемониторы, в которых воспроизводятся непрерывно изменяющиеся события виртуального мира. Управление осуществляется с помощью реализованного в виде «информацион­ной перчатки» специального устройства, определяющего направление перемещения пользователя относительно объектов виртуального мира. Кроме этого в распоряжении пользователя есть устройство создания и передачи звуковых сигналов.

Технология создания компьютерной презентация

Компьютерная презентация является способом представления информации о чем-либо некоторой аудитории с помощью компьютера и с использованием средств мультимедиа.

Технология создания и обработки изображений

Для обработки изображений на компьютере исполь­зуются специальные программы — графические редак­торы. Графический редактор — это программа созда­ния, редактирования и просмотра графических изо­бражений. Графические редакторы можно разделить на две категории: растровые и векторные.

Растровые графические редакторы. Растровые гра­фические редакторы являются наилучшим средством обработки фотографий и рисунков, поскольку растро­вые изображения обеспечивают высокую точность пе­редачи градаций цветов и полутонов. Среди растровых графических редакторов есть простые, например стан­дартное приложение Paint, и мощные профессиональ­ные графические системы, например Adobe PhotoShop и CorelPhoto-Paint.

Растровое изображение хранится с помощью точек различного цвета (пикселей), которые образуют стро­ки и столбцы. Любой пиксель имеет фиксированное положение и цвет. Хранение каждого пикселя требует некоторого количества бит информации, которое зави­сит от количества цветов в изображении.

Качество растрового изображения определяется размером изображения (числом пикселей по горизон­тали и вертикали) и количества цветов, которые могут принимать пиксели.

Растровые изображения очень чувствительны к масштабированию (увеличению или уменьшению). Когда растровое изображение уменьшается, несколько соседних точек превращаются в одну, поэтому теряет­ся разборчивость мелких деталей изображения. При укрупнении изображения увеличивается размер каж­дой точки и появляется ступенчатый эффект, который виден невооруженным глазом.

Векторные графические редакторы. Векторные графические изображения являются оптимальным средством для хранения высокоточных графических объектов (чертежи, схемы и т. д.), для которых имеет значение наличие четких и ясных контуров. С вектор­ной графикой вы сталкиваетесь, когда работаете с сис­темами компьютерного черчения и автоматизирован­ного проектирования, с программами обработки трех­мерной графики.

К векторным графическим редакторам относят­ся графический редактор, встроенный в текстовый редактор Word Среди профессиональных вектор­ных графических систем наиболее распространены СогеlDRAW и Adobe Illustrator.

Векторные изображения формируются из объектов (точка, линия, окружность и т. д.), которые хранятся в памяти компьютера в виде графических примитивов и описывающих их математических формул.

Например, графический примитив точка задается своими координатами (X, У), линия — координатами начала (XI, У1) и конца (Х2, ¥2), окружность — коор­динатами центра (X, У) и радиусом (R), прямоуголь­ник — величиной сторон и координатами левого верх­него угла (XI, У1) и правого нижнего угла (Х2, У2) и т. д. Для каждого примитива назначается также цвет.

Достоинством векторной графики является то, что файлы, хранящие векторные графические изображе­ния, имеют сравнительно небольшой объем. Важно также, что векторные графические изображения мо­гут быть увеличены или уменьшены без потери ка­чества.

Панели инструментов графических редакторов. Графические редакторы имеют набор инструментов для создания или рисования простейших графических объектов: прямой линии, кривой, прямоугольника, эллипса, многоугольника и т. д. После выбора объекта на панели инструментов его можно нарисовать в лю­бом месте окна редактора.

Выделяющие инструменты. В графических редак­торах над элементами изображения возможны различ­ные операции: копирование, перемещение, удаление, поворот, изменение размеров и т. д. Чтобы выполнить какую-либо операцию над объектом, его сначала необ­ходимо выделить.

Для выделения объектов в растровом графическом редакторе обычно имеются два инструмента: выделе­ние прямоугольной области и выделение произволь­ной области. Процедура выделения аналогична про­цедуре рисования.

Выделение объектов в векторном редакторе осу­ществляется с помощью инструмента выделение объек­та (на панели инструментов изображается стрелкой). Для выделения объекта достаточно выбрать инстру­мент выделения и щелкнуть по любому объекту на ри­сунке.

Инструменты редактирования рисунка позволя­ют вносить в рисунок изменения: стирать его части, изменять цвета и т. д.

Для стирания изображения в растровых графических редакторах используется ин­струмент Ластик, который убирает фрагменты изо­бражения (пиксели), при этом размер Ластика можно менять.

В векторных редакторах редактирование изображе­ния возможно только путем удаления объектов, входя­щих в изображение, целиком. Для этого сначала необ­ходимо выделить объект, а затем выполнить операцию Вырезать.

Операцию изменения цвета можно осуществить с помощью меню Палитра, содержащего набор цветов, используемых при создании или рисовании объектов.

Текстовые инструменты позволяют добавлять в рисунок текст и форматировать его.

В растровых редакторах инструментом Надпись (буква А на панели инструментов) создаются тексто­вые области на рисунках. Установив курсор в любом месте текстовой области, можно ввести текст. Форма­тирование текста производится с помощью панели Атрибуты текста.

В векторных редакторах тоже можно создавать текстовые области для ввода и форматирования текс­та. Кроме того, надписи к рисункам вводятся посред­ством так называемых выносок различных форм.

Масштабирующие инструменты в растровых гра­фических редакторах дают возможность увеличивать или уменьшать масштаб представления объекта на эк­ране, не влияя при этом на его реальные размеры. Обычно такой инструмент называется Лупа.

В векторных графических редакторах легко изме­нять реальные размеры объекта с помощью мыши.

Информационная технология (ИТ) управления

Целью информационной технологии управления является удов­летворение информационных потребностей всех без исключения со­трудников фирмы, имеющих дело с принятием решений.

Она может быть полезна на любом уровне управления.

Информационные технологии управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей, работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы.

Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена так, чтобы просматривать тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;

• оценка отклонений от планируемого состояния;

• выявление причин отклонений;

• анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

• регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным

графиком, определяющим время их создания;

• специальные отчеты создаются по запросам управленцев или

когда в их компании произошло что-то незапланированное.

Эти два вида отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:

• в суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям;

• сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения;

• чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов. При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

• сведения в отчете должны быть отсортированы с учетом критического для данного отклонения показателя;

• все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог

уловить существующую между ними связь;

• в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Информация для менеджера, принимающего решения

Рис. Основные компоненты ИТ управления

Входная информация поступает из информационной системы операционного уровня в базу данных.

Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации.

База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

• нормативных документов (планов, стандартов, бюджетов и др.), определяющих планируемое состояние объекта управления.