- •Глава 11 анализ кадрового состава для системы управления автотранспортным производством
- •11.1. Цели, задачи и характеристика кадрового обеспечения
- •11.2. Анализ организации комплектования, подготовки и повышения квалификации кадров управления
- •11.3. Анализ системы оценки кадров управления
- •Глава 12 анализ технического обеспечения системы управления автотранспортным производством
- •12.1. Характеристика технического обеспечения
- •12.2. Общая методика анализа технического обеспечения
- •12.3 Оценка уровня использования технических средств управления
- •Раздел III проектирование организации управления автотранспортным производством
- •Глава 13 основы проектирования организация управления автотранспортным производством
- •13.1 Задачи проектирования организации управления производством
- •13.2. Состав проекта организации управления производством
- •13.3 Методы проектирования организации управления производством
- •Глава 14 эскизное проектирование организации процессов управления автотранспортным производством
- •14.1. Общие принципы и методы проектирования организации
- •Процессов управления
- •14.2. Эскизное проектирование организационно-технологического процесса управления
- •14.3. Эскизное проектирование социально-экономического процесса управления производством
- •Глава 15 эскизное проектирование организации систем управления автотранспортным производством
- •15.1. Общие принципы и методы проектирования организации систем управления
- •15.2. Эскизное проектирование подсистемы управленческих решений, подсистемы информации и технической системы управления
- •15.3. Эскизное проектирование социально-экономической системы управления
- •15.4. Эскизное проектирование организационной системы, организационной структуры управления
- •Глава 16 комплексное проектирование организации управления на атп
- •16.1. Основы комплексного проектирования организации управления автотранспортным производством
- •16.2. Увязка проектов аспектных систем управления с соответствующими процессами управления
- •16.3. Оценка эффективности комплексного проекта организации управления
- •Глава 17 проектирование целей, функций и организационной структуры управления автотранспортным производством
- •17.1. Принципы проектирования целей, функций
- •И организационной структуры управления
- •17.2. Проектирование целей и функций управления
- •17.3. Проектирование оргструктуры и оргмеханизма управления
- •Глава 18 проектирование организации управленческого труда и системы кадров управления
- •18.2. Проектирование организации и нормирование управленческого труда
- •18.3.Проектирование кадрового обеспечения и социально-психологических методов управления
- •Глава 19 проектирование организации подсистемы решении и подсистемы информации
- •19.1. Принципы и методы проектирования подсистемы управленческих решений и подсистемы информации
- •19.2. Проектирование подсистемы управленческих решений
- •19.3. Проектирование организации информационного обеспечения
- •Глава 20 проектирование организации технической системы управления
- •20.1. Принципы и методы проектирования организации
- •Технической системы управления
- •20.2. Проектирование организации технической системы управления
- •20.3 Проектирование совершенствования технической системы управления и повышения уровня ее использования
- •Глава 21 проектирование организации процесса принятия реализации управленческих решений в условиях атп
- •21.1. Принципы и методы проектирования организаций процессов подготовки и принятия управленческих решений.
- •21.2. Проектирование организации технологических процессов управления
- •21.3. Рабочее проектирование процесса подготовки и принятия управленческих решений
- •Глава 22 проектирование организации системы стимулирования труда управленческого персонала
- •22.1. Принципы и методы проектирования системы
- •Стимулирования труда управленческого персонала
- •22.2. Основные направления совершенствования стимулирования труда управленческого персонала
- •Глава 23 обобщенная оценка эффективности и качества проекта организации управления автотранспортн производством
- •23.1. Основы оценки частных показателей эффективности и качества управления
- •23.2. Оценка повышения эффективности и качества управления автотранспортным производством
- •Глава 24 внедрение проектов организации управления автотранспортным производством
- •24.1. Основные положения по организации внедрения организационных проектов
- •24.2. Организационно-технические и социально-экономические особенности внедрения организационных проектов на автомобильном транспорте
- •24.3. Контроль за внедрением организационных проектов
19.3. Проектирование организации информационного обеспечения
Основой технического проекта информационной подсистемы является номенклатура целостных сообщений, т.е. входящих документов и устной информации по структурным подразделениям аппарата управления и управленческим задачам. Проектная номенклатура сообщений является конкретизацией состава информационных массивов» разработанных в эскизном проекте.
Номенклатура информационных сообщений устанавливается, прежде всего, с учетом содержания решаемых управленческих задач. На основе диагностического анализа отбираются те задачи, по которым констатирован дефицит (недостаточная полнота) входящих документов и устных сообщений. Этот список дополняется вводимыми новыми задачами, установленными в техническом проекте организационного процесса управления. Используя типовые проектные решения, научно-методические рекомендации по решению конкретных задач управления производством на АТП, в АТО, ТУ, устанавливается проектная номенклатура сообщений по информационному обеспечению технологического процесса управления.
Одним из основных методов обоснования полноты информационных сообщений является увязка входов и выходов по всей номенклатуре управленческих задач службы аппарата управления. Для наглядного представления, определения места и значения каждой управленческой задачи, полной увязки результатов их решения строится графическая схема - информационная модель. При ее построении главное внимание обращается на то, что каждый выход (результат решения) одной задачи должен стать входом информационным сообщением другой задачи или замыкаться на производство и внешнюю среду данной службы.
Важной задачей технического проектирования информационной подсистемы является распределение и закрепление каждого целостного сообщения по структурным 'подразделениям аппарата управления. Взаимоувязка, полнота, наглядность такого распределения обеспечивается построением та блицы-матрицы, в которой слева по вертикали указывается перечень информационных сообщений, а вверху по горизонтали - перечень структурных звеньев. В поле таблицы условными обозначениями фиксируются виды информационных процессий (образование информации, использование для справок и утверждении, использование для образования производной информации), а также виды связей между ними (документированная или устная). Взаимосвязанные виды потоков исходной и производной информации соединяются линиями в пределах данной графы (структурного звена управления), где формируется производная информация.
Разработанные схемы информационных связей управленческих задач и структурных звеньев аппарата управления используются для уточнения положений о структурных подразделениях по разделу «Права». Кроме того, на основе этих схем составляются отдельные таблицы по каждому структурному звену с указанием источника поступления информации, вида сообщения, получаемого результата и кому он передается.
После этого производятся расчеты количественных показателей по спроектированной информационной подсистеме. Подсчитывается число сообщений по их номенклатуре (длина списка) и общее число сообщений с учетом периодичности их поступления по каждому структурному звену, службе и управляющей системе в целом.
По схемам информационных связей управленческих и структурных звеньев прямым счетом определяется количество и удельные веса документальных и устных информационных сообщений, а также условно-постоянных, нормативно-справочных и переменных сообщений.
При разработке мероприятий для повышения достоверности информационных сообщений необходимо учитывать, что чем длиннее информационные каналы и чем больше на этом пути структурных подразделений, тем больше информация подвергается искажению, снижается ее точность. Следовательно, для повышения достоверности сообщения необходимо сокращать общую протяженность этих каналов, длину маршрута прохождения отдельных документов, устранять излишние согласования и утверждения; при этом уменьшается и общее время прохождения документов.
На движение документов между подразделениями АТП затрачивается 12% времени работников аппарата управления. Для устранения излишних передач документов между подразделениями используется транспортная модель линейного программирования, с помощью которой оптимизируется суммарная кратность документопередач.
При построении схем документооборота необходимо учитывать основные документопотоки: входящие на АТП, в АТО, ТУ, исходящие и внутренние. Обеспечение оперативного прохождения документов и своевременного контроля за их исполнением, а также правильного их оформления в соответствии с требованиями ГОСТ возлагается на канцелярию, секретариат. Наиболее распространенным методом контроля исполнения документов является ведение контрольно-сроковой картотеки.
Разработка информационной подсистемы, потоков документальной и устной информации на уровне показателей и отдельных сведений осуществляется в рабочем проекте. Основная задача при этом состоит в уточнении необходимости получения определенных сведений по каждой должностной обязанности и рабочему месту.
Номенклатура входных показателей устанавливается путем определения минимально необходимого их содержания и объема для решения управленческих подзадач. При этом учитывается, что взаимосвязь документов должна обеспечивать полноту показателей, необходимых для решения подзадач управления. Например, план по перевозкам должен соответствовать плану по ТО и ТР подвижного состава, последний - плану материально-технического снабжения, обеспечения кадрами, финансами и т.д. План перевозок автоколонны должен соответствовать плану по службе эксплуатации, сменно-суточные задания - месячному плану, а последний - квартальным и годовым. Такая взаимосвязь показателей и документов является необходимым условием правильной организации документооборота.
Для устранения дублирования показателей в различных потоках информации необходимо выявить состав и число документов, в которых повторяются одни и те же сведения, и установить их целесообразность. Наиболее эффективными методами сокращения дублирования, снижения избыточности информационных данных является создание накопительных документов взамен разовых, введение информации об отклонениях фактического состояния от плана (нормы) взамен повторения фактов, подтверждающих выполнения плана, точное установление (сокращение) числа получателей одних и тех же сведений.
Полная номенклатура входных и промежуточных показателей в документированной или устной форме в масштабе всей службы АТП или структурного звена управления распределяется по отдельным должностям и оформляется в виде таблицы. Такая таблица (аналогичная той» которая составляется в техническом проекте по целостным документам, управленческим задачам-функциям и структурным звеньям) позволяет охватить весь комплект первичных нормативно-справочных и промежуточных информационных данных, не упуская из виду существенных моментов. Кроме того, общая таблица распределения всех входных и выходных показателей по должностям обеспечивает их балансировку и выступает основой уточнения положений о должностях по разделу «Права». Отсутствие же конкретизации должностных инструкций на уровне показателей делает их слишком общими и малоэффективными в практическом использовании.
В рабочем проекте информационной подсистемы, кроме того, необходимо:
- установить требуемый общий объем, минимально возможную частоту получения сведений, обеспечить повышение - их достоверности и своевременности;
- определить возможность замены поступающей документированной информации на устное сообщение (как более оперативное и менее трудоемкое); установить необходимость замены устной информации документом (как более точным, подлежащим длительному Хранению без искажений);
- повысить унификацию, типизацию и стандартизацию получаемых документов и устных данных по их содержанию, форме и порядку расположения показателей с точки зрения удобства их использования;
- рассчитать коэффициент использования всех сведений, содержащихся в поступающих на рабочие места конкретных документах и устных сообщениях; проектные значения коэффициента сравнить с фактическими.
По документам, в составлении которых принимают участие несколько работников аппарата управления (путевой лист, товаротранспортный документ, ремонтный листок и т.п.), составляются оперограммы с указанием показателей, подготавливаемых каждым исполнителем.
Разработка рабочего проекта информационной подсистемы, на уровне показателей является наиболее трудоемкой частью всего оргпроекта ОУАП, но именно на этом уровне детализации осуществляется вся практическая деятельность аппарата управления, поэтому от тщательности его разработки зависит качество большинства разделов и всего оргпроекта в целом.