Тема 5. Нотариальное делопроизводство Литература.

8. Об утверждении Инструкции о порядке истребования Нотариусом сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия : Постановление Минюст Респ. Беларусь, 7 июня 2005 г., № 26 // Консультант РБ.

9. Об утверждении правил нотариального делопроизводства : Постановление Минюст Респ. Беларусь, 26 окт. 2006 г., № 64 // Консультант РБ.

Вопросы

Регистрация нотариальных действий.

Документооборот в нотариальном делопроизводстве.

Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов.

Порядок ведения дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой.

Хранение дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой

Основные положения нотариального делопроизводства в Республике Беларусь регламентируются постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. № 64 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства».

Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила) определяют порядок документирования нотариальной деятельности и порядок организации работы нотариусов с документами.

Для целей настоящих Правил применяются следующие основные термины и их определения:

входящие документы - документы, поступившие в государственную нотариальную контору, частному нотариусу и принятые ими для рассмотрения;

исходящие документы - документы, созданные в процессе деятельности работниками государственной нотариальной конторы, частным нотариусом (как инициативные, так и документы-ответы), предназначенные для направления (выдачи) иным лицам;

нотариальные документы - документы, образующиеся в результате совершения нотариальных действий государственными и частными нотариусами (далее, если не указано иное, - нотариусы), уполномоченными должностными лицами местных исполнительных и распорядительных органов (далее - уполномоченные должностные лица), дипломатическими агентами дипломатических представительств Республики Беларусь и консульских должностных лиц консульских учреждений Республики Беларусь (далее, если не определено иное, - должностные лица дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь);

организационно-распорядительные документы - организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила и др.); распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.); справочно-информационные (акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.);

оперативное хранение документов - хранение документов в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса с момента их создания и до передачи в ведомственный нотариальный архив;

сведения (документы) о совершении нотариальных действий - документы, содержащие информацию о совершении нотариальных действий, их участниках и т.д., предоставление которых нотариусами предусмотрено законодательными актами Республики Беларусь (специальные формуляры регистрации финансовой операции, сведения о нотариальном удостоверении права на наследство и договоров дарения в налоговые органы).

Нотариальное делопроизводство (далее - делопроизводство) включает:

подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;

ведение реестров, книг, журналов регистрации (учета), в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия;

оформление, регистрацию и учет документов по истребованию и предоставлению нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, их учет и регистрацию;

оформление, передачу, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий (специальных формуляров о регистрации финансовой операции, сведений о нотариальном удостоверении права на наследство и договоров дарения в налоговые органы);

прием, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности государственной нотариальной конторы, частного нотариуса;

порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;

подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании правовой помощи;

оперативное хранение документов в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса, их подготовку к передаче в ведомственный нотариальный архив.

Делопроизводство ведется на одном из государственных языков Республики Беларусь.

Ответственность за организацию делопроизводства в государственной нотариальной конторе возлагается на руководителя государственной нотариальной конторы.

Ответственность за организацию делопроизводства при осуществлении частной нотариальной деятельности возлагается на частного нотариуса.

Руководитель государственной нотариальной конторы назначает лицо, ответственное за ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе, о чем издается соответствующий приказ.

Если штат государственной нотариальной конторы состоит из одного нотариуса, он является лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

Ответственность за ведение делопроизводства по нотариальным документам, а также за ведение реестров, книг учета, в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, несут соответствующие должностные лица государственной нотариальной конторы (заведующий, заместитель заведующего, старший государственный нотариус, государственный нотариус (далее - государственный нотариус), которые совершают соответствующее нотариальное действие.

При увольнении или переводе на другую работу работника государственной нотариальной конторы, который осуществлял ведение делопроизводства, документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются лицу, на которое возлагается ведение делопроизводства, по акту приема-передачи дел.

Работники государственных нотариальных контор, частные нотариусы несут персональную ответственность за выполнение требований настоящих Правил, сохранность находящихся у них в производстве документов.

Об утрате документов в государственной нотариальной конторе незамедлительно докладывается руководителю государственной нотариальной конторы, который информирует управление юстиции областного, Минского городского исполнительного комитета (далее - управление юстиции). Об утрате документов частным нотариусом последний незамедлительно информирует соответствующее управление юстиции для принятия необходимых мер по розыску документов.

Непосредственный контроль за соблюдением правил делопроизводства государственными нотариусами и уполномоченными должностными лицами осуществляют управления юстиции, частными нотариусами - управления юстиции совместно с Белорусской нотариальной палатой.

Подготовка и оформление документов в зависимости от их вида (организационно-распорядительные документы; ответы на обращения граждан, организаций; документы по истребованию и предоставлению нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия; документы (просьбы) об оказании правовой помощи и т.д.) осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами.

Реестры для регистрации нотариальных действий, реестры для регистрации запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов ведутся в соответствии с формами, утверждаемыми Министерством юстиции Республики Беларусь.

В государственных нотариальных конторах регистрация нотариальных действий может вестись в нескольких реестрах для регистрации нотариальных действий, каждому реестру присваивается самостоятельный номер.

Каждый реестр для регистрации нотариальных действий закрепляется руководителем государственной нотариальной конторы за отдельным работником, который является лицом, ответственным за ведение реестра.

Каждому новому реестру для регистрации нотариальных действий, заведенному в течение одного календарного года, присваивается следующий по порядку номер.

В государственных нотариальных конторах допускается сохранять номер реестра для регистрации нотариальных действий в течение календарного года, при этом каждый следующий том (книга) такого реестра закрепляется руководителем государственной нотариальной конторы за работником.

Ведение частным нотариусом одновременно нескольких реестров для регистрации нотариальных действий не допускается.

Оформление книг регистрации (учета), в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами, иными нормативными правовыми актами.

Реестры, книги, журналы должны быть прошиты, листы их - пронумерованы.

Количество листов реестра для регистрации нотариальных действий должно быть заверено подписью начальника управления юстиции или его заместителя и скреплено печатью управления юстиции.

Количество листов книг, журналов заверяется подписью руководителя государственной нотариальной конторы, частного нотариуса и скрепляется его гербовой печатью.

Ведение записей в реестрах, книгах, журналах, заполнение и подписание нотариальных документов карандашом, красными и зелеными чернилами не допускается.

Текст нотариального документа должен быть написан ясно и четко, числа и сроки должны быть обозначены хотя бы один раз словами.

Фамилия, собственное имя и отчество гражданина, адрес его места жительства (регистрации) должны быть написаны полностью, наименования юридических лиц приведены без сокращений с указанием адреса их места нахождения.

Удостоверительная надпись излагается на документе. Если удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, который прикрепляется к документу, в соответствии с пунктом 24 настоящих Правил, при этом текст удостоверительной надписи должен начинаться на документе.

Для совершения удостоверительных надписей могут применяться штампы с текстом соответствующей надписи.

При оформлении нотариальных документов могут также применяться мастичные штампы "копия", "копия с копии", "смотрите на обороте" и т.п.

При оформлении нотариальных документов, предназначенных для действия за границей, проставления апостиля или легализации использование мастичных штампов не допускается.

Если в удостоверенном (выданном, засвидетельствованном) документе имеются описки, опечатки, явные арифметические ошибки, не меняющие существа документа, в него могут быть внесены исправления.

Приписки и исправления, сделанные в тексте документа, оговариваются после удостоверительной надписи, подписываются нотариусом с указанием его должности (либо частным нотариусом) и скрепляются его гербовой печатью.

При этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Если в нотариальный документ вносится несколько исправлений либо если внесение исправлений технически сложно, допускается составление текста нотариального документа заново. При этом документ, подлежащий замене, изымается нотариусом и приобщается к документам по совершенному нотариальному действию (при их наличии).

Если исправления вносятся в соответствии с частью четвертой настоящего пункта в нотариальный документ, подписанный лицами, совершившими нотариальное действие, вновь выдаваемый документ подписывается этими лицами.

Исправления записей в реестрах, книгах, журналах должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте, и заверены подписью нотариуса.

Внесение исправлений в нотариальные документы, реестры для регистрации нотариальных действий осуществляется нотариусом, совершившим нотариальное действие.

В случае отсутствия государственного нотариуса, совершившего нотариальное действие, исправления вносятся руководителем государственной нотариальной конторы либо лицом, его замещающим.

В случае отсутствия частного нотариуса, совершившего нотариальное действие, исправления вносятся другим частным нотариусом, который работает в составе одного нотариального бюро с отсутствующим частным нотариусом, определяемым Белорусской нотариальной палатой.

Если отсутствует единственный, входящий в состав нотариального бюро, частный нотариус, исправления вносятся другим частным нотариусом, определяемым Белорусской нотариальной палатой.

Документ, состоящий из двух и более листов, должен быть прошит (прошнурован) нитью (лентой) белого либо красного цвета, его листы - пронумерованы.

На скрепляемом документе совершается надпись: "Всего прошито (либо прошнуровано), пронумеровано и скреплено печатью на _____ листах".

Количество прошитых листов заверяется подписью лица, выдавшего документ либо совершившего нотариальное действие, с указанием его должности (либо частного нотариуса) и скрепляется гербовой печатью.

Оформление документа включает его подписание и в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, - проставление гербовой печати.

Все документы, создаваемые частным нотариусом при осуществлении им деятельности, подписываются этим частным нотариусом.

Организационно-распорядительные документы, создаваемые должностными лицами государственной нотариальной конторы, подписываются руководителем государственной нотариальной конторы либо лицом, его замещающим.

Нотариальные документы подписываются государственным нотариусом, совершившим нотариальное действие.

При подписании нотариусом нотариального документа, в тексте которого либо в тексте удостоверительной надписи на котором имеется указание фамилии, собственного имени, отчества (фамилии, инициалов) нотариуса, который его совершил, расшифровка подписи не производится.

При подписании нотариусом документа, в тексте которого отсутствует указание его фамилии, собственного имени, отчества (фамилии, инициалов), расшифровка подписи обязательна.

Гербовая печать проставляется на:

нотариальных документах;

свидетельствах о принятии и удостоверении закрытого завещания, об удостоверении полномочий исполнителя завещания (душеприказчика);

запрещениях отчуждения объекта недвижимого имущества, налагаемых на основании договора о залоге;

распоряжениях о возмещении расходов за счет наследства;

постановлениях нотариуса об отказе от совершения нотариального действия, об аннулировании свидетельства о праве на наследство, об изъятии завещания и передаче его завещателю для уничтожения и т.д.;

протоколах вскрытия и оглашения закрытых завещаний;

просьбах о правовой помощи (поручениях);

составленных нотариусом актах описи наследственного имущества, об уничтожении всех экземпляров завещания и т.д.;

запросах нотариуса об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия;

справках об обстоятельствах, являющихся основанием для возврата государственной пошлины, нотариального тарифа, тарифа за оказание дополнительных платных услуг правового и технического характера;

иных документах, на которых проставление оттиска гербовой печати предусмотрено актами законодательства Республики Беларусь, а также международными договорами Республики Беларусь.