1. Ключові положення

Режим “Реєстрація вхідної пошти” застосовується для внесення в інформаційну базу даних про поштові відправлення, які надійшли у відділення зв'язку для видачі адресатам. База даних складається із довідників: "Страхові поштові відправлення", де реєструються вхідні цінні листи, цінні бандеролі та всі посилки; "Перекази" – вхідні грошові перекази; "Пенсійні відомості" – загальна інформація про пенсійні відомості.

Програмне забезпечення поставляється з порожніми довідниками вхідних поштових одиниць, вони заповнюються в міру надходження ПО для вручення в операційному вікні у будь-який час (під час поточної зміни або між змінами). У подальшому довідники використовуються програмними засобами в операційному вікні при оформленні послуг.

Реєстрація вхідних поштових одиниць може здійснюватися:

– з файлу – спочатку дані про ПО завантажуються за допомогою службової задачі Вручення та зберігання ПО, Імпорт з файлу, а потім відбувається реєстрація ПО за допомогою задачі Реєстрація та перегляд ПО;

– вручну – використовується тільки службова задача Реєстрація та перегляд ПО.

Робоче вікно службової задачі Реєстрація та перегляд ПО наведене на рис. 5.1.

Якщо реєстрація відбувається з файлу, то у даному вікні вручну заповнюються тільки:

• обов’язкові поля загальної частини та «№ доставної дільниці»;

• за необхідності поля про формування (надходження) документів по ПО (актів та повідомлення ф.22).

Особливості заповнення полів робочого вікна наведені у таблиці (табл. 5.1)

Рисунок 4.1 − Реєстрація вхідних поштових одиниць

Таблиця 4.1 − Особливості заповнення вікна реєстрації вхідних поштових одиниць

Загальна частина
1	Виберіть Тип відправника: 1 – Юридична особа (підприємства) 2 – Фізична особа (населення)
2	Виберіть Вид операції з ПО: 1 – Реєстрація 2 – Перевірка
3	Поле Тип звіту передбачає введення (вибір) документу, з яким прийшли ПО: 1 – Накладна ф.16 (як для реєстрації загальної накладної, так і накладних на страхові мішки) 2 – Реєстр ф.11 (для реєстрації зведеного реєстру на рекомендований або простий мішок та реєстрів на постпакети)
 Увага! При надходженні даних про вхідні ПО у файлі необхідно дотримуватися послідовності аналогічній процесу фізичного розпакування ПО, тобто спочатку необхідно зареєструвати загальну накладну, по якій надійшли мішки, потім переходити до реєстрації вмісту цих мішків і т.д.
4	Поле «№ реєстру ф.11 (накладної ф.16)» призначене для введення номеру відповідного документу, по якому надійшли ПВ. При ручній реєстрації вхідних ПВ введення унікального номера суттєвого значення не має, але слід зазначити, що дане поле є ключовим при здійсненні перевірки (перегляду) раніше зареєстрованого, тому рекомендуємо використовувати не тільки порядковий номер, але і дату реєстрації (наприклад: 3091206, де 3 – порядковий номер накладної, 091206 – дата). Якщо дані по ПО були завантажені, то номер має відповідати номерам зазначеним у файлі (дійсний номер загальної накладної, ШКІ мішка та постпакету).
Партіонна частина
5	Вхідний номер ПО заповнюється системою автоматично після заповнення поля ШКІ
6	Вид відправлення – виберіть зі списку: для накладної доступні такі варіанти: Лист Бандероль Посилка Відправлення експрес Міжнародні відправлення з оголошеною цінністю; для реєстру: Лист Бандероль Дрібний пакет Поштова картка Секограма Мішок „М” Повідомлення
7	Виберіть категорію ПО: без оголошеної цінності рекомендоване з оголошеною цінністю У певних випадках система блокує вибір даного поля згідно до зазначених раніше типу ПО та типу звіту (наприклад, по накладній може надходити тільки лист з оголошеною цінністю)
8	Виберіть розряд ПО: без розряду урядове службове військове
9	Поле Країна при замовчуванні має значення «Україна». Для зміни значення введіть українськими літерами іншу назву або очистіть поле і натисніть Enter, відкриється вікно довідника у якому необхідно вибрати потрібну країну.
10	Введіть ШКІ поштової одиниці
11	У поле Місце приймання введіть індекс відправлення ПО – по Україні обов’язкове. Для міжнародних поштових одиниць поле можна не заповнювати.
12	Введіть масу ПО – обов’язкове для заповнення.
13	Для цінних ПО введіть їх Цінність та Післяплату
14	Група полів «Одержувач» призначене для введення даних одержувача: ПІБ (назви організації), адреси знаходження та № доставної дільниці, якою обслуговується.
15	Поле Відмітки призначене для введення особливих характеристик відправлення (F9)  Увага! Якщо зазначаються відмітки «з простим повідомленням» або «з рекомендованим повідомленням», то при врученні ПО система нагадує про необхідність відправити повідомлення відправнику.
16	Поставте позначку (Space) у полі Надійшло з актом (ф. 51-1 або ф.51-2)
17	Вкажіть потребу друку повідомлення ф. 22 поставивши позначку у полі ф.22 та вкажіть дату вручення повідомлення ф. 22 (приклад повідомлення наведено у додатку (додат.Б))

Після закінчення введення та підтвердження введених даних система cформує відповідний документ (реєстр чи накладну) – приклад накладної наведено у додатку (додат. В)

Для вручення поштової одиниці виконується команда з системного меню Реєстрація – Операційне вікно: Вручення ПВ (індивідуальне). Робоче вікно послуги представлено на рис. 4.2, а особливості його заповнення у табл. 4.2.

Рисунок 4.2 − Вручення поштових одиниць

Таблиця 4.2 − Порядок та особливості заповнення полів при врученні ПО

1	Виберіть Тип відправника: 1 – Юридична особа (підприємства) 2 – Фізична особа (населення)
2	Введіть вхідний номер ПО по системі Якщо номер невідомий (наприклад, якщо загубилося повідомлення або нечіткий запис) – введіть прізвище (поле П.І.Б.) або штрихкод ПО (поле ШКІ)
3	Виберіть пункт «1 – Вручення» у полі Вид операції з ПО
4	У полі Причина виберіть порядок видачі: 1 – особисто; 2 – за довіреністю (вкажіть у наступному полі прізвище і посаду одержувача)

 Зверніть увагу! При видачі посилок, система автоматично підраховує суму плати за зберігання У випадку, коли сума не дорівнює «0» (на рис. 4.2 сума – 9 грн.), після підтвердження послуги система запитає про необхідність стягнення коштів (виберіть Так – для здійснення клієнтом оплати).

При наявності післяплати з одержувача утримується величина післяплати та вартість її пересилки поштовим переказом. Вартість пересилки післяплати нараховується автоматично згідно із видом переказу післяплати, який вибирається зі списку: поштовий, електронний, поштовий на розрахунковий рахунок, електронний на розрахунковий рахунок, пільговий в % на розрахунковий рахунок, пільговий в %. Пільговий переказ післяплати приймається тільки на обумовлені перекази (на розрахунковий рахунок Єшко та т.п.). Пільговий переказ включає поштовий переказ на розрахунковий рахунок.