1. Теоретические основы учета и аудита расчетов по оплате труда

1.1. Теоретические основы организации учета расчетов по оплате труда

Заработная плата является основным источником доходов большей части населения и является сложным экономическим явлением, отражающим воздействие многих экономических процессов, в связи с чем, требует спе­циальных знаний для эффективной организации, как в масштабах общества, так и конкретной организации. В настоящее время организации самостоятельно выбирают системы и формы оплаты труда своих работников, причем зачастую разные категории персонала могут оплачиваться по-разному. В процессе разработки и применения той или иной системы оплаты труда важно учитывать не только интересы работодателя, но и интересы работников, что подразумевает неукоснительное соблюдение норм трудового законодательства [23. С. 18].

Таким образом, в современных условиях бухгалтер должен обладать глубокими знаниями как в области организации оплаты труда, так и в сфере трудового законодательства.

Ведение бухгалтерского учета заработной платы осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Из года в год происходят изменения, поэтому бухгалтеру важно отслеживать все изменения касающиеся регулирования заработной платы и следить за появлением новых законодательных актов.

На основании заявления о приеме на работу, подписанного руководителем, оформляется приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1) и трудовой договор (контракт).

Все работодатели обязаны оформлять отношения с работниками в письменном виде, т.е. с каждым работником должен быть заключен трудовой договор. Такое требование к оформлению отношений установил Трудовой кодекс РФ, принятый 30.12.2001 года. Оформление трудовых договоров обязательно, если работник принимается на работу постоянно или по совместительству, а также для выполнения определенного объема работ.

В соответствии со ст. 59 Трудового кодекса РФ работодатель может заключать срочные договоры лишь в определенных случаях.

Расторжение срочного трудового договора производится в порядке, закрепленном в ст. 79 Трудового кодекса РФ. Срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его действия, о чем работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за 3 дня до увольнения. После заключения трудового договора (контракта) гражданин становится сотрудником (работником) предприятия, который обязан соблюдать внутренний распорядок и выполнять функции, определенные условиями договора [1].

Коллективный договор - это правовой документ, регулирующий социальные, трудовые и иные отношения работодателя, в лице его представителей, и работниками предприятия.

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами, но в любом случае в содержание договора в обязательном порядке должны быть закреплены нормативные положения, если они закреплены в законодательных и нормативных актах.

Кроме того, в коллективный договор могут быть включены обязательства работодателя, а именно: формы, системы и размеры оплаты труда работников; выплата различных пособий и компенсаций; рабочее время и время отдыха и другие вопросы.

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами и соглашениями (ст. 41 Трудового кодекса РФ).

Коллективный договор заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором. Стороны имеют право продлить действие коллективного договора на срок не более 3 лет.

Дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилом поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации.

Работодатель обязан в соответствии с Трудовым кодексом, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда. Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка [1].

Правильный расчет зарплаты и своевременное начисление заработной платы входят в обязательный круг обязанностей работодателя.

Заработная плата начисляется исходя из установленных тарифов, окладов, сдельных расценок и сведений о фактически отработанном времени сотрудниками или об объеме произведенной продукции.

Начисление зарплаты происходит на основе документов, которые:

- устанавливают форму и размер оплаты труда сотрудника. А именно: положение об оплате труда (положение о выплате заработной платы), штатное расписание, приказы о приеме на работу, трудовые договоры;

- подтверждают выполнение норм выработки. А именно: наряды, книги учета выработки, табели учета рабочего времени;

- влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце. А именно: служебные записки, приказы о поощрении и т. п [23. С. 31].

Положение об оплате труда - официальный документ, в котором описывается порядок начисления заработной платы или премии. Положение должно содержать указание на категории работников, вид деятельности, критерии оценки их труда, размеры тарифных ставок и принципы начисления заработка (премии). Положение утверждается приказом и имеет статус локального нормативного акта.

Порядок начисления зарплаты следующий. Суммы начисленной зарплаты фиксируются в расчетной или в расчетно-платежной ведомости. Начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами для учета затрат в зависимости от характера работы того или иного сотрудника.

При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме. Типового бланка расчетного листка нет. Его можно составить в произвольной форме и согласовать с представительным органом работников (при его наличии в организации). Расчетные листки должны формироваться один раз в месяц, когда происходит начисление второй части зарплаты (как правило, в конце месяца).

В расчетном листке указываются:

- составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;

- начисления на зарплату (удержания);

- общая сумма зарплаты, подлежащая выплате [23. С. 32].

За нарушение правил составления и выдачи расчетных листков организация может быть привлечена к административной ответственности.

Заработная плата, причитающаяся к выдаче работнику, представляет собой разницу между суммами оплаты труда, исчисленным по всем основаниям, и суммой удержаний.

Согласно трудовому законодательству начисление заработной платы производится каждый месяц, а выплата - не менее двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ) [1].

Сроки выплаты заработной платы должны быть закреплены в трудовом (коллективном) договоре, Положении об оплате труда, других локальных документах.

Никакое соглашение между работодателем и работником, а также локальный нормативный акт организации о том, что начисление и выплата заработной платы в данной организации будет выплачиваться один раз в месяц, не имеют силы. Поскольку условия оплаты труда, определенные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, а также трудовым договором, не могут ухудшать положение работника по сравнению с условиями, установленными Трудовым Кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

За задержку зарплаты сотрудникам должна быть начислена компенсация. Ее минимальный размер – 1/300 ставки рефинансирования Банка России от невыплаченных сумм за каждый день просрочки. Заплатить компенсацию компания обязана независимо от того, по какой причине задержана зарплата. Даже если вины работодателя в этом нет. Начисление зарплаты не зависит от того, была ли у компании выручка или нет, достаточно ли у работодателя средств, чтобы выплатить зарплату [23. С. 42].

При поступлении на работу гражданин обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность, трудовую книжку. Если должность требует определенной квалификации, предоставляет соответствующий документ: диплом, удостоверение, водительские права и т. д.

Документом по учету личного состава организации является личная карточка, которая заполняется в одном экземпляре.

На основании приказа о приеме на работу заводится личное дело.

В состав личного дела работника включают следующие документы: анкету или личный листок по учету кадров, автобиографию или резюме, характеристику или рекомендательные письма, трудовой договор, копии приказов о назначении, перемещении, увольнении, справки и другие документы, относящиеся к данному работнику, внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Для учета рабочего времени используется табель, в котором ежедневно фиксируется время прихода и ухода работников с работы, опоздания и неявки, а также часы простоя и сверхурочной работы. Количество часов, отработанных работником в день, обозначается цифрой 8. Заполненный табель в последний день месяца сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Синтетический учет расчетов с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации по всем видам оплаты труда, ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Счет пассивный. По кредиту счета отражаются все начисленные (зарплаты, отпускные по временной нетрудоспособности, премии и т. д.) по дебету удержания из начисленной суммы; выплата начисленных видов оплаты труда за минусом удержаний; депонированная заработная плата. Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность организации перед работниками по начислению не выданной заработной плате.

При начислении заработной платы делается следующая проводка:

Дебет счета 20 «Основное производство» (08, 10, 23, 25, 26, 44)

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» [8].

Аналитический учет ведется на лицевых счетах, открываемых на каждого работника. К документам аналитического учета относятся: налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица, расчетные, расчетно-платежные и платежные ведомости. Не полученная работниками в срок заработная плата депонируется. Депонированная заработная плата переносится со счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на счет 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами», на котором для этих целей открывается субсчет «Депоненты» (дебет счета 70, кредит счета 76) [14. С. 67].

Депонированные суммы сдаются в банк по объявлению на взнос наличными. На сданные суммы составляется один расходный кассовый ордер.

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете в банке в течение трех лет. По истечении этого срока неполученные суммы относятся на финансовые результаты организации.

К доходам, подлежащим налогообложению, относятся: заработная плата, премии и другие вознаграждения всех видов, связанные с выполнением трудовых обязанностей (в том числе и по совместительству), доход от выполнения работ по гражданско-правовым договорам и другим основаниям; суммы, начисленные в виде дивидендов по акциям, и другие доходы, полученные в результате распределения прибыли организации, доходы в виде предоставленных организацией своим работникам материальных и социальных благ, стоимость подарков и оказанной материальной помощи.

В облагаемый доход включаются также компенсационные выплаты организации работникам сверх установленных законодательством норм суточных и квартирных во время командировок; за использование личного автомобиля для служебных поездок; за использование собственного инструмента; документально не подтвержденные суммы расходов, списанные с подотчетных лиц.

Подлежит включению в облагаемый доход материальная выгода в виде экономии на процентах при получении работниками заемных средств. Материальная выгода рассчитывается в виде положительной разницы между суммой, исчисленной исходя из 2/3 ставки рефинансирования ЦБ, и суммой фактически уплаченных процентов по полученным заемным средствам.

Удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) осуществляется в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ [2].

В законодательстве по налогообложению физических лиц налоговые льготы представлены в виде:

• доходов, освобождаемых от обложения налогом;

• налоговых вычетов;

• зачета налога.

Налоговые вычеты предоставляются только доходам, при налогообложении которых применяется ставка 13%. В их число входят:

• стандартные налоговые вычеты;

• социальные налоговые вычеты;

• имущественные налоговые вычеты;

• профессиональные налоговые вычеты.

Размер вычета для расчета НДФЛ на первого и второго ребенка составляет 1400 руб. А на третьего и каждого последующего - 3000 руб. Такой же вычет полагается на ребенка инвалида. Чтобы предоставить работнику стандартный налоговый вычет, необходимо написать заявление. Лимит по доходам работника для применения этих вычетов составляет 280 000 рублей [2].

К числу социальных налоговых вычетов относятся благотворительные расходы, образовательные расходы, медицинские расходы.

К имущественным налоговым вычетам относятся вычеты к доходам от продажи имущества и вычеты в связи с новым строительством или приобретением жилого дома или квартиры.

Профессиональные налоговые вычеты применяются к доходам, полученным в связи с осуществлением профессиональной деятельности налогоплательщика, в размере фактически произведенных им расходов либо в пределах установленных нормативов. Целью зачета налога является устранение двойного налогообложения доходов налогоплательщиков независимо от того, где эти доходы были получены, а налоги уплачены.

Для НДФЛ установлено три ставки, которые применяются к различным налоговым базам. 30% облагаются доходы от долевого участия в деятельности предприятия (дивиденды), 35% облагаются доходы от выигрышей, процентные доходы по вкладам в банк, выгода по договорам страхования, суммы экономии на процентах по заемным средствам. Для оставшегося большинства налогоплательщиков применяется ставка в размере 13% [2].

Удержанный НДФЛ подлежит перечислению в бюджет не позднее фактического получения в банке наличных средств на оплату труда. Если организация нарушила сроки перечисления в бюджет подоходного налога, то она уплачивает пеню в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки за счет чистой прибыли, начиная со следующего дня, после дня фактического получения в банке денежных средств либо перечисления денежных средств по поручению работников или их фактической выплаты.

В бюджет перечисляются удержанные суммы с физических лиц.

Уплата НДФЛ за счет средств организации не допускается.

В случае несвоевременного привлечения физических лиц к уплате налога или исчисления налога с их доходов с нарушением действующего законодательства взыскание либо возврат им налоговой суммы осуществляется не более чем за 3 года, предшествующего обнаружению факта неправильного удержания.

Начисление НДФЛ ведется на пассивном счете 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты НДФЛ». При этом проводка будет дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 68 [8].

При производстве удержаний следует учитывать ограничения размера удержаний из заработной платы, установленные ст. 138 ТК РФ:

- при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику;

- при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50% заработка [1].

Данные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%. Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.

Согласно трудовому законодательству каждому человеку полагается дни «отгулов» от выполнения рабочих обязанностей. При этом такие дни работодатель оплачивает. Это называется отпуск. Он может быть:

• по уходу за ребенком или родственником;

• ежегодный календарный оплачиваемый (очередной и дополнительный);

• ученический;

• по временной нетрудоспособности [25. С. 84].

Женщинам также дополнительно предоставляется отпуск по беременности и родам.

Раз в году каждый служащий имеет право на оплачиваемый отпуск. Отпуск можно попросить уже через полгода после трудоустройства. В особых случаях можно попросить оплачиваемый отпуск и раньше, чем пройдут шесть месяцев. Такую возможность руководитель обязан предоставить, например:

• несовершеннолетним;

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;

• служащим, усыновившим детей, которым не исполнилось еще трех месяцев.

На предприятиях составляется график отпусков. При этом необходимо помнить, что согласно трудовому законодательству переносить или компенсировать дни отдыха больше чем два года подряд нельзя. Но можно разбивать полагающиеся к отгулам дни на несколько периодов, главное, чтобы хотя бы один из них был длительностью четырнадцать дней [25. С. 85].

Порядок начисления отпускных зависит от:

• расчетного периода;

• среднего заработка.

Под расчетным периодом понимают обычно календарный год, предшествующий отпуску. Если отпуск дают через полгода или раньше, за расчетный период принимается фактически отработанное время. В этот промежуток не входят дни простоя, временной нетрудоспособности, неоплачиваемые отгулы и прочие периоды, когда заработок был сохранен частично или не сохранен вовсе.

Расчет отпускных производится по среднедневному заработку. Для его вычисления необходимо сложить всю заработную плату, выданную за расчетный период, и разделить ее на количество отработанных месяцев, а потом на 29,3 – такой коэффициент принят для среднего количества дней в месяце [14. С. 89].

Случается, что работник увольняется, но при этом не успевает использовать положенные ему дни отпуска, тогда сотрудник организации должен получить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Основные проводки по учету расчетов по оплате труда представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Корреспонденция счетов по учету расчетов по оплате труда

Операция	Проводка
	Дебет	Кредит
Начисление зарплаты
Начисление зарплаты работникам, которые занимаются строительством ОС	08	70
Начисление зарплаты работникам, которые занимаются демонтажем оборудования	91	70
Начисление зарплаты работникам, которые занимаются изобретением НМА	08	70
Начисление зарплаты отделу сбыта	44	70
Начисление зарплаты работникам основного производства	20	70
Начисление зарплаты работникам вспомогательного производства	23	70
Начисление зарплаты общепроизводственному персоналу	25	70
Начисление зарплаты аппарату управления	26	70
Начисление зарплаты работникам, которые занимаются ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций	91	70
Удержания из зарплаты
Удержание НДФЛ (13%)	70	68
Удержание неизрасходованных подотчетных сумм	70	71
Удержание возмещения материального ущерба с работника	70	73-2
Удержание алиментов	70	76
Удержание сумм в погашение займа	70	73-1
Удержание по заявлению работника (в пользу третьих лиц)	70	76

Таким образом, в современных условиях основополагающими задачами учёта расчётов с персоналом по оплате трудовой деятельности выступают:

1. Своевременное начисление заработной платы и социальных выплат работнику.

2. Группировка экономических показателей по трудовой деятельности с целью оперативного руководства.

3. Соблюдение законности включения в себестоимость продукции организации сумм начисления заработной платы и социальных пособий, взносов, удержаний.

Бухгалтерский отдел с целью начисления заработной платы обязан:

1. Обладать документами, которые учитывают количественные и качественные характеристики трудовой деятельности на предприятии.

2. Правильно рассчитать согласно нормативно-правовым актам и положениям в сфере установления расценок на заработную плату при учёте налоговых отчислений и вычетов в организации.

Бухгалтерский учёт системы оплаты труда на предприятии очень подробно характеризует трудовые отношения. Существуют различные виды заработной платы, на предприятии самостоятельно определяется система оплаты труда в соответствии с законодательством РФ.