2.2 Документальное оформление и учет денежных средств

Организацией учета движения денежных средств у ИП Ануш Р.Г. занимается кассир и главный бухгалтер.

Учет денежных средств в наличной форме у ИП Ануш Р.Г. ведется на счете 50 «Касса», к которому открыт один субсчет 50-1 «Касса организации». Расчет наличными денежными средствами у ИП Ануш Р.Г. осуществляется только в рублях.

Расчеты по кассовым операциям у ИП Ануш Р.Г. осуществляет кассир, с которым заключен договор о материальной ответственности. Касса расположена в специально оборудованной комнате. Розничные покупатели приносят в кассу счета на оплату кафельной плитки, кассир принимает деньги и выдает покупателю кассовые чеки.

Кассовый аппарат ИП Ануш Р.Г. поставлен на учет в налоговой инспекции и ежемесячно обслуживается компанией ООО «Регистр», с которой заключен договор на обслуживание.

С 2017 года ИП Ануш Р.Г. использует фискальные кассы. Новый закон об онлайн-кассах с 2017 года был принят в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ. Согласно новому закону, ИП Ануш Р.Г. обязана применять онлайн-кассы при расчетах с клиентами. Новые ККТ в режиме онлайн через Интернет пересылают данные о расчетах, продажах в местные налоговые инспекции через посредника - оператора фискальных данных. С ним ИП Ануш Р.Г. заключила соответствующий договор. В этой системе наряду с бумажными формируются и электронные чеки, которые могут передаваться покупателям по электронной почте. 

Приход денежных средств в кассу ИП Ануш Р.Г. оформляется Приходным кассовым ордером (Приложение 5), а расход денег Расходным кассовым ордером (Приложение 6). Также кассиром ведется журнал кассира-операциониста.

Приход и выдача денежных средств отражаются в кассовой книге таблице 4.

Таблица 4 Выписка кассовой книги ИП Ануш Р.Г. за 10 января 2016 года, полученная с помощью программы: 1С «Бухгалтерия 8.0»

(руб.)

Номер документа	От кого получено или кому выдано	Номер коррес- пондирующего счета, субсчета	Приход, руб. коп.	Расход, руб. коп.
1	2	3	4	5
Остаток на начало дня			-	Х
135	Получено из банка	51	193000-00	-
94	Выдано	70	-	174655-62
Итого за день			193000-00	174655-62
	Остаток на конец дня		18344-38	Х

За 10 января 2016 года в кассу предприятия поступило с расчетного счета денежных средств в сумме 193000 руб., было выдано зарплаты на сумму 174655,62 рублей. Остаток на конец дня составил 18344,38 рублей.

Выдача денег из кассы отдельному лицу осуществляется при предъявлении паспорта.

Заработная плата выдается работникам на основании расчетно-платежной ведомости, при этом на каждого работника расходный кассовый ордер не составляется.

Титульный лист расчетно-платежной ведомости подписывается директором и главным бухгалтером, также на нем ставится разрешительная запись на выдачу денег.

Также выдача денег может осуществляться по расходному кассовому ордеру по Доверенности.

Не выданная в срок заработная плата депонируется и сдается в банк, при этом оформляется расходный кассовый ордер.

В кассовых документах никаких подчисток, помарок и исправлений не допускается.

На основании приходных и расходных кассовых ордеров формируется Кассовая книга (Приложение 7), отрывной лист которой служит отчетом кассира (Приложение 8).

Основные бухгалтерские записи по учету денежных средств в наличной форме ИП Ануш Р.Г. представлены в таблице 5.

Таблица 5 Основные бухгалтерские записи по учету денежных средств в наличной форме ИП Ануш Р.Г. за декабрь 2016 года

(руб.)

Наименование операции	Сумма, руб.	Дебет	Кредит
Поступили денежные средства в кассу от покупателей кафельной плитки	317256	50	62
Из кассы было выдано в подотчет на покупку канцелярских товаров	2300	71	50
Возвращен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм	261	50	71
Выдана из кассы заработная плата	165120	70	50
С расчетного счета поступили денежные средства в кассу	170000	50	51
Сдана выручка в банк	300000	51	50

В 2017 году субъекты малого бизнеса, в том числе и ИП Ануш Р.Г., могут вести упрощенный кассовый порядок, который допускает отсутствие кассового лимита (абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У). Таким образом, малые предприятия имеют право накапливать в кассе сколько угодно денежных средств. Нужно отметить, что в целях безопасности все же лучше сдавать деньги в банк. ИП Ануш Р.Г. сдает наличные денежные в банк ежедневно, поскольку для закупки кафельной плитки необходимо оплачивать поставщикам за товар с расчетного счета.

Для расчетов с поставщиками, налоговыми органами, внебюджетными фондами у ИП Ануш Р.Г. имеется расчетный счет в ПАО Сбербанк. Движения денежных средств на расчетном счете отражаются на счете 51 «Расчетные счета». Данный счет субсчетов не имеет.

С расчетного счета ИП Ануш Р.Г. осуществляет оплату товаров поставщикам, перечисляет налоги в бюджет и внебюджетные фонды, при этом составляются бухгалтерские записи по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Бухгалтер ИП Ануш Р.Г. получает денежные с расчетного счета для выплаты заработной платы, премий и т.д., что отражается по дебету счета 51 «Расчетные счета».

Учет денежных средств на расчетном счете и в кассе ведется автоматизированным способом в программе «1С: Бухгалтерия 8.0».

Для отражения оборотов по кредиту счета 51 «Расчетный счет» служит журнал-ордер по счету 51 «Расчетный счет» («1С: Бухгалтерия 8.0»). Основанием для заполнения этого регистра являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета ИП Ануш Р.Г. . Обороты по дебету отражаются в ведомости по счету 51 «Расчетный счет» («1С: Бухгалтерия 8.0»). Основанием для заполнения этой ведомости, как и журнала-ордера по счету 51 «Расчетный счет» служат также проверенные и обработанные выписки. Суммы с одноименными корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами. Как в журнале-ордере и так и в ведомости на счете 51 «Расчетный счет» суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51.

При осуществлении безналичных расчетов у ИП Ануш Р.Г. используются следую­щие расчетные документы:

- платежные поручения, по которым производится перечисление денежных средств по поручению ИП Ануш Р.Г. с его счета на счет организации, налогового органа и т.д.;

- чеки, по которым осуществляется выдача денежных средств с расчетного счета для выплаты заработной платы или на хозяйственные нужды.

Бухгалтерия ИП Ануш Р.Г. отражает движение денежных средств на расчётном счёте следующим образом (табл. 6).

Таблица 6 Бухгалтерские записи по счёту 51 «Расчётный счёт» за июль 2016 года

(руб.)

Содержание операций	Сумма, руб.	Корреспонден-ция счетов
		Д-т	К-т
Остаток денежных средств на начало июля 2016 года	116503	51
Поступили денежные средства из кассы на расчётный счёт	297521	51	50-1
Поступили от оптовых покупателей денежные средства за проданные товары оптом	320450	51	62
Начислен банком процент на остаток организации на расчётный счёт	335	51	91
Поставщик вернул на расчётный счёт, ранее полученный аванс	37400	51	60
Получены наличные денежные средства	162882	50-1	51
Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками	437890	60	51
Погашена задолженность по расчётам с бюджетом по налогам и сборам	7345	68	51
Перечислены взносы во внебюджетные фонды	2642	69	51
Остаток денежных средств на конец июля 2016 года	161450	51

За услуги банка по обслуживанию счёта организация должна платить комиссию. Сумма комиссии устанавливается по взаимному соглашению между банком и клиентом в договоре на расчётно-кассовое обслуживание. Оплата производиться ИП Ануш Р.Г. в рублях.

У ИП Ануш Р.Г. проводится инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет директор. Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих случаях:

- перед сдачей годовой бухгалтерской отчётности;

- при смене кассира;

- при выявлении фактов кражи денежных средств из кассы;

- при частичном или полном уничтожении наличных денежных средств, находящихся в кассе предприятия ввиду стихийного бедствия, пожара, прочих чрезвычайных ситуаций.

У ИП Ануш Р.Г. 2 раза в месяц проводится ревизия кассы. При этом создается специальная комиссия, которая назначается приказом директора ИП Ануш Р.Г. При проведении ревизии по требованию ИФНС, в состав комиссии включают сотрудника налоговой инспекции. Итоги ревизии приводят в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Акт по форме ИНВ-15 – ключевой документ, который применяется у ИП Ануш Р.Г. для фиксации результатов внезапной проверки хранящихся денег в кассе. Такая проверка проводится как по требованию ИФНС, так и по инициативе руководства ИП Ануш Р.Г., на основании специально изданного приказа.

Если инвентаризация происходит по необходимости, в связи со сменой материально-ответственного сотрудника, то данный документ составляется в трех экземплярах: по одному для бывшего и нового материально-ответственного лица, и третий – для бухгалтерии организации. Если это плановая проверка, то достаточно двух экземпляров.

Проверка проводится комиссией в составе нескольких сотрудников ИП Ануш Р.Г., а также в присутствии лица, несущего ответственность за соблюдение норм хранения наличных денег в кассе. По итогам инвентаризации составляется соответствующий акт, с вынесением решения об устранении обнаруженных нарушений.

Рассмотрим пример отражения в учете результатов инвентаризации денежных средств у ИП Ануш Р.Г.

ИП Ануш Р.Г. 17 апреля 2016 года была проведена инвентаризация кассы в присутствии кассира с полным пересчетом кассовой наличности, которая находилась в кассе. При инвентаризации кассы была выявлена недостача в сумме 150 руб. Кассир неправильно дал сдачу покупателям кафельной плитки. Данная сумма в апреле месяце была удержана из его заработной платы.

12 июля 2016 года при проведении инвентаризации кассы были выявлены излишки денег в кассе в размере 165 руб., которые отнесены на прочие доходы.

Отражение недостачи и излишков денежных средств в кассе ИП Ануш Р.Г. представлено в таблице 7.

Таблица 7 Отражение недостачи и излишков денежных средств в кассе ИП Ануш Р.Г.

(руб.)

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выявлена недостача денежных средств в кассе	94	50	150
Недостача отнесена на виновное лицо	73	94	150
Удержана сумма долга из заработной платы по заявлению материально ответственного лица	70	73	150
Выявлены излишки денег в кассе	50	91	165

Недостача денежных средств в кассе взыскиваются с виннового лица, а излишки денег приходуются как прочие доходы.

Таким образом, для расчетов наличными деньгами ИП Ануш Р.Г. имеется касса. Все кассовые операции осуществляются кассиром, с которым заключен договор о материальной ответственности. При этом используется счет 50-1 «Касса организации», по дебету данного счета отражается приход денег в кассу, а по кредиту – расход денег.

Для безналичных расчетов у ИП Ануш Р.Г. имеется расчетный счет, движение денег по которому отражается на счете 51 «Расчетные счета», по дебету счета отражается приход денег на расчетный счет, а по кредиту – списание на оплату поставщикам за товары, на перечисление налогов и сборов.

Для выявления нарушений и недостатков в ведении учета денежных средств в наличной и безналичной формах необходимо провести аудиторскую проверку денежных средств.