2.3. Организация рабочих мест

Сложность и разнообразие управленческих задач и методов их выполнения, большие объемы информации, которые требуется хранить и перерабатывать, предъявляют высокие требования к организации рабочих мест руководителей ООО «Протект 35», к технике их информационного обслуживания и применяемым средствам механизации и автоматизации управленческого труда.

Особенностью труда руководителя является большой удельный вес умственных (творческих и логических) операций. Этим в значительной степени определяются требования к организации и оборудованию рабочих мест, а также к условиям труда руководителя.

Как отсутствие визитной карточки является несоблюдением делового этикета, так и примитивный, а тем более неряшливый вид рабочего места и служебных кабинетов наносит трудно-поправимый ущерб деловой репутации фирмы. В итоге страдает профессиональный имидж ее работников.

Анализируя рабочее место руководителя ООО «Протект 35»можно сказать, что внутренний объем кабинета руководителя составляет 45м2. Кабинет имеет прямоугольную форму. Длина кабинета = 10м2. Ширина = 4,5м2. Высота кабинета составляет 3,5м. Такие показатели свидетельствуют о том, что форма кабинета руководителя рассматриваемого предприятия является рациональной.

Из мебели присутствуют:

- стол, предназначенный для проведения совещаний;

- стулья (в количестве 5 шт.);

- диван;

- кресла (2 шт.);

- журнальный столик.

Как показало наблюдение, вся мебель выглядит эстетично и является достаточно удобной. Антропометрические показатели соблюдены.

Однако, существенным упущением является нерациональное размещение мебели в кабинете руководителя. Практически половина кабинета пустует. Стол руководителя расположен по диагонали от входной двери, что создает затруднение при обзоре руководителем входящих в кабинет. Зона отдыха также располагается неудобно. Диван удален от кресел и журнального столика.

На рабочем столе руководителя имеется следующее оборудование:

- канцелярские принадлежности;

- компьютер;

- два телефона (внутренняя связь и городской телефон);

- ежедневник.

Можно сделать вывод, что данные технические средства не способны обеспечить достаточную работоспособность управленца. Характер его работы связан, прежде всего, с обработкой большого количества документации, как текстовой, так и графической. Для работы на компьютере (составление актов, распоряжений, отчетов и дальнейшая их распечатка) директору ООО «Протект 35» необходимо идти в отделы, имеющие данную оргтехнику, которая уже устарела и изрядно поизносилась.

Цветовая гамма кабинета выполнена в светло-бежевых тонах, что способствует снижению утомляемости и повышает настроение и работоспособность.

Санитарно-гигиенические условия труда соблюдены.

На директора ООО «Протект 35» возложены обязанности ведения большого количества бумажной документации, часть которой состоит из документов с повторяющейся или не сильно изменяющейся содержательной частью. В тоже время как переписка отнимает достаточно большое количество времени, в сравнении с электронными средствами передачи тестовой информации. Перед формированием заявки в отдел снабжения необходимо созвониться с центральным складом для уточнения отсутствующих на складе комплектующих, на что также тратится часть рабочего времени. И таких примеров достаточно много.

Таблица 7 -Организация обслуживания рабочего мест

№ п/п		Перечень функций обслуживания		Регламент	Исполнитель
1	Производственно-подготовит.		Ежедневно			Начальники участков
2		Инструментальная		Ежедневно	Бригадиры
3		Наладочная		По мере надобности	Механик, электрик
4		Контрольная		Ежедневно	Бригадиры
5		Транспортная		Ежедневно	Основной рабочий
6		Складская		Ежедневно	Кладовщик
7		Ремонтная		1 раз в месяц	Механик, электрик
8		Хозяйственно-бытовая		Ежедневно	Основной рабочий

В связи с приведенными аргументами, рабочее место директора ООО «Протект 35» нуждается в автоматизации, впрочем, как и другие рабочие места, связанные со снабжением, организацией производства, складского учета и многих других. В первую очередь необходима оптимизация затрат рабочего времени при получении оперативной и текущей информации. Увеличение применения безбумажного ведения журналов и табелей. Уменьшение времени на оформление бумажной документации.

Система мероприятий по обеспечению всем необходимым бесперебойного хода производственного процесса налажена в ООО «Протект 35» в соответствии с принципами обслуживания рабочего места и является смешенной, т.е. обслуживание рабочего места осуществляется как из единого центра, так и самостоятельно рабочими.

Целью автоматизации является создание единой информационной сети, связывающей отделы производственных и вспомогательных цехов с отделами снабжения, сбыта и складами. А также наличие связи внутризаводской сети с глобальной сетью для ведения дел. Внедрение программного обеспечения, позволяющего своевременно получать информацию о поступлении продукции на склады, вести сводную информацию о рабочих и инженерах, их окладах и премировании, оперативный журнал выполненных работ, табель учета рабочего времени с выводом на печать заявлений для предоставления в табельную. Обработка заказов участков на ремонт и распределение работ между ремонтным персоналом.  Оформление бумажной информации в электронном виде  а также создание новых документов на основе ранее созданных, шаблонов с последующим выводом на печать.

В организации рабочего места руководителя ООО «Протект 35» также были выявлены следующие недостатки:

- нет места для приема посетителей (а это необходимо, для непосредственной работы)

- площадь кабинета недостаточна. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2

- недостаточно телефонных аппаратов.

Но в основном в ООО «Протект 35» соблюдаются правила рациональной организации рабочих мест:

• отделы, связанные с приемом посетителей (например, операционный отдел, услуги которого пользуются наибольшим спросом), располагаются вблизи входа;

• отделы, деятельность которых взаимосвязана, располагаются рядом.

Планировка рабочих мест в ООО «Протект 35» считается рациональной, так как вы­полнены следующие требования:

- площадь рабочих комнат в расчете на одного работающего соответствует нормативной;

- расстояния между рабочими местами, рабочими местами и стенами, проходы не затрудняют передвижения;

- предусмотрено оперативное пространство рабочего места, ограниченное зоной максимальной досягаемости и включающее стол и стул, средства составления, обработки, хранения и поиска документов индивидуального пользования;

- шкафы, картотека и другие средства оргтехники общего пользования расположены так, чтобы сотрудникам было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

- обеспечен свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники.

Кабинеты работников предприятия оснащены необходимым оборудованием и мебелью, исходя из нужд работников и размеров помещений. В комплект мебели для оборудования рабочих мест руководителей входят: письменные столы; вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочных материалов; подъемно – поворотные кресла, стулья; шкафы для хранения документов.

Важными составными частями современного кабинета являются компьютеры, копировальные аппараты, факсимильные и телефонные аппараты, по мере возможности в ООО «Протект 35» приобретаются необходимые средства оргтехники. У каждого работника имеется персональный компьютер, в каждом кабинете достаточно телефонных аппаратов и принтеров. Факсами предприятие снабжено недостаточно – их всего два: в приемной и в бухгалтерии.

Таким образом, в ООО «Протект 35» было выявлено, что руководителем наибольшее время тратится на рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем, подготовку отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и других документов, на телефонные переговоры; а также выявлено нерациональное техническое оснащение рабочего места и недостаток оргтехники.