4. Совершенствование организации труда руководителя предприятия

В практике работы по научной организации труда важной составной частью является улучшение условий труда. На их осуществление расходуется примерно одна четверть всех планируемых затрат.

Большое значение улучшения условий труда объясняется тем, что они в основном представляют собой производственную среду, в которой протекает жизнедеятельность управленца во время труда. От состояния условий труда в прямой зависимости находится уровень работоспособности управленческого состава, результаты работы, состояние здоровья, отношение к труду. Улучшение условий труда существенно влияет на повышение его производительности. В связи с этим, как показывает практика, затраты на их осуществление окупаются в среднем за 3-5 лет.

Рассмотрим совершенствование организации рабочих мест на примере коммерческой службы ООО «Протект 35». Недостатком организации рабочих мест управленческого персонала является недостаточное обеспечение рабочих мест компьютерной техникой. Так, например, на четырех специалистов, работающих в коммерческом отделе, приходится один персональный компьютер, который находится у инженера по сбыту.

Однако ООО «Протект 35» необходимо выходить на новые рынки сбыта, реализовывать произведенную продукцию по более высоким закупочным ценам. Это обуславливает необходимость и целесообразность приобретения еще одного компьютера для начальника коммерческого отдела. Его приобретение значительно бы облегчило деятельность управленческого персонала предприятия и его взаимодействие со всеми подразделениями.

Разработка АРМ руководителя ООО «Протект 35» на основе персонального компьютера дает возможность перейти к внедрению информационных систем обеспечения управленческих решений. На начальном этапе формируется минимум требований к системе, затем, по мере накопления опыта, руководитель сам дополняет свою информационную систему.

Подключение компьютеров к сети Интернет позволит наиболее эффективно управлять производственно-сбытовой и научно-технической деятельностью предприятия, направленной на комплексное изучение рынка и его конъюнктуры, конкретных запросов потребителей.

Проводя рабочий день за компьютером, руководство ООО «Протект 35» подвергает себя электромагнитному излучению и другим негативным воздействиям, связанным с работой компьютера.

Эти негативные факторы значительно влияют на работоспособность управленческого персонала и как следствие эффективность организации труда.

Монитор считается одной из самых вредных частей компьютера. Кроме того, что он влияет на зрение, он также служит еще и источником различного рода излучений. Поэтому в целях совершенствования управленческого труда предлагаем директору ООО «Протект 35» приобрести монитор с жидкокристаллическим дисплеем.

В жидкокристаллическом дисплее материал помещен между двумя стеклянными панелями. При этом используются электрооптические свойства жидкого кристалла, помещенного в электрическом поле. От других типов дисплеев он отличается тем, что использует свет от внешнего источника.

Жидкокристаллический дисплей может быть изготовлен очень тонким и потребляет весьма мало энергии. Он обладает целым рядом преимуществ, таких как:

Практически полное отсутствие излучения.

Отсутствие мерцания изображения. Не утомляет зрение и не создается нервное напряжение.

Небольшие габаритные размеры монитора. Что позволяет сохранить свободное место на рабочем столе. А малый вес монитора позволяет свободно расположить его на стене как картину.

Возможность поворота экрана на 90 градусов с одновременным разворотом изображения. Обычный альбомный дисплей легко превращается в портретный. Это очень удобно при работе с большими документами и Web-страницами.

Кроме того, обращаем внимание руководства ООО «Протект 35» на оборудование рабочего места компьютером.

При оборудовании рабочего места необходимо установить монитор на специальном столике так, чтобы задняя панель была обращена к стене (так как около нее зарегистрирован максимальный уровень напряженности электрического поля), экран не должен располагаться напротив окна или других прямых источников света, дающих блики на экране.

По результатам проведенного опроса выяснилось, что рабочие места руководителей и специалистов коммерческой службы оснащены письменными столами и стульями устаревшей конструкции. Совершенствование организации их труда предполагает оснащение 4 рабочих мест столами специальной конструкции, оборудованными ящиками разной емкости и соответствующими характеру располагаемых в них документов. Это позволяет упростить и ускорить поиск нужных документов.

Стол, на котором устанавливается монитор, должен быть достаточной длины, чтобы расстояние до экрана составляло 60-70 (не ближе 50) см, и в тоже время можно было работать с клавиатурой в непосредственной близости от пользователя (30-40 см).

Конструкция рабочей мебели (столы, кресла, стулья) должна обеспечивать возможность индивидуальной регулировки соответственно росту работающего и создавать рабочую позу.

Часто используемые предметы труда должны находиться в оптимальной рабочей зоне, на одном расстоянии от глаз работающего. На поверхности рабочего стола необходимо разместить подставку для документов, расстояние которой до глаз должно быть аналогичным расстоянию от глаз до клавиатуры. Рабочее кресло должно иметь подлокотники. На рабочем месте необходимо предусмотреть подставку для ног.

Также предлагается изменить организацию рабочего места руководителя. Отметим некоторые особенности.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны.

Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя.

Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров.

Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1-3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (количество участников конференций, планерок (5-7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Планирование индивидуальной работы — один из важнейших элементов работы руководителя. Эффективность работы учреждения зависят как от нее самой, так и от ее подчиненных.

Индивидуальный план работы руководителя учреждения содержит задачи, которые должны быть с указанием точных сроков их выполнения (решения) - планирует свою работу так, чтобы обеспечить выполнение всех задач руководства.

Самый целесообразный способ планирования индивидуальной работы руководитель выбирает сам. Практика показывает, что, чем больше времени затрачено на планировании работ, тем меньше его уходит на решение непосредственных управленческих проблем.

В индивидуальном плане работы следует предусматривать время, необходимое для проведения различных совещаний обсуждения планов, участия в заседаниях, для личных бесед или совещаний в более узком кругу беседы с коллегами и подчиненными и др.); для учебы, командировок и т.д.; для обхода руководимого подразделений, личное время (перерывы).

Учитывая регулярно повторяющиеся работы (совещания, разбор почты, работников) в строго определенные часы и дни недели, можно наладить ритм работы, который позволит сэкономить большое количество времени, для этого составляется циклограмма.

Индивидуальный план работы должен быть реальным и не перегруженным, необходимо запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день).

Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседай должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена формацией. Это достигается путем тщательной организационной подготовки мероприятий.

Индивидуальную работу, в которой принимает участие много сотрудников, нужно согласовывать с ними, чтобы работы были запланированы в одно и то же время.

Руководитель контролирует, как выполнены запланированные задачи, а также делает анализ использования рабочего времени. Тщательный контроль за ходом выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования ей работы и использования рабочего времени. Причем следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. В результате контроля своего индивидуального плана руководитель выясняет, насколько удачным о планирование использования рабочего времени, и какие результаты бы достигнуты.

На наш взгляд, индивидуальный план работы руководителя должен быть связан с комплексным планом управления организации и имеет следующий вид:

Таблица 9 - Пример индивидуального плана работы руководителя

Содержание	Стратегические цели	Тактические цели	Задачи	Время	Ответственные
Организационно-административная деятельность
Аналитическо-конструктивная деятельность
Информационно-техническая деятельность

Экономическая эффективность от совершенствования научной организации управленческого труда рассчитывается на этапе анализа – с целью определения целесообразности перестройки организации труда, на этапе оптимизации – с целью выбора наиболее рационального варианта проектных решений (расчетная эффективность) и, наконец, на этапе функционирования, когда определяется фактическая эффективность.

Для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации труда существует несколько методик. В качестве основных общих показателей экономической эффективности в них рассматриваются рост производительности труда и годовой экономический эффект (приведенная экономия).

В силу специфики управленческого труда и сложности определения его результатов расчет производительности труда для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации управленческого труда практически невозможен.

Годовой экономический эффект (Эг) можно рассчитать по формуле:

Эг=(С1-С2)*В2-Ен*Зед (2)

где С1 и С2 – стоимость единицы работы соответственно до и после внедрения мероприятия по НОУТ (трудовые затраты),руб.;

В2 – годовой объем работ после внедрения мероприятий по НОУТ в натуральном выражении (документов, чертежей и т.п.);

Ен – нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности (величина обратная нормативному сроку окупаемости Тн), Ен для мероприятий по НОУТ устанавливается равным 0,15, Тн=6,7года;

Зед – единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятий, руб.

Таблица 10 -Данные затрат времени и средств на совершенствование рабочих мест руководства ООО «Протект 35»

№ п/п	Затраты времени и средств	Показатель
1.	Затраты на внедрение (Зед), тыс.руб.	73,8
2.	Затраты времени (годовые), ч: на поиск документов: -до внедрения мероприятий (Т1) -после внедрения (Т2) на обработку корреспонденции и документов: -до внедрения мероприятий (Т3) -после внедрения (Т4)	220 100 60 20
3.	Среднечасовая заработная плата работников, руб.	50
4.	Отчисления на соцстрах, пенсионный фонд и др., %	28
5.	Амортизационные отчисления, %	7
6.	Затраты на текущий ремонт, тыс.руб.	50
7.	Затраты на оплату работы в сети Интернет, тыс.руб.	45,6

Одним из главных направлений совершенствования организации управленческого труда в ООО «Протект 35» является совершенствование организации рабочих мест управляющего персонала. Естественно это потребует осуществления затрат таблица 4.7.

Экономия рабочего времени: (220+60)*20-(100+20)*20=3200 ч;

Относительная экономия фонда заработной платы: 3200*50=160000 руб.;

Экономия по отчислениям: 160000*0,39=62400 руб.;

Увеличение амортизационных отчислений: 73800*0,07=5166 руб.;

Экономическая эффективность: 160000+62400-5166-(0,15*73800)-50000-45600=110564 руб.

Эффект от организации планирования рабочего времени – это сокращение его потерь. Потери рабочего времени составляют в среднем 3,5 ч в день. Среднечасовая заработная плата работников 50 руб. Из этого следует, что экономия на заработной плате составляет 42000 руб. в год.

Итак, годовой экономический эффект равен 152564 руб.

Таким образом, любая современная организация – это весьма сложный хозяйственный организм, управлять которым становится с каждым годом труднее. Быстрое накопление информации, необходимость срочной ее переработки и использования для оперативного регулирования ходом производства, усложнение работ по подготовке и планированию производства настоятельно требуют повышения эффективности труда руководителей и специалистов.