3. Техника личной работы
Известно, что любое предприятие функционирует в рамках внешней среды, которая по своей сути является динамичной. В связи с этим руководству ООО «Протект 35» предлагаем рассмотреть направление по совершенствованию научного обоснования управления рабочим временем управленческого персонала (тайм-менеджмент).
Чтобы эффективно использовать рабочее время руководителя, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и, почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если руководитель не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если руководителю не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только, начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.
Причины дефицита времени заключаются в следующем:
Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первый пришел на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.
«Воры времени» – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела.
Исследование, проведенное в ООО «Протект 35», выявило основные причины, заставляющие тратить время зря:
-телефонные звонки;
-плохо организованный обмен информацией между подразделениями;
-проблемы с компьютерным оборудованием;
-недостаток организационного планирования;
-исправление ошибок, которых можно было бы избежать;
-отвлекающие факторы на рабочем месте.
6.Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
7.Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.
Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Управленческому персоналу ООО «Протект 35» предлагается:
Фиксировать каждые 30-40 минут расходы времени с точностью до 5 минут. Если необходимость это делать забывается – не удивляться и начинать учет с того момента, в который вспомнилась.
Сразу или через 1-2 недели начать создание собственной аналитики. Разрабатывать залежи времени, изгонять воров, налаживать учет и контроль.
Когда «вестибулярный аппарат» начнет работать уверенно и четко, начать «чистку» аналитики и создание экономной системы персонального управленческого учета.
Уделять особое внимание участкам, требующим повышения эффективности.
Находить все новые и новые резервы эффективности и радоваться жизни, которой стало больше, потому что стало больше времени, которое и есть жизнь.
По результатам анализа использования фонда рабочего времени на предприятии ООО «Протект 35» можно сделать вывод, что в 2016 году потери рабочего времени из-за неявок на работу составили 10259 ч. Большая часть потерь вызвана субъективными факторами: дополнительные отпуска с разрешения администрации, прогулы, простои, болезни работников - что можно считать неиспользованными резервами увеличения фонда рабочего времени.
Существенны на предприятии и непроизводительные затраты труда (затраты рабочего времени в результате изготовлениям забракованной продукции и исправления брака, а также в связи с отклонениями от технологического процесса) — они составляют 1568 ч.
Сокращение потерь рабочего времени, которые обусловлены причинами, зависящими от трудового коллектива, является резервом увеличения производства продукции, не требующим дополнительных инвестиций и позволяющим быстро получить отдачу. Чтобы подсчитать его, необходимо потери рабочего времени (ПРВ) по вине предприятия умножить на среднечасовую выработку продукции:
ΔВП = ПРВ × ЧВпл (1)
ΔВП = 10259 × 270 руб. = 2 769 930 руб.
Результаты внедрения мероприятия по снижению потерь рабочего времени представлены в таблице 8.
Таблица 8. - Результаты внедрения мероприятия по снижению потерь рабочего времени в ООО «Протект 35»
Из данных табл. 8 видно, что при внедрении данного мероприятия в результате увеличения фонда рабочего времени на 3,1% объем производства вырастет на 3,6%, а среднегодовая выработка одного работника на 12,48 тыс.руб.